Thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu và bảo đảm dự thầu

Có thể nói trong thời gian qua, hoạt động đấu thầu đã có những đóng góp đáng kể đối với sự phát triển của nền kinh tế, thể hiện vai trò quan trọng của mình đối với nền kinh tế thị trường. Đấu thầu không chỉ đơn giản là hoạt động mà thông qua đó giúp Chính phủ thuận tiện trong việc quản lý chi tiêu, sử dụng một cách hiệu quả nguồn vốn của Nhà nước, chống tình trạng thất thoát, lãng phí mà còn là hình thức cạnh tranh hiệu quả và đảm bảo công khai, minh bạch. Bởi lẽ thông qua đó có thể lựa chọn được những nhà thầu có đầy đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện một cách hiệu quả, chất lượng đối với các dự án và gói thầu. Trong hoạt động đấu thầu, hồ sơ dự thầu và bảo đảm dự thầu đóng vai trò rất quan trọng, bên dự thầu thông qua bảo đảm dự thầu để đảm bảo trách nhiệm tham gia đấu thầu của mình trong suốt quá trình đấu thầu. Đối với bên mời thầu có trách nhiệm phải tuân thủ các quy định về bảo đảm dự thầu để bảo đảm hồ sơ mời thầu hợp lệ.

Vậy, quy định hiện nay xác định như thế nào về thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu và bảo đảm dự thầu?

1. Thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu theo quy định của pháp luật

Thứ nhất, theo quy định tại Khoản 1 Điều 11 Luật đấu thầu năm 2013, bảo đảm dự thầu được áp dụng trong hai trường hợp sau đây:

Một là, áp dụng trong trường hợp thực hiện đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế, chào hàng cạnh tranh đối với các gói thầu về cung cấp dịch vụ phi tư vấn, xây lắp, gói thầu hỗn hợp và mua sắm hàng hóa.

Hai là, đấu thầu rộng rãi và chỉ định thầu đối với lựa chọn nhà đầu tư.

Lưu ý:

Biện pháp bảo đảm dự thầu cần phải được phía nhà thầu hoặc chủ đầu tư thực hiện trước thời điểm đóng thầu đối với hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất. Đối với những trường hợp áp dụng phương thức đấu thầu với hai gian đoạn thì việc bảo đảm dự thầu phải được thực hiện vào giai đoạn thứ hai.

Thứ hai, về giá trị bảo đảm dự thầu cần đáp ứng theo quy định như sau:

– Giá trị bảo đảm dự thầu đối với các gói thầu lựa chọn nhà thầu cần đảm bảo từ 1% đến 3% giá gói thầu tùy theo quy mô và tính chất của từng gói thầu.

– Đối với lựa chọn nhà đầu tư, tùy theo quy mô và tính chất của từng dự án phải đảm bảo giá trị bảo đảm dự thầu ở mức từ 0,5% đến 1,5% tổng mức đầu tư.

Thứ ba, quy định về thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu

– Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu cần phải xác định cụ thể về thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu bằng thời gian có hiệu lực của các hồ sơ này cộng thêm 30 ngày.

–  Nếu trong trường hợp thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu cần phải gia hạn thêm thì bên mời thầu cũng phải có yêu cầu nhà thầu, nhà đầu tư thực hiện việc gia hạn thời gian tương ứng đối với thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu. Lưu ý, việc gia hạn này không làm thay đổi các nội dung đã có trong hồ sơ dự thầu đã nộp. Với những trường hợp từ chối gia hạn thì hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất sẽ không còn giá trị và bị loại; bên mời thầu phải hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu cho nhà thầu, nhà đầu tư trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày bên mời thầu nhận được văn bản từ chối gia hạn.

Thứ tư, về vấn đề hoàn trả trong bảo đảm dự thầu

Theo quy định tại Khoản 8 Điều 11 Luật đấu thầu năm 2013, bảo đảm dự thầu không được hoàn trả trong các trường hợp sau đây:

– Nhà thầu, nhà đầu tư rút hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất sau thời điểm đóng thầu và trong thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất.

– Nhà thầu, nhà đầu tư có những hành vi phạm pháp luật về đấu thầu dẫn đến phải hủy thầu như đưa, nhận hoặc môi giới hối lộ, hành vi gian lận, thông thầu hoặc lợi dụng chức vụ, quyền hạn của mình để can thiệp vào hoạt động đấu thầu dẫn đến kết quả sai lệch.

– Nhà thầu, nhà đầu tư không thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định của pháp luật.

– Trong thời hạn 20 ngày đối với nhà thầu và 30 ngày đối với nhà đầu tư kể từ ngày nhận được thông báo trúng thầu mà phía nhà thầu, nhà đầu tư từ chối hoặc không hoàn thiện hợp đồng đúng hạn. Trường hợp từ chối ký hợp đồng (trừ các trường hợp bất khả kháng)

2. Quy định của pháp luật về thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu

Tại Điều 12 Luật đấu thầu năm 2013 quy định một số vấn đề liên quan về thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu như sau:

– Thứ nhất, tính từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu, nhà thầu tham dự đấu thầu trong nước phải chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho hồ sợ dự thầu trong thời gian tối thiểu là 20 ngày, đối với đấu thầu quốc tế thời gian này được xác định là 40 ngày. Lưu ý, hồ sơ dự thầu phải được chủ đầu tư nộp trước thời điểm đóng thầu.

– Thứ hai, thời gian để thực hiện việc đánh giá đối với hồ sơ dự thầu trong nước được xác định là 45 ngày, đối với hồ sơ dự thầu quốc tế được xác định là 60 ngày tính từ ngày có thời điểm đóng thầu đến khi bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt về kết quả lựa chọn nhà thầu.

Lưu ý: Theo quy định thời gian để thực hiện việc đánh giá đối với các hồ sơ dự thầu có thể được kéo dài nhưng không được quá 20 ngày và việc kéo dài này phải bảo đảm được tiến độ thực hiện của dự án.

– Thứ ba, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu được xác định tối đa là 180 ngày. Riêng đối với những gói thầu có quy mô lớn và tính chất phức tạp, những gói thầu thực hiện theo phương thức hai gia đoạn thì thời gian này được xác định tối đa là 210 ngày. Trong một số trường hợp nếu cần thiết thời gian này có thể được gia hạn thêm nhưng phải đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng tiến độ.

Tóm tắt câu hỏi:

Kính gửi Luật sư: Tôi muốn được Luật sư tư vấn giúp trong việc đánh giá hồ sơ dự thầu mua sắm hàng hóa, tình huống như sau:

1. Hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư quy định: Hồ sơ dự thầu có hiệu lực lớn hơn hoặc bằng 90 ngày; Bảo lãnh dự thầu lớn hơn hoặc bằng 120 ngày. Hồ sơ dự thầu chào hiệu lực của hồ sơ dự thầu là 120 ngày và hiệu lực bảo đảm dự thầu là 120 ngày. Với tình huống này thì nhà thầu có bị vi phạm không (có ý kiến đưa ra hồ sơ dự thầu có hiệu lực 120 ngày thì bảo lãnh phải là 150 ngày). Như vậy, phải hiểu như thế nào là đúng?

 2. Yêu cầu của chủ đầu tư: Nhà thầu phải có đại lý hoặc đại diện sẵn sàng sửa chữa trong thời gian nhanh nhất, bảo hành hàng hóa, cung cấp phụ tùng thay thế. Hồ sơ dự thầu của nhà thầu bản thân là nhà thương mại, nhưng họ cam kết họ có đại diện của các hãng cung cấp hàng hóa đó có trách nhiệm sửa chữa trong thời gian nhanh nhất, bảo hành hàng hóa, cung cấp phụ tùng thay thế. Tình huống này có đánh giá nhà thầu thỏa mãn được hay không?

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Cơ sở pháp lý

– Luật đấu thầu năm 2013

2. Luật sư tư vấn:

1. Căn cứ Khoản 4 Điều 11 Luật đấu thầu 2013 quy định:

“Thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu được quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu bằng thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất cộng thêm 30 ngày.”

Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là số ngày được quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và được tính kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày cuối cùng có hiệu lực theo quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Từ thời điểm đóng thầu đến hết 24 giờ của ngày đóng thầu được tính là 01 ngày.

Bảo đảm dự thầu là việc nhà thầu, nhà đầu tư thực hiện một trong các biện pháp đặt cọc, ký quỹ hoặc nộp thư bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam để bảo đảm trách nhiệm dự thầu của nhà thầu, nhà đầu tư trong thời gian xác định theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Luật sư tư vấn pháp luật đấu thầu qua tổng đài: 1900.6568

Về thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu được quy định như sau:

“Điều 12. Thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư

l) Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất tối đa là 180 ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu; trường hợp gói thầu quy mô lớn, phức tạp, gói thầu đấu thầu theo phương thức hai giai đoạn, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu tối đa là 210 ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu. Trường hợp cần thiết, có thể yêu cầu gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và phải bảo đảm tiến độ dự án”.

Thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu được quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu bằng thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất cộng thêm 30 ngày.

Do đó, hồ sơ dự thầu nếu có hiệu lực là 90 ngày thì thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu bằng thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu cộng thêm 30 ngày là 120 ngày. Nếu hiệu lực hồ sơ dự thầu là 120 ngày thì hiệu lực của bảo đảm dự thầu phải được cộng thêm 30 ngày là 150 ngày. Như vậy, bên nhà thầu đã vi phạm về hiệu lực của bảo đảm dự thầu.

2. Việc đánh giá hồ sơ dự thầu của nhà thầu được chủ đầu tư đánh giá bằng các phương pháp đánh giá như: Phương pháp giá thấp nhất; phương pháp giá đánh giá; phương pháp kết hợp giữa kỹ thuật và giá, thông qua các tiêu chuẩn đánh giá về năng lực, kinh nghiệm và các tiêu chí của gói thầu.

Hồ sơ dự thầu có thỏa mãn hay không còn phụ thuộc vào việc đánh giá của chủ đầu tư thông qua các tiêu chuẩn đánh giá được đặt ra đối với gói thầu.