Quy định về sao chụp, giao nhận, mang tài liệu bí mật nhà nước

Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật thì sẽ phải tiến hành tại địa điểm bảo đảm an toàn do người đứng đầu của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định. Việc sao, chụp phải được ghi vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước”.

Bản sao tài liệu bí mật nhà nước phải đóng dấu sao; bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải có văn bản ghi nhận việc chụp. Chỉ sao, chụp đúng số bản cho phép và tiêu hủy ngay bản dư thừa, bản hỏng.

Bản sao, chụp được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 26/2020/NĐ-CP của Chính Phủ có giá trị pháp lý như bản chính và phải được bảo vệ như bản gốc. Phương tiện, thiết bị sử dụng để sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không được kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu. Việc sao, chụp điện mật được thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.

Theo quy định của pháp luật việc giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện như sau:

– Trước khi các chủ thể giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải đăng ký vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi”. Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” chỉ ghi trích yếu khi người có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước đồng ý;

– Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải làm bì hoặc đóng gói riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc. Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thuộc độ “Tuyệt mật” phải được bảo vệ bằng hai lớp phong bì: Bì trong ghi số, ký hiệu của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” và được niêm phong bằng dấu của cơ quan, tổ chức ở ngoài bì; trường hợp gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài ghi như gửi tài liệu thường và đóng dấu ký hiệu chữ “A”. Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tối mật” và “Mật” được bảo vệ bằng một lớp bì, ngoài bì đóng dấu chữ “B” và chữ “C” tương ứng với độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước bên trong.

– Việc giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được quản lý bằng “Sổ chuyển giao bí mật nhà nước”.

Theo quy định của pháp luật việc nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện như sau:

– Sau khi nhận, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải đăng ký vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đến”;

– Trong trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước mà phong bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, người nhận vào sổ theo ký hiệu ngoài bì, không được mở bì và phải chuyển ngay đến người có tên trên phong bì. Nếu người có tên trên phong bì đi vắng và trên phong bì có thêm dấu “Hỏa tốc” thì chuyển đến lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc người được lãnh đạo cơ quan, tổ chức ủy quyền giải quyết;

– Đối với trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được gửi đến mà không thực hiện đúng quy định bảo vệ bí mật nhà nước thì chuyển đến lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước hoặc người có tên trên phong bì (đối với trường hợp gửi đích danh) giải quyết, đồng thời phải thông báo nơi gửi biết để có biện pháp khắc phục. Nếu phát hiện tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bóc, mở bì hoặc bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo ngay người đứng đầu cơ quan, tổ chức để có biện pháp xử lý.

Theo quy định của pháp luật việc tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ được thực hiện như sau:

– Chủ thể là người mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác trong nước, nước ngoài phải có văn bản xin phép người có thẩm quyền theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 14 của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước. Khi kết thúc nhiệm vụ phải báo cáo người có thẩm quyền cho phép mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ về việc quản lý, sử dụng bí mật nhà nước và nộp lại cơ quan, tổ chức.

– Văn bản xin phép mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác trong nước, nước ngoài phải nêu rõ họ, tên, chức vụ, đơn vị công tác; tên loại, trích yếu nội dung, độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm công tác; biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước.

– Các tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước mang ra khỏi nơi lưu giữ phải chứa, đựng, vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị bảo đảm an toàn do người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định và phải bảo vệ trong thời gian mang ra khỏi nơi lưu giữ.

Như vậy, việc sao chụp, giao nhận, mang tài liệu bí mật nhà nước cần được thực hiện theo đúng quy định cụ thể được nêu trên. Việc các chủ thể thực hiện đúng quy định pháp luật về việc sao chụp, giao nhận, mang tài liệu bí mật nhà nước sẽ giúp đảm bảo bí mật nhà nước và bảo vệ việc phát tán các thông tin quan trọng ra bên ngoài.

2. Thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước:

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 104/2021/TT-BCA của Bộ Công an có nội dung như sau:

Chủ thể là người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ tuyệt mật bao gồm:

– Bộ trưởng Bộ Công an là người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ tuyệt mật.

– Cục trưởng, Tư lệnh và chức vụ tương đương của đơn vị trực thuộc Bộ là người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ tuyệt mật.

– Giám đốc Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ tuyệt mật

– Cấp phó của những người được quy định cụ thể bên trên.

Chủ thể là người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ tối mật bao gồm:

– Bộ trưởng Bộ Công an là người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ tối mật.

– Cục trưởng, Tư lệnh và chức vụ tương đương của đơn vị trực thuộc Bộ là người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ tối mật.

– Giám đốc Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ tối mật.

– Chủ thể là người đứng đầu các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ Công an là người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ tối mật.

– Trưởng phòng; Trưởng Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương; Trung đoàn trưởng và chức vụ tương đương là người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ tối mật.

3. Thủ tục sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước:

Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện cụ thể như sau:

– Sau khi được chủ thể là người có thẩm quyền quy định cho phép, người được giao nhiệm vụ tiến hành việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

– Bản sao tài liệu bí mật nhà nước phải đóng dấu “Bản sao số” ở trang đầu và dấu “Bản sao bí mật nhà nước” ở trang cuối của tài liệu, trong đó phải thể hiện số thứ tự bản sao, hình thức sao y bản chính hoặc sao lục, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền sao, chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền và con dấu của đơn vị Công an nhân dân (nếu có);

Trường hợp sao nhiều bản có thể thực hiện nhân bản từ bản sao đầu tiên đã có chữ ký của người có thẩm quyền, đóng dấu “Bản sao số”, “Bản sao bí mật nhà nước”, ghi hình thức sao, thời gian, số lượng, nơi nhận bản sao. Sau đó đóng dấu của đơn vị Công an nhân dân trên các bản sao. Đối với đơn vị Công an nhân dân không có con dấu riêng thì người có thẩm quyền ký trực tiếp tại mẫu dấu “Bản sao bí mật nhà nước”.

– Bản trích sao tài liệu bí mật nhà nước phải thực hiện theo mẫu “Văn bản trích sao”, trong đó thể hiện đầy đủ nội dung trích sao, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền cho phép sao và con dấu của đơn vị Công an nhân dân (nếu có). Bản trích sao phải đóng dấu độ mật tương ứng với tài liệu trích sao.

– Bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải có “Văn bản ghi nhận việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước”, trong đó phải thể hiện tên, loại tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, độ mật, thời gian, số lượng, nơi nhận, người thực hiện chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, thẩm quyền cho phép chụp và con dấu của đơn vị Công an nhân dân (nếu có). Tài liệu bí mật nhà nước được số hóa thành bản ảnh phải thực hiện việc chụp theo quy định này. Bản ảnh tài liệu bí mật nhà nước khi in ra giấy phải thực hiện theo quy định về sao tài liệu bí mật nhà nước.

– Việc sao, chụp phải ghi nhận vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước” để quản lý và theo dõi.

Việc sao, chụp điện mật thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

Mẫu dấu “Bản sao số”, “Bản sao bí mật nhà nước”; mẫu “Văn bản trích sao”; mẫu “Văn bản ghi nhận việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước”; mẫu “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước” thực hiện theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA.

Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước cần tuân thủ theo thủ tục sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được quy định cụ thể bên trên. Việc tuân thủ các quy định này có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong thực tiễn và góp phần quan trọng bảo đảm bí mật quốc gia.