Trình tự, thủ tục xây dựng nội dung phương án sử dụng lao động

Xây dựng phương án sử dụng lao động là một trong những công cụ quản lý nhân sự có ý nghĩa quan trọng với cả người sử dụng lao động và người lao động. Khi có phương án sử dụng lao động người sử dụng lao động sẽ chủ động nắm được tình hình lao động trong đơn vị của mình như số lượng người lao động; phân bổ lao động cho các phòng, ban; tăng, giảm lao động; trình độ của người lao động v.v…

Từ đó đưa ra kế hoạch tuyển dụng, giảm lao động phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, tránh tình trạng dư thừa hay thiếu hụt lao động. Đối với người lao động, mặc dù không tham gia vào quá trình xây dựng phương án sử dụng lao động nhưng là một thành phần của phương án sử dụng lao động. Trong sản xuất, kinh doanh không tránh khỏi những lúc doanh nghiệp gặp rủi ro, khó khăn dẫn đến việc phải giảm lao động.

Tuy nhiên, cũng có không ít trường hợp người sử dụng lao động lợi dụng vào những lý do này mà chấm dứt hợp đồng với người lao động. Do đó, phương án sử dụng lao động là căn cứ giúp người lao động xác định trường hợp của mình có được chấm dứt hợp đồng đúng luật hay không? Có được đảm bảo quyền lợi chính đáng hay không?

1. Trình tự, thủ tục xây dựng phương án sử dụng lao động

Theo quy định của Bộ luật lao động năm 2019, việc xây dựng phương án sử dụng lao động được đặt ra khi doanh nghiệp ở một trong các trường hợp:

– Trường hợp 1: Người sử dụng lao động khi có nhu cầu thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế mà buộc phải cho nhiều người lao động thôi việc. Việc thay đổi này có thể là thay đổi cơ cấu, tổ chức lại lao động, sản phẩm, cơ cấu sản phẩm, quy trình, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh.  Và lý do kinh tế có thể là do ảnh hưởng của sự suy thoái kinh tế, khủng hoảng kinh tế hoặc chịu tác động do Nhà nước thực hiện chính sách tái cơ cấu nền kinh tế, cam kết quốc tế.

– Trường hợp 2: Người sử dụng lao động thực hiện thay đổi loại hình, tổ chức doanh nghiệp thông qua hình thức sáp nhập, chia, tách, hợp nhất doanh nghiệp, hợp tác xã dẫn đến dư thừa người lao động. Việc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp tuy không thường xuyên xảy ra nhưng khi doanh nghiệp tính đến việc này thì người bị ảnh hưởng trực tiếp là người lao động. Chẳng hạn, khi chia tách một doanh nghiệp lớn thành những doanh nghiệp nhỏ thì nhu cầu sử dụng lao động tai các doanh nghiệp nhỏ cũng ít đi. Hoặc khi sáp nhập doanh nghiệp có thể khiến người sử dụng lao động giảm bớt số lượng các bộ phận, phòng ban cũng dẫn đến tình trạng dư thừa lao động.

– Trường hợp 3: Người sử dụng lao động chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản doanh nghiệp cho người sử dụng lao động khác .

Với cả 03 trường hợp trên đều có thể ảnh hưởng đến việc làm của người lao động. Do đó, trước khi tiến hành thay đổi cơ cấu, tổ chức, sáp nhập, chia tách, hợp nhất hay chuyển quyền sở hữu, sử dụng tài sản của doanh nghiệp mà người sử dụng lao động xác định thấy khả năng phải cho nhiều người lao động nghỉ việc hoặc không sử dụng hết lao động thì trách nhiệm của người sử dụng lao động là phải xây dựng phương án sử dụng lao động.

* Về thủ tục xây dựng phương án sử dụng lao động

– Đối với đơn vị sử dụng lao động có tổ chức công đoàn cơ sở: Khi tiến hành xây dựng phương án sử dụng lao động thì phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện của tập thể lao động tại cơ sở hoặc ban chấp hành công đoàn cơ sở.

– Đối với đơn vị sử dụng lao động chưa có tổ chức công đoàn cơ sở: Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức công đoàn cấp trên cấp cơ sở

Ngoài ra, người sử dụng lao động nên có buổi tổ chức tham khảo lấy ý kiến của người lao động trong đơn vị trước khi quyết định phương án sử dụng lao động. Mặc dù, đây là thủ tục không bắt buộc tuy nhiên sẽ tránh được những ý kiến trái chiều, phản đối, tranh chấp lao động trong mối quan hệ lao động.

2. Nội dung của phương án sử dụng lao động

Bộ luật lao động năm 2019 quy định trong tất cả các trường hợp trên, nội dung phương án sử dụng lao động phải đảm bảo đầy đủ những yêu cầu sau:

– Một là, danh sