Quy trình đăng ký mã số vã vạch online nhanh, đơn giản nhất

1. Thế nào là mã số mã vạch?

Khi mua hàng hoá, sản phẩm tại các cửa hàng chúng ta thường thấy mã số mã vạch được in trên sản phẩm đó. Theo đó, người bán hàng có thể dựa vào mã số mã vạch của sản phẩm để biết thông tin của sản phẩm cũng như giá bán của sản phẩm để tính tiền cho người mua.

Như vậy, có thể hiểu mã số mã vạch như một dạng số định danh riêng của sản phẩm, để chứng minh về xuất xứ sản xuất, lưu thông của nhà sản xuất sản phẩm trên một quốc gia này tới các thị trường trong nước hoặc đến một quốc gia khác trên thế giới. Do đó, mỗi loại sản phẩm hàng hoá sẽ được in vào đó một mã số mã vạch duy nhất và không có sản phẩm nào trùng mã vạch với nhau. Đây được hiểu là một sự phân biệt sản phẩm hàng hoá trên từng quốc gia khác nhau, tương tự như sự khác biệt về mã số điện thoại. 

Mã số mã vạch không chỉ thể hiện thông tin của sản phẩm mà còn hỗ trợ cơ sở sản xuất, kinh doanh cũng như người tiêu dùng tránh được những sản phẩm là hàng giả, hàng nhái trên thị trường. Người tiêu dùng có thể thông qua kiểm tra mã vạch để phân biệt được hàng hoá trên thị trường, bảo vệ sức khoẻ, quyền lợi của chính bản thân và những người xung quanh.

2. Cấu tạo của mã số mã vạch được quy định như thế nào?

Mã số mã vạch được xác định là dãy số, dãy chữ và số quản lý sản phẩm. Một mã vạch hợp lệ sẽ có 02 phần chủ yếu, cụ thể như sau:

– Phần mã số của hàng hoá: mã số mang tính cá biệt, đặc trưng và duy nhất của sản phẩm nên mỗi hàng hoá sẽ có một mã số riêng. mã số được thể hiện dưới dạng dãy số nguyên thể hiện các thông tin về vùng/ quốc gia sản xuất, mã của doanh nghiệp sản xuất, mã số sản phẩm và số test sản phẩm. Cụ thể cấu tạo của mã số như sau:

+ Mã số quốc gia sản xuất sản phẩm: Tổ chức EAN (viết đầy đủ là European Article Number) cấp cho mỗi quốc gia thành viên một mã số riêng khi quốc gia đăng ký tham gia. Tại Việt Nam, khi đăng ký thì được EAN cấp mã số quốc gia là 893. Theo đó, mỗi sản phẩm được sản xuất tại Việt Nam thì ở phần mã số của sản phẩm sẽ có 03 số đầu tiên là 893;

+ Mã số của doanh nghiệp sản xuất: Mã số này được cấp dài hơn mã số quốc gia, cụ thể mã số doanh nghiệp có thể dài từ 04 đến 06 chữ số tuỳ thuộc vào mỗi doanh nghiệp;

+ Mã số sản phẩm hay còn được gọi là mã số vật phẩm: Mã số này được thể hiện với độ dài từ 03 đến 05 chữ số tuỳ thuộc vào mã doanh nghiệp;

+ Số test sản phẩm hay còn gọi là số kiểm tra của sản phẩm: Số này được quy định dựa trên 12 số đầu của mã số EAN-VN có số từ 0 đến 9. Số này có chức năng kiểm tra những chữ số trước đó đã được ghi đúng hay chưa.

– Phần mã vạch của sản phẩm: Mã vạch là phần không thể thiếu để định danh sản phẩm. Mã vạch được thể hiện ở dạng những vạch dọc song song với nhau và có những khoảng trống xen kẽ thể hiện được những mã số để có thể nhận diện được dưới máy quét mã vạch.

Nguyên tắc làm mã vạch được quy định như sau: Đối với mã vạch thể hiện số EAN thì mỗi con số trong mã vạch được thể hiện bằng 02 vạch và có 02 khoảng trống có chiều rộng từ 01-04 modul. Theo đó, mã vạch EAN có chiều rộng trung bình là 0,33 mm. Về chiều cao thiết kế phải đảm bảo là 25,93 mm và chiều dài là 37,29 mm.

Bên cạnh đó, cấu tạo của mã vạch EAN sẽ được quản lý chặt chẽ bởi hai tổ chức là tổ chức EAN và tổ chức của các nước thành viên nên phải được cấp theo đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.

