Điều kiện, hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Đặc điểm của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng Đại diện tại Việt Nam theo cam kết trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Văn phòng đại diện nước ngoài ở Việt Nam không được phép ung cấp dịch vụ phát sinh lợi nhuận trên danh nghĩa của Văn phòng đại diện tại Việt Nam vì Văn phòng đại diện là đơn vi phụ thuộc của thương nhân nước ngoài không có chức năng thực hiện các hoạt động mà chỉ hoạt động bao gồm: thực hiện chức năng văn phòng liên lạc; tìm hiểu thị trường; Xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện; các hoạt động khác mà pháp luật Việt Nam cho phép mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Như vậy, Văn phòng đại diện chỉ có chức năng đại diện cho công ty giao dịch với khách hàng. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam.
Căn cứ Thông tư số 11/2016/BCT và Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
Mục lục bài viết
1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài:
Căn cứ theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là Thành viên thì Việt Nam cam kết cho phép thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam và chỉ được thành lập một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tại Việt Nam. Tuy nhiên, nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Là thương nhân nước ngoài đã được thành lập, đăng kí kinh doanh và được công nhận hợp pháp theo pháp luật của nước thương nhân có trụ sở. Thương nhân nước được công nhận phải có các chứng thư pháp lý như giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của nước thương nhân nước ngoài cấp.
Thương nhân nước ngoài phải được hoạt động 01 năm trở lên tính từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp hoặc được công nhận ở nước của thương nhân.
Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
Lưu ý:
Trường hợp hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.
2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam:
Thương nhân nước ngoài thành lập Văn Phòng đại diện tại Việt Nam cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm:
+ Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam có mẫu Mẫu MĐ-1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 07/2016/NĐ-CP của Bộ Công thương
+ Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu GP-1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 07/2016/NĐ-CP của Bộ Công thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký
+ Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
+ Biên bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện do đại diên có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký. Nếu người được bổ nhiệm đứng đầu Văn phòng đại diện là người Việt Nam bố sung hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân, nếu là người nước ngoài bổ sung bản sao hộ chiếu
+ Văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc hoặc giấy tờ có giá trị tương đương được Cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận để chứng minh Công ty nước ngoài sự tồn tại và vẫn đang hoạt động trong năm tài chính gần nhất. Các giấy tờ trên phải được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng thực hoặc thực hiện việc hợp thức hóa lãnh sự
+ Hợp đồng thuê nhà hoặc thuê cao ốc văn phòng của công ty có chức năng kinh doanh bất động sản phải có công chứng
+ Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng thực hoặc thực hiện việc hợp thức hóa lãnh sự còn thời hạn ít nhất là 01 năm.
+ Bản sao Điều lệ hoạt động của thương nhân đối với thương nhân nước ngoài được dịch ra tiếng Việt và được cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng thực hoặc thực hiện việc hợp thức hóa lãnh sự
Lưu ý:Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký , đóng dấu hồ sơ và phải hợp pháp hoá lãnh sự.
3. Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:
Bước 1: Thương nhân nước ngoài chuẩn bị bộ hồ sơ nêu trên nộp đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiên đặt Văn phòng đại diện. Thương nhân có thể lựa chọn phương thực nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện
Bước 2: Tính từ thời điểm nhận được hồ sơ, Cơ quan giao giấy biên nhận hồ sơ cho Thương nhân nước ngoài. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thì Cơ quan tổ chức kiểm tra.
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì trong hời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan cấp Giấy phép cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.
+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ phải yêu cấu bổ sung hồ sơ.Việc bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ. Sau đó Cơ quan kiểm tra nếu đáp ứng đủ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.
+Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Bước 3: Công bố thông tin tại Việt Nam
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Văn phòng đại diện nước ngoài được Cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử.
Lưu ý : Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc không hông thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Văn phòng đại diện được phải được lấy ý kiến và chấp thuận của Bộ quản lý chuyên ngành.
