Quy định về việc bố trí cơ sở vật chất tại Trụ sở tiếp công dân

Tiếp công dân là việc cơ quan nhà nước hoặc đơn vị cá nhân có thẩm quyền tiếp đón, lắng nghe những ý kiến, tiếp nhận khiếu nại của công dân. Tiếp công dân cũng là một thủ tục hành chính quan trọng và được ban hành dưới dạng văn bản pháp luật để quy định cụ thể trình tự, nội dung của việc tiếp công dân. Công dân có nhu cầu cần nhờ cơ quan có thẩm quyền giải quyết thường đến trụ sở tiếp công dân tại địa phương để trình báo. Vậy tiếp công dân là gì? Quy định pháp luật về việc bố trí cơ sở vật chất tại Trụ sở tiếp công dân như thế nào?

Căn cứ pháp lý:

– Thông tư số 04/2021/TT-TTCP quy định quy trình tiếp công dân;

– Nghị định số 124/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức thi hành Luật Khiếu nại;

– Luật Tiếp công dân số 42/2013/QH13 ngày 25-11-2013 của Quốc hội;

– Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26-06-2014 của Chỉnh phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiếp công dân.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

1. Quy định pháp luật về tiếp công dân:

Tiếp công dân là việc cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đón tiếp để lắng nghe, tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân, qua đó giải thích, hướng dẫn cho công dân về việc thực hiện khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo đúng quy định của pháp luật.

Mục đích của việc tiếp công dân:

– Hướng dẫn công dân thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đúng quy định pháp luật, góp phần tuyên truyền, phổ biến pháp luật.

– Tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền giải quyết của người đứng đầu cơ quan, đơn vị để xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật.

– Các cơ quan thuộc Chính phủ có nhiệm vụ thực hiện việc tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Tuỳ theo tính chất, mức độ, quy mô về tổ chức và nội dung, yêu cầu của việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ cử công chức thanh tra thực hiện nhiệm vụ tiếp công dân.

– Đơn vị sự nghiệp công lập có liên quan đến việc thực hiện pháp luật, nghĩa vụ và quyền lợi của cá nhân, tổ chức phải thường xuyên tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập có trách nhiệm bố trí công chức, viên chức của bộ phận chuyên môn thực hiện nhiệm vụ tiếp công dân.

2. Trình tự thủ tục tiếp công dân theo quy định pháp luật:

2.1. Cơ cấu tổ chức của ban tiếp công dân:

– Cơ cấu, tổ chức của Ban Tiếp công dân trung ương:

Ban Tiếp công dân trung ương có Trưởng ban, các Phó Trưởng ban và công chức làm công tác tiếp công dân. Trưởng Ban Tiếp công dân trung ương tương đương Vụ trưởng, Phó Trưởng Ban Tiếp công dân trung ương hoặc Phó Vụ trưởng được Tổng thanh tra Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm.
Ban Tiếp công dân trung ương thay thế Vụ Tiếp dân và xử lý đơn thư quy định tại Điều 3 của Nghị định số 83/2012/NĐ-CP ngày 09 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Thanh tra Chính phủ. Ban Tiếp công dân có các phòng nghiệp vụ chuyên thực hiện việc tiếp công dân, phân loại đơn, kiểm tra, giám sát, tổng hợp kết quả tiếp công dân, giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.

– Cơ cấu, tổ chức của Ban Tiếp công dân cấp tỉnh:

Ban Tiếp công dân cấp tỉnh có Trưởng ban, Phó Trưởng ban và công chức làm công tác tiếp công dân. Trưởng Ban Tiếp công dân cấp tỉnh là một Phó Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân phụ trách, Phó Trưởng Ban Tiếp công dân cấp tỉnh ngang cấp Trưởng phòng. Trưởng ban, Phó Trưởng Ban Tiếp công dân cấp tỉnh được Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm.

– Cơ cấu, tổ chức của Ban Tiếp công dân cấp huyện:

Ban Tiếp công dân cấp huyện có Trưởng ban và công chức thực hiện nhiệm vụ tiếp công dân. Trưởng ban tiếp công dân cấp huyện do một Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân phụ trách. Trưởng ban tiếp công dân cấp huyện do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm.

2.2. Trình tự tiếp công dân:

Bước 1: Kiểm tra, xác minh nhân thân của công dân

Người tiếp công dân đón tiếp, yêu cầu công dân ghi rõ họ tên, địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tuỳ thân; trường hợp có uỷ quyền thì phải xuất trình văn bản uỷ quyền.

Bước 2: Nghe, ghi chép nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, thu thập thông tin, tài liệu

Khi người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có đơn nêu không cụ thể, rõ ràng thì người tiếp công dân cần xem xét lại nội dung, yêu cầu của họ để giải quyết cho hợp lý.

Nếu nội dung đơn thư khiếu nại, tố cáo, phản ánh không rõ ràng, chưa cụ thể thì người tiếp công dân đề nghị công dân làm lại đơn hoặc ghi thêm vào đơn các thông tin cần rõ, còn thiếu.

Trường hợp không có đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân làm đơn theo quy định của pháp luật.

Nếu công dân trình bày trực tiếp thì người tiếp công dân viết đầy đủ, trung thực và chính xác nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh mà công dân nêu; nội dung nào chưa rõ ràng thì hướng dẫn công dân ghi thêm, sau đó đọc lại để họ hiểu rồi yêu cầu công dân ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào biên bản.

Trường hợp nhiều người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung thì người tiếp công dân hướng dẫn họ gặp người đại diện để trình bày nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; người tiếp công dân ghi chép lại nội dung vào biên bản.

Trường hợp đơn có các nội dung mâu thuẫn nhau thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân tách rời từng nội dung để chuyển đến đúng cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xử lý.

Người tiếp công dân tiếp nhận tất cả hồ sơ, tài liệu, chứng cứ liên quan đến nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh mà công dân cung cấp (nếu có) và phải ký hoặc viết giấy biên nhận những thông tin đã tiếp nhận từ công dân.

Bước 3: Giải quyết và trả lời khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại trụ sở tiếp công dân

3. Quy định về việc bố trí cơ sở vật chất tại Trụ sở tiếp công dân:

Điều 10 Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật tiếp công dân quy định về việc bố trí cơ sở vật chất tại nơi tiếp công dân, địa điểm tiếp công dân thì:

3.1. Việc bố trí cơ sở vật chất tại Trụ sở tiếp công dân:

Tổng thanh tra Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp có trách nhiệm bố trí phòng họp, trang bị bàn ghế và các phương tiện làm việc cần thiết khác phục vụ cho hoạt động tiếp công dân của người đại diện cơ quan, tổ chức phải tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân.

Trụ sở tiếp công dân phải được bố trí ở nơi thuận tiện cho hoạt động tiếp công dân và việc đi lại của công dân khi khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.

Trụ sở tiếp công dân cùng cấp được bố trí phương tiện và các điều kiện cần thiết phục vụ cho hoạt động tiếp công dân.

3.2. Việc trang bị cơ sở vật chất tại địa điểm tiếp công dân:

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu tiếp công dân mà không cử cán bộ đến tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân các cấp phải bố trí nơi tiếp công dân, đảm bảo an toàn, thuận lợi, có khu vực tiếp công dân riêng biệt, trang bị phương tiện và các điều kiện vật chất cần thiết khác phục vụ cho việc tiếp công dân.

4. Mẫu thông báo về việc từ chối tiếp công dân, ghi nhận việc tiếp công dân:

Mẫu số 01 – Thông báo về việc từ chối tiếp công dân

THÔNG BÁO

Kính gửi: …..(3)

Ngày … tháng … năm …, ông (bà) ……(3)

Số CMND/Hộ chiếu (hoặc giấy tờ tùy thân): …, ngày cấp: …/…./…., nơi cấp …….

Địa chỉ: ….đến …. (2) để khiếu nại (tố cáo) về việc … (4)

Vụ việc đã được giải quyết đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, rà soát và thông báo trả lời bằng văn bản theo đúng quy định của pháp luật.

Căn cứ khoản 3 Điều 9 Luật Tiếp công dân, …. (2) từ chối tiếp nhận nội dung khiếu nại (tố cáo) của ông (bà) ….(3) và thông báo để ông (bà) được biết./.

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp công dân.

(3) Họ tên người khiếu nại (tố cáo).

(4) Tóm tắt nội dung khiếu nại (tố cáo).

(5) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan.

Mẫu số 03- Sổ tiếp công dân

SỔ TIẾP CÔNG DÂN

Ghi chú:

(1) Số thứ tự.

(2) Ngày tiếp.

(3) Họ tên, địa chỉ.

(4) CMND/Hộ chiếu của công dân (nếu công dân không có CMND/CCCD/Hộ chiếu thì ghi các thông tin theo giấy tờ tùy thân)

(5) Tóm tắt nội dung vụ việc.

(6) Phân loại đơn của công dân (khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh), số công dân có đơn cùng một nội dung.

(7) Ghi rõ cơ quan, tổ chức, đơn vị đã giải quyết hết thẩm quyền.

(8) Đánh dấu (x) nếu thuộc thẩm quyền giải quyết.

(9) Ghi rõ hướng dẫn công dân đến cơ quan, tổ chức, đơn vị nào, số văn bản hướng dẫn.

(10) Ghi rõ tên cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền thụ lý giải quyết, số văn bản chuyển đơn.

(11) Người tiếp dân ghi chép, theo dõi quá trình, kết quả giải quyết đơn của công dân.