3. Quy trình đăng ký mã số mã vạch online nhanh, đơn giản nhất:

Hiện nay việc đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm có thể thực hiện online thông qua website của GS1 Vietnam (địa chỉ website: https://gs1vn.org.vn/ ). Để có thể đăng ký mã số mã vạch online thì người đăng ký cần thực hiện theo trình tự, thủ tục sau:

3.1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số mã vạch online:

Người đăng ký cần lưu ý chuẩn bị hồ sơ gồm đầy đủ giấy tờ, tài liệu sau:

– 2 Bản đăng ký mã số mã vạch theo mẫu đã điền đầy đủ thông tin yêu cầu, chủ doanh nghiệp ký tên, đóng dấu;

– 1 Bản sao có chứng nhận đăng ký kinh doanh cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất thương mại. Đối với các tổ chức khác sẽ cung cấp giấy Quyết định thành lập công ty;

– 2 bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN như đúng mẫu đã được quy định sẵn;

Lưu ý để được đăng ký mã vạch online và được xét duyệt thì người đăng ký cần phải nộp hồ sơ trực tiếp tới Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam, hoặc nộp qua đường bưu điện đến địa chỉ 08 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.

Bên cạnh việc nộp hồ sơ để được xét duyệt thì người đăng ký phải thực hiện nghĩa vụ tài chính về việc đăng ký mã số mã vạch. Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 232/2016/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2016 Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cấp mã số mã vạch thì để được xét duyệt khi nộp hồ sơ đăng ký mã vạch thì người đăng ký phải nộp lệ phí cụ thể như sau:

– Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã đăng ký): 1.000.000đ/mã

– Mã vạch toàn cầu (GLN): 300.000đ/mã.

– Mã vạch thương phẩm toàn cầu 8 số EAN – 8 (GTIN-8): 300.000đ/mã.

– Phí đăng ký sử dụng mã số mã vạch nước ngoài được quy định là: Hồ sơ từ 50 mã sản phẩm sẽ nộp 500.000đ/hồ sơ, còn hồ sơ đăng ký trên 50 mã thì 100.000đ/mã.

3.2. Tạo tài khoản đăng ký mã vạch online trên cổng thông tin điện tử:

Sau khi nộp hồ sơ tại bước 1 và được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam xét duyệt thì người đăng ký thực hiện đăng ký mã vạch online tại Cổng thông tin điện tử của Trung tâm Mã vạch mã số quốc gia.

Người đăng ký truy cập vào trang web với địa chỉ nêu trên và chọn mục “Đăng ký” rồi tiến hành nhập các thông tin đăng ký tài khoản theo hướng dẫn của website. Lưu ý phải điền đầy đủ thông tin đăng ký, đặc biệt là những mục có dấu * thể hiện nội dung bắt buộc phải điền.

Sau khi đã hoàn tất việc điền thông tin đăng ký thì người tạo tài khoản click chuột vào ô “Đăng ký” để hoàn thành việc đăng ký tài khoản. Sau khi thông báo đăng ký tài khoản thành công thì quay lại “Trang chủ” để tiến hành “Đăng nhập” tài khoản theo thông tin tên đăng nhập và mật khẩu được gửi qua email đã đăng ký.

3.3. Thực hiện đăng ký mã số mã vạch online:

Sau khi đăng nhập thành công vào Cổng thông tin điện tử của Trung tâm Mã vạch mã số quốc gia thì người đăng ký sẽ chọn mục “Quản lý mã” và sau đó chọn mục “Hồ sơ đăng ký”. Sau khi chọn ” Hồ sơ đăng ký” thì người đăng ký tiếp tục chọn mục “Đăng ký mới” và thực hiện điền đầy đủ thông tin theo mẫu hiển thị. Theo đó, người đăng ký cần lưu ý điền các thông tin sau:

– Chọn loại mã và chọn mã;

– Thông tin của đơn vị đăng ký mã số mã vạch;

– Nhận dạng bên bổ sung 1.

Lưu ý điền đầy đủ thông tin trên mẫu hiển thị và sau khi điền đầy đủ thông tin yêu cầu thì người đăng ký chọn mục “Tiếp tục” để chuyển sang phần thanh toán chi phí đăng ký mã số mã vạch online.

3.4. Thực hiện nghĩa vụ tài chính khi đăng ký mã số mã vạch online:

Khi đăng ký theo mẫu ở bước 3 thì người đăng ký có thể lựa chọn một trong hai hình thức thanh toán chi phí đăng ký mã số mã vạch online. Cụ thể như sau:

– Phương thức 1: Thanh toán trực tiếp tại GS 1 Vietnam;

– Phương thức 2: Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng mà GS1 Vietnam cung cấp.

Theo đó, mỗi năm doanh nghiệp khi đăng ký mã số mã vạch phải nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch. Thời gian nộp chậm nhất là ngày 30 tháng 6 hàng năm.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: Thông tư số 232/2016/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2016 Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cấp mã số mã vạch.