Quy định về cấp bản sao giấy khai sinh như thế nào?

Quy định về cấp bản sao giấy khai sinh như thế nào? Quy định về chứng thực bản sao từ bản chính giấy khai sinh như thế nào?

Tóm tắt câu hỏi:

Xin hỏi luật sư Con gái tôi được sinh ở Úc, được Đại sứ quán của Việt Nam tại Úc cấp giấy khai sinh (cả bằng tiếng Anh và tiếng Việt) nhưng không có bản sao khai sinh Khi trở về VN tôi ra Uỷ ban nhân dân đăng ký cấp bản sao giấy khai sinh cho con để nhập học. Nhưng Ủy ban nhân dân thông báo là không cấp được. Vậy xin hỏi làm sao tôi đăng ký cấp bản sao khai sinh cho con tôi được và lên cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết cho tôi?

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

1. Cơ sở pháp lý:

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP

2. Giải quyết vấn đề:

Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định như sau:

"- Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

– Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc."

Theo thông tin bạn trình bày con gái bạn sinh ra ở Úc, bạn đã làm thủ tục đăng ký khai sinh cho con tại Đại sứ quán Việt Nam tại Úc cấp giấy khai sinh ( bằng cả Tiếng Anh và Tiếng Việt). Hiện giờ bạn muốn xin bản sao giấy khai sinh để làm thủ tục nhập học cho con nhưng Ủy ban nhân dân thông báo là không cấp được. Căn cứ theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP bạn hoàn toàn có thể thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy khai sinh của con được Đại sứ quán Việt Nam tại Úc cấp trước đó.

Tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực như sau:

Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

"1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

>>> Luật sư tư vấn về giá trị pháp lý của bản sao giấy khai sinh: 1900.6568

4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng)."

Do vậy, bạn có thể đến một trong các cơ quan theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP để thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính. Tại Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

– Bạn phải xuất trình bản chính giấy khai sinh của con và bản sao cần chứng thực.

– Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực: Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15h thì  là ngày làm việc tiếp theo.