Quy trình tiêu hủy hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng

1. Thế nào là hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng? 

Theo quy định tại Điều 2 Thông tư số 173/2013/TT-BTC, những hàng hóa dễ bị hư hỏng, hết hạn sử dụng bao gồm: 

– Hàng hóa dễ cháy, nổ như dầu, xăng, khí hóa lỏng dễ cháy nổ. 

– Các loại thực phẩm tươi sống, dễ bị ôi thiu, khó bảo quản. 

– Thực phẩm đã qua chế biến và các loại hàng hóa khác mà hạn sử dụng còn dưới 30 ngày theo hạn ghi trên bao bì, nhãn hàng. 

– Các loại thuốc chữa bệnh, thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vật hạn sử dụng dưới 60 ngày theo hạn ghi trên bao bì, nhãn hàng. 

– Các loại hàng hóa có tính chất thời vụ; các loại hàng điện tử cao cấp như điện thoại thông minh, máy tính bảng,…); các loại hàng hoá, vật phẩm khác nếu không xử lý ngay sau khi có quyết định tạm giữ hoặc quyết định tịch thu sẽ bị hư hỏng, không bán được hoặc hết thời hạn sử dụng.

2. Quy trình tiêu hủy hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng: 

Căn cứ Điều 3 Thông tư số 173/2013/TT-BTC quy định 02 hình thức xử lý đối với hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng gồm: 

– Đối với hàng hoá, vật phẩm đã bị hư hỏng không còn giá trị sử dụng: xử lý đem đi tiêu hủy: 

+ Người có thẩm quyền ra quyết định tạm giữ tang vật quyết định và tổ chức bán ngay hàng hoá, vật phẩm dễ bị hư hỏng cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu mua; đồng thời phải chịu trách nhiệm về quyết định đó của mình. 

+ Thực hiện tổ chức đánh giá chất lượng hàng hoá, vật phẩm bán ra. 

+ Người ra quyết định tạm giữ mời cơ quan chuyên môn để phối hợp đánh giá chất lượng hàng hoá, vật phẩm nếu trong trường hợp cần thiết. 

+ Việc xác định giá bán những hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng được xác định theo thứ tự ưu tiên như sau: 

• Theo giá niêm yết hoặc giá ghi trên hợp đồng hoặc hoá đơn mua bán hoặc tờ khai nhập khẩu. 
• Theo giá thông báo của cơ quan tài chính địa phương. Theo giá thị trường của địa phương tại thời điểm xảy ra vi phạm hành chính nếu như không có thông báo giá. 
• Nếu là hàng hoá chưa xuất bán thì theo giá thành của tang vật. 
• Giá của tang vật là hàng giá chính là giá thị trường của hàng hoá thật hoặc hàng hoá có cùng tính năng, kỹ thuật, công dụng tại thời điểm nơi phát hiện vi phạm hành chính.

Lưu ý: nếu như không xác định được mức giá thì người ra quyết định tạm giữ phối hợp với cơ quan tài chính cùng cấp hoặc cơ quan tài chính tại địa bàn xảy ra hành vi vi phạm xác định giá bán của hàng hoá, vật phẩm dễ bị hư hỏng. 

+ Lập biên bản đối với những hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng. Nội dung gồm: 

• Căn cứ thực hiện bán. 
• Thời gian, địa điểm bán. 
• Thông tin người bán. 
• Thông tin của hàng hóa, vật phẩm như tên, chủng loại, nguồn gốc xuất xứ, số lượng, hiện trạng. 
• Đơn giá bán, giá trị thanh toán. 
• Thông tin người mua và các nội dung khác có liên quan. 

– Đối với những hàng hóa còn lại: xử lý theo hình thức bán trực tiếp (không thông qua đấu giá): 

+ Lập Hội đồng xử lý để tiêu hủy các hàng hoá, vật phẩm bị hư hỏng, hết hạn sử dụng. 

Hội đồng bao gồm: 

• Đại diện cơ quan tài chính cùng cấp; hoặc cơ quan tài chính tại địa bàn xảy ra hành vi vi phạm. 
• Đại diện các cơ quan chuyên môn liên quan. 

+ Việc tiêu hủy tùy vào tính chất, đặc điểm của hàng hoá, vật phẩm và yêu cầu đảm bảo vệ sinh môi trường sẽ có những hình thức sau: Hủy đốt; hủy chôn; sử dụng hóa chất; sử dụng biện pháp cơ học hoặc những hình thức khác theo quy định. 

Lưu ý: Phải lập biên bản đối với việc tiêu hủy hàng hoá, vật phẩm. Biên bản phải có chữ ký xác nhận của đầy đủ các thành viên trong Hội đồng xử lý. 

Biên bản phải có những nội dung chủ yếu sau đây: 

• Căn cứ và lý do thực hiện tiêu huỷ. 
• Thời gian, địa điểm tiêu huỷ. 
• Thành phần tham gia tiêu huỷ. 
• Thông tin của hàng hoá, vật phẩm tại thời điểm tiêu huỷ gồm tên, chủng loại, nguồn gốc, xuất xứ, số lượng, hiện trạng. 
• Hình thức tiêu hủy và các nội dung khác có liên quan.

3. Hồ sơ tiêu hủy hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng: 

Các doanh nghiệp cần lưu ý đến thủ tục thanh lý lượng hàng hóa này để đưa vào chi phí của doanh nghiệp như sau: Hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Theo quy định của luật thuế, đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ hồ sơ gồm: 

– Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.

– Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có). 

– Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

Lưu ý: Khi tiến hành đánh giá đưa giá trị của hàng hóa bị hư hỏng vào chi phí thủ tục này hiện nay không còn phải thông báo lên thuế. Doanh nghiệp cần lưu trữ lại hồ sơ đánh giá hàng hóa bị hư hỏng bao gồm các giấy tờ sau:  Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng, Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có), Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

Trường hợp doanh nghiệp có chi phí liên quan đến phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, cụ thể như sau:

+ Doanh nghiệp phải tự xác định rõ tổng giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật. 

+ Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường được xác định bằng tổng giá trị tổn thất trừ phần giá trị doanh nghiệp bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân khác phải bồi thường theo quy định của pháp luật. 

Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

4. Mẫu biên bản hủy hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng của doanh nghiệp. 

Lưu ý: Mẫu biên bản hàng hóa bị hỏng ghi lại toàn bộ việc kiểm kê hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong kho bị hư hỏng, hết hạn sử dụng cần đem đi tiêu hủy hoặc thanh lý nhằm mục đích là tiêu hủy hàng hóa hỏng, xác nhận hàng hóa bị lỗi, đưa ra hình thức xử lý. 

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

Thông tư số 173/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số nội dung về quản lý, xử lý tang vật, phương tiện vi phạm hành chính bị tạm giữ, tịch thu theo thủ tục hành chính. 

Thông tư số 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của chính phủ quy định chi tiết thi hành luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về thuế và sửa đổi bổ sung một số điều của các nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ tài chính