Thẩm quyền đăng ký hộ tịch của cơ quan đại diện ngoại giao

Như chúng ta đã biết thì việc đăng kí hộ tịch đã rất quen thuộc đối với chúng ta như đến cơ quan có thẩm quyền để cơ quan có thẩm quyền xác định những sự kiện hộ tịch của cá nhân, thông qua dó nhà nước bảo vệ quyền và lợi ích của cá nhân. Trong các trường hợp thực hiện đang kí hộ tịch tại nước ngoài thì phải thông qua cơ quan đại diện ngoại giao, Vậy Thẩm quyền đăng ký hộ tịch của cơ quan đại diện ngoại giao được quy định như thế nào? Dưới đây là thông tin chi tiết về nội dung này.

Cơ sở pháp lý: Thông tư liên tịch Số: 02/2016/TTLT-BNG-BTP Hướng dẫn đăng kí và quản lý hộ tịch tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

Luật sư tư vấn luật qua điện thoại trực tuyến miễn phí: 1900.6568

1. Thẩm quyền đăng ký hộ tịch của cơ quan đại diện ngoại giao

Căn cứ theo quy định tại điều 2. Thẩm quyền đăng ký hộ tịch Thông tư liên tịch Số: 02/2016/TTLT-BNG-BTP Hướng dẫn đăng kí và quản lý hộ tịch tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

1. Cơ quan đại diện thực hiện đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch, đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử theo quy định của pháp luật; cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài.

2. Đối với những nước mà Việt Nam có từ hai Cơ quan đại diện trở lên thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch thuộc Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự mà người yêu cầu cư trú. Đối với những nước chưa có Cơ quan đại diện thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại Cơ quan đại diện tại nước kiêm nhiệm hoặc Cơ quan đại diện thuận tiện nhất.

Chúng ta có thể hiểu đơn giản hộ tịch là một khái niệm tập hợp rất nhiều sự kiện hộ tịch và theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Luật Hộ tịch năm 2020 thì Hộ tịch là những sự kiện hộ tịch như thực hiện các thủ tục làm khai sinh, kết hôn, nhận cha mẹ, con, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch, khai tử. Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư.

Như vậy, căn cứ vào các quy định trên, đối chiếu với các trường hợp cụ thể trên thực tế thì cơ quan có thẩm quyền thực hiện các thủ tục về hộ tịch cho công dân cư trú tại nước nào thì cơ quan đại diện tại nước đó có thẩm quyền đăng kí hộ tịch. Ví dụ cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai tử cho người nhà của cá nhân nào đó chết ở trung quốc thì thẩm quyền thuộc về Cơ quan đại diện tại Trung Quốc ở khu vực lãnh sự nơi cư trú cuối cùng của người chết. Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử. Do đó, bạn cần thực hiện thủ tục đăng ký khai tử cho người nhà tại Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cư trú cuối cùng của người chết hoặc tại Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết theo quy định tại Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP.

2. Việc nộp hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch tại cơ quan đại diện ngoại giao

Căn cứ theo điều 4. Việc nộp hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch Thông tư liên tịch Số: 02/2016/TTLT-BNG-BTP Hướng dẫn đăng kí và quản lý hộ tịch tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài quy định cụ thể:

Việc nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, các Điều 2, 3, 4, 5 của Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi Tiết thi hành một số Điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi Tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau đây gọi là Thông tư số 15/2015/TT-BTP) và hướng dẫn sau đây:

1. Hồ sơ đăng ký hộ tịch có thể được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, trừ các trường hợp pháp luật yêu cầu cá nhân phải có mặt trực tiếp khi làm thủ tục đăng ký kết hôn, đăng ký lại kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Trường hợp muốn nhận kết quả qua đường bưu điện, người nộp hồ sơ phải chuẩn bị sẵn bì thư ghi địa chỉ, tem hoặc cước phí gửi bảo đảm trở lại.

2. Khi có yêu cầu giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện, người yêu cầu phải xuất trình bản chính một trong các giấy tờ sau đây: hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh nhân thân; giấy tờ chứng minh đang cư trú tại nước sở tại. Cơ quan đại diện kiểm tra, chụp và xác nhận bản chụp đã đối chiếu đúng với bản chính để lưu hồ sơ.

Trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên đã được chứng thực hợp lệ.

3. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, Cơ quan đại diện yêu cầu giấy tờ phải được chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền.

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện phải được hợp pháp hóa theo quy định.

Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định.

Như vậy căn cứ dựa trên quy định mà pháp luật đề ra có thể thấy rằng nộp hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch đã được pháp luật hướng dẫn rất cụ thể, theo đó có cách nộp hồ sơ theo hình thực nộp trực tiến hay có thể nộp qua bưu điện và đối với những trường hợp nộp theo hình thức nào thì cần đám bảo yêu cầu theo hình thức đó: Ví dụ như nộp qua đường bưu điện thì phải chuẩn bị phí để gửi hồ sơ trở lại. 

Ngoài ra theo quy định tại khoản 2 như trên người yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan đại diện ngoại giao phải thực hiện xuất trình các loại hồ sơ theo quy định, như loại giấy tờ tùy thân để có quan có thể nắm được thông tin và đối chiếu xem thông tin có xác thực và chính xác hay chưa, đây là điều cần thiết, Tránh những thủ tục thực hiện sai thông tin và trả kết quả không khớp với thông tin gốc.

Cuối cùng đó là tại quy định về giấy tờ như nếu các trường hợp mà tính xác thực của giấy tờ có vấn đề hoặc nghi ngờ về tính xác thực này, Cơ quan đại diện yêu cầu giấy tờ phải được chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền theo quy định thì người yêu cầu thực hiện thủ tục phải thực hiện theo yêu cầu xác minh này.

3. Thủ tục đăng kí khai tử tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài

Hồ sơ khai tử: Người đi đăng ký khai tử nộp Tờ khai đăng ký khai tử (theo mẫu quy định) và giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay thế giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

Trình tự, thủ tục giải quyết:

Đầu tiên khi thực hiện thủ tục này đó là cơ quan có thẩm quyền thực hiện sau khi nhận đủ hồ sơ, nếu thấy việc khai tử là đúng thì cán bộ lãnh sự ghi vào Sổ đăng ký khai tử, cùng người đi khai tử ký vào Sổ hộ tịch. Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Trích lục khai tử cấp cho người đi đăng ký khai tử. Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc.

Đăng ký lại việc khai tử

Trong trường hợp công dân Việt Nam đã đăng ký khai tử nhưng  Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì thực hiện việc đăng ký lại khai tử theo quy định như sau:

Thực hiện nộp hồ sơ đăng ký lại việc tử tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại nước ngoài, sau khi nhận được yêu cầu đăng ký lại, cán bộ lãnh sự kiểm tra Sổ hộ tịch và hồ sơ hộ tịch lưu tại Cơ quan đại diện. Trường hợp cần phải xác minh thì trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị xác minh tới Bộ Ngoại giao. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị xác minh, Bộ Ngoại giao gửi kết quả xác minh tới Cơ quan đại diện. Trường hợp còn Sổ hộ tịch lưu tại Cơ quan đại diện hoặc Bộ Ngoại giao thì Cơ quan đại diện hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định.