Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản pháp luật

Văn bản pháp luật thể hiện những định hướng và ý chí của nhà nước đối với từng lĩnh vực để phát triển đất nước, quản lý xã hội tốt hơn, theo đó để có thể truyền đạt văn bản pháp luật dễ hiểu, và đúng theo tinh thần của pháp luật thì văn bản pháp luật phải thực hiện theo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản pháp luật cụ thể. Vậy để hiểu thêm về những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản pháp luật. Dưới đây chúng tôi xin cung cấp thông tin chi tiết về nội dung này.

Tổng đài Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7: 1900.6568

1. Quy định về thể thức trình bày văn bản pháp luật

1. Quốc hiệu

Phần quốc hiệu có hai bộ phận hợp thành: tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu chính trị của nước ta; được trình bày ở bên phải, phía trên cùng của văn bản, gồm hai dòng. Dòng trên viết in hoa; dòng dưới viết thường, có gạch nối giữa các từ. Phía dưới cớ gạch ngang, nét liền kéo hết dòng.

2. Tên cơ quan ban hành văn bản

Trình bày ngang hàng với quốc hiệu, được trình bày bên trái, phía trên cùng của văn bản, viết in hoa. Có hai cách trình bày: một là chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản (đối với các cơ quan có vị trí tương đối độc lập với cơ quan cấp trên trực tiếp, ví dụ: Ủy ban Thường vụ Quốc hội); hai là ghi tên hai cơ quan: cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản (đối với các cơ quan ban hành văn bản có sự lệ thuộc vào cơ quan nhà nước cấp trên về tổ chức và hoạt động).

3. Số, ký hiệu của văn bản

Đề mục này của văn bản pháp luật được đặt dưới tên cơ quan ban hành văn bản.

Số của văn bản là số thứ tự trong sổ văn thư của cơ quan ban hành, khi văn bản được vào sổ, được ghi liên tục theo dãy số tự nhiên, bắt đầu từ số 01 cho văn bản ban hành đầu tiên trong năm.

Ký hiệu văn bản pháp luật được trình bày sau phần số (với văn bản áp dụng pháp luật, văn bản hành chính) và sau phần năm ban hành văn bản (đối với văn bản quy phạm pháp luật).

4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản

Địa danh là tên địa phương nơi có trụ sở của cơ quan ban hành văn bản.

Thời gian ban hành văn bản được ghi đầy đủ theo thứ tự: ngày, tháng, năm bằng số ả rập, trường hợp cần thiết thì ghi cả giờ, phút. Để bảo đảm sự chặt ché, chính xác những số chỉ ngày dưới 10, chỉ tháng dưới 3 phải viết số 0 ở phía trước. Ví dụ: Hà Nội, ngày 09 tháng 02 năm 2012.

Tùy theo loại văn bản mà địa danh, thời gian của văn bản được đặt ở những vị trí khác nhau. Cụ thể như sau: Trong Hiến pháp, luật, pháp lệnh, văn bản pháp quy phụ, địa danh được đặt cuối văn bản, trước phần chữ ký. Còn đối với các văn bản pháp luật khác, địa danh được đặt dưới quốc hiệu, về bên phải.

5. Tên gọi của văn bản pháp luật

Tên gọi của văn bản được trình bày bằng kiểu chữ in hoa, khổ lớn và đậm, được trình bày ở vị trí ở giữa văn bản, phía dưới quốc hiệu và tên cơ quan ban hành văn bản. Trên thực tế có ba cách trình bày tên gọi của văn bản, nhưng xét về ý nghĩa và tính khoa học của nó, thông thường người ta thường trình bày tên loại văn bản là tên của văn bản. Ví dụ như: Nghị định, Thông tư. Riêng công văn, khi trình bày không ghi tên văn bản.

6. Trích yếu của văn bản

Trích yếu là phần ghi tóm tắt một cách chính xác nội dung của văn bản. Phần trích yếu được trình bày phía dưới tên gọi của văn bản; thường được trình bày ngắn gọn rõ ràng trong một câu, bắt đầu bằng chữ: về, đối với…

7. Phần ký trong văn bản pháp luật

Phần ký được trình bày ở góc phải, cuối văn bản. Theo quy định của pháp luật, thể thức ký có thể là: TM. (thay mặt), KT. (ký thay), TL. (thừa lệnh), TUQ. (thừa ủy quyền)… Lưu ý là phải ký đúng thẩm quyền, đúng chức vụ….

8. Dấu của văn bản

Sau khi văn bản pháp luật đã được người có thẩm quyền ký đúng thể thức, văn bản phải được đóng dấu. Tuyệt đối không được đóng dấu khi chưa có chữ ký. Dấu phải được đóng đúng chiều, rõ ràng, đúng chuẩn mực quy định và trùm lên từ 1/4 đến 1/3 về bên trái chữ ký.

9. Nơi nhận

Phần nơi nhận được trình bày ở góc trái, cuối văn bản, ngang phần chữ ký. Riêng hiến pháp, luật, pháp lệnh không trình bày nơi nhận.

Như vậy có thể thấy thể thức của một văn bản pháp luật chúng ta cần lưu ý thực hiện đầy đủ 9 phần đươc nêu như trên và mỗi phần sẽ có những lưu ý nhất định để co tể tạo ra thể thức hài hòa và đúng quy định về văn bản pháp luật. Bỏi văn bản pháp luật chính là thể hiện sự nghiêm túc, quyền lực nên thể thức đóng vai trò rất quan trọng để truyền đạt đúng tinh thần của pháp luật.

2. Kỹ thuật trình bày văn bản pháp luật

2. 1. Trình bày bố cục của văn bản

Việc sắp xếp các quy định về cùng một vấn đề trong phần, chương, mục, tiểu mục phải bảo đảm nguyên tắc:

+ Quy định chung được trình bày trước quy định cụ thể;

+ Quy định về nội dung được trình bày trước quy định về thủ tục;

+ Quy định về quyền và nghĩa vụ được trình bày trước quy định về chế tài;

+ Quy định phổ biến được trình bày trước quy định đặc thù;

+ Quy định chung được trình bày trước quy định ngoại lệ.

Như chúng ta đã biết thì không những văn bản pháp luật mà những văn bản khác đều được quan tâm tơi vấn đề bố cục của văn bản, để làm sao người đọc có thể hiểu được một cách xúc tích và dễ hiểu nhất.

2.2. Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản là tiếng Việt, chính xác, phổ thông.

Không dùng từ ngữ địa phương, từ ngữ cổ và từ ngữ thông tục. Từ ngữ nước ngoài chỉ được sử dụng khi không có từ ngữ tiếng Việt tương ứng để thay thế. Từ ngữ nước ngoài có thể sử dụng trực tiếp nếu là từ ngữ thông dụng, phổ biến hoặc phải phiên âm sang tiếng Việt.

Văn bản phải sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt phải rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu. Trong văn bản có thuật ngữ chuyên môn cần phải làm rõ nội dung thì thuật ngữ đó phải được giải thích.

Từ ngữ viết tắt chỉ được sử dụng trong trường hợp cần thiết và phải giải thích nội dung của từ ngữ đó tại lần xuất hiện đầu tiên trong văn bản.

Đối với văn bản sử dụng nhiều từ viết tắt, cần quy định riêng một điều giải thích toàn bộ các từ viết tắt trong văn bản.

Từ ngữ được sử dụng trong văn bản phải thể hiện chính xác nội dung cần truyền đạt, không làm phát sinh nhiều cách hiểu; trường hợp dùng từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa thì phải giải thích theo nghĩa được sử dụng trong văn bản.

Không sử dụng từ nghi vấn, các biện pháp tu từ trong văn bản.

Từ ngữ phải được sử dụng thống nhất trong văn bản.

Theo như những điều nêu trên chúng ta có thể hiểu văn bản pháp luật Việt Nam sử dụng đối với công dân trong nước là chủ yếu nên ngôn ngữ Việt vừa để giữ giá trị của đất nước vừa có thể truyền đạt dễ dàng những thông tin và quy định. Vậy nên muốn một văn bản pháp luật đi vào thực tế được thì ngôn ngữ cũng đóng vai trò không hề nhỏ.

2.3.   Trình bày số, đơn vị đo lường trong văn bản

Số trong văn bản phải được thể hiện bằng số Ả Rập và được chú thích bằng chữ ngay sau phần số, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Số ở phần mở đầu, phần kết thúc văn bản; số chỉ độ dài của thời hạn, số chỉ thời điểm, số chỉ số lượng của đơn vị đo lường được thể hiện bằng số Ả Rập.

Tên, ký hiệu và cách thức trình bày của các đơn vị đo lường được thực hiện theo quy định pháp luật về đo lường.

Ký hiệu, công thức trong văn bản phải được sử dụng bằng ký hiệu và có phần chú giải kèm theo.

Theo như trên thì đối với số và đơn vijd do lường cũng phải lưu ý để thực hiện đúng về chú thích sắp xếp sao cho những số thứ tự và đơn vị đo lường có thể hợp lý đối với văn bản đó.

2.4.  Trình bày thời hạn, thời điểm

Trường hợp thời hạn được xác định bằng giây, phút, giờ, ngày, tuần, tháng, quý, năm thì thời hạn được trình bày bằng số chỉ độ dài của thời hạn và đơn vị thời hạn.

Trường hợp thời điểm được xác định bằng giây, phút, giờ, ngày, tuần, tháng, quý, năm thì thời điểm được trình bày bằng số chỉ thời điểm và đơn vị thời điểm.

2.5. Trình bày các nội dung sửa đổi, bổ sung tại chương hoặc điều quy định về điều khoản thi hành

Trường hợp văn bản được ban hành có nội dung sửa đổi, bổ sung phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm, cụm từ của các văn bản khác thì các nội dung này được trình bày tại chương hoặc điều về điều khoản thi hành. Nội dung sửa đổi, bổ sung có thể bố cục thành các điều, khoản, điểm tùy theo phạm vi và mức độ sửa đổi, bổ sung.

Tại nội dung sửa đổi, bổ sung phải xác định rõ phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của văn bản được sửa đổi, bổ sung.

Như hiện ay trong các văn bản pháp luật có nội dung sửa đổi, bổ sung thì nếu để làm nổi bật quy định mới có gì tiến bộ hơn, có gì mới hơn so với quy định cũ thì cần làm rõ để người đọc tiếp thu được những giá trị đó.

2.6. Trình bày quy định về hiệu lực thi hành

Hiệu lực thi hành của văn bản phải được xác định cụ thể ngày, tháng, năm có hiệu lực của văn bản. Quy định này sẽ khắc phục được tình trạng văn bản HĐND-UBND không thể hiện ngày có hiệu lực, gây khó khăn cho người áp dụng.

Tên văn bản, phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của văn bản bị thay thế, bãi bỏ phải được liệt kê cụ thể tại điều quy định về hiệu lực thi hành của văn bản. Trường hợp có nhiều văn bản, điều, khoản, điểm của văn bản bị thay thế, bãi bỏ thì có thể lập danh mục ban hành kèm theo.

Hiện nay có thể thấy hiệu lực của văn bản là vấn đề quan trọng vì nó quyết định việc có áp dụng đối với những trường hợp cụ thể hay không? Nếu không có hiệu lực được ghi tại văn bản thì sẽ rất khó khăn đối với cả người áp dụng và người theo dõi thông tin văn bản.

2.7. Kỹ thuật viện dẫn văn bản

 Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm thông qua hoặc ký ban hành văn bản; tên cơ quan, người có thẩm quyền ban hành văn bản và tên gọi văn bản. Trong lần viện dẫn tiếp theo, đối với luật, pháp lệnh, ghi đầy đủ tên loại văn bản, tên gọi của văn bản; đối với các văn bản khác, ghi tên loại, số, ký hiệu của văn bản đó (Khoản này được sửa theo Nghị định 154/2020/NĐ-CP)

Như vậy, viện dẫn những văn bản có liên quan sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát và đầy đủ hơn đối với một nội dung cụ thể nào đó. thông qua đó sẽ giúp việc tra cứu những thông tin và xác thực thông tin hiệu quả hơn.

Trên đây là thông tin chúng tôi cung cấp về nôi dung ” Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản pháp luật” và các thông tin pháp lý khác dựa trên quy định của pháp luật hiện hành.