Sổ lao động là gì? Hướng dẫn lập và sử dụng sổ quản lý lao động?

1. Sổ lao động là gì?

Sổ lao động là sổ dùng để ghi chép tóm tắt lí lịch và các thông tin liên quan đến quá trình tham gia quan hệ lao động của người lao động theo quy định của pháp luật.

Sổ lao động tên tiếng Anh là: “Labor book”.

2. Hướng dẫn lập và sử dụng sổ quản lý lao động:

2.1. Hình thức của sổ quản lý lao động:

Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý

2.2. Nội dung của sổ quản lý lao động:

Lập, quản lý của sổ quản lý lao động được quy định tại Điều 7 thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH, theo đó:

“Điều 7. Lập, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động

1. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

2. Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động sau đây:

a) Họ và tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, số chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu);

b) Trình độ chuyên môn kỹ thuật;

c) Bậc trình độ kỹ năng nghề;

d) Vị trí việc làm;

đ) Loại hợp đồng lao động;

e) Thời Điểm bắt đầu làm việc;

g) Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;

h) Tiền lương;

i) Nâng bậc, nâng lương;

k) Số ngày nghỉ trong năm, lý do;

l) Số giờ làm thêm (vào ngày thường; nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm; nghỉ lễ, tết);

m) Hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;

n) Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;

o) Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;

p) Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

q) Thời Điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.

4. Người sử dụng lao động có trách nhiệm quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động đúng mục đích và xuất trình khi Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội; Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện; thanh tra Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội và các cơ quan nhà nước có liên quan yêu cầu.”

Sổ quản lý lao động phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động sau đây:

– Họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh, quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời Điểm bắt đầu làm việc, tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương, nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm, học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời Điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

2.3. Trách nhiệm của người sử dụng lao động:

– Thế hiện, cập nhật các thông tin quy định tại Mục 2.2 nêu trên kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;

– Quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

2.4. Thời hạn lập sổ quản lý lao động:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

2.5. Xử phạt vi phạm:

Theo Điểm đ, Khoản 1, Điều 7 của Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động (có hiệu lực từ ngày 15/4/2020) thì: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có hành vi sau đây: Không lập sổ quản lý lao động; lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn, không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật; không ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào. sổ quản lý lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực; không cập nhật thông tin.

– Người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động.

–  Người sử dụng lao động có trách nhiệm quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động đúng mục đích và xuất trình khi Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội; Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện; thanh tra Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội và các cơ quan nhà nước có liên quan yêu cầu.

– Các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức thành lập và hoạt động trước ngày 20/10/2014 thì người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày Thông tư có hiệu lực.

 – Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp, cơ quan tổ chức nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để hướng dẫn kịp thời.

 Báo cáo sử dụng lao động

–  Việc khai trình sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động của người sử dụng lao động quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP được thực hiện theo mẫu số 05 ban hành kèm theo Thông tư này.

–  Người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP trước ngày 25 tháng 5 và ngày 25 tháng 11 hằng năm theo mẫu số 07 ban hành kèm theo Thông tư này.

–  Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội báo cáo về việc khai trình sử dụng lao động, tình hình thay đổi về lao động trong các doanh nghiệp tại địa phương theo quy định tại Khoản 4 Điều 8 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP trước ngày 05 tháng 6 và ngày 05 tháng 12 hàng năm theo các mẫu số 06, 08 ban hành kèm theo Thông tư này.

–  Sở Lao động – Thương binh và Xã hội báo cáo về việc khai trình sử dụng lao động, tình hình thay đổi về lao động trong các doanh nghiệp tại địa phương theo quy định tại Khoản 5 Điều 8 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP trước ngày 15 tháng 6 và ngày 15 tháng 12 hằng năm theo các mẫu số 06, 08 ban hành kèm theo Thông tư này.

Mẫu số 07: Ban hành kèm theo Thông tư số 23/2014/TT-BLĐTBXH ngày 29 tháng 8 năm 2014 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện một số Điều của Nghị định số 03/2014/NĐ-CP

3. Mẫu sổ quản lý lao động mới nhất:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

…, ngày … tháng … năm …..

BÁO CÁO TÌNH HÌNH THAY ĐỔI VỀ LAO ĐỘNG 6 THÁNG ĐẦU NĂM ………….. (HOẶC CUỐI NĂM …………..)

Kính gửi: Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận/huyện/thị xã/thành phố…
(hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố…)

Loại hình doanh nghiệp (Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần): ……………

Báo cáo tình hình thay đổi về lao động của đơn vị như sau:

I. Số lao động đầu kỳ

Đơn vị: người

II. Số lao động tăng trong kỳ

III. Số lao động giảm trong kỳ

1. Số lao động cuối kỳ

Thủ trưởng đơn vị

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Mẫu số 05: Ban hành kèm theo Thông tư số 23/2014/TT-BLĐTBXH ngày 29 tháng 8 năm 2014 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện một số Điều của Nghị định số 03/2014/NĐ-CP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————

…, ngày … tháng … năm …

KHAI TRÌNH VIỆC SỬ DỤNG LAO ĐỘNG KHI BẮT ĐẦU HOẠT ĐỘNG

Kính gửi: Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận/huyện/thị xã/thành phố…)
(Hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố…)

Doanh nghiệp được thành lập theo ………………………… có trụ sở tại …………. bắt đầu hoạt động kể từ ngày…/…./….

Loại hình doanh nghiệp (Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần): ……………

Khai trình việc sử dụng lao động của đơn vị như sau:

Ghi chú:

– Trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp đặt tại địa phương nào thì báo cáo địa phương đó

– Cột 17 ghi những người giữ các chức danh được bổ nhiệm trong doanh nghiệp

Thủ trưởng đơn vị

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Căn cứ pháp lý sử dụng trong bài viết:

– Thông tư 23/2014/ TT-BLĐTBXH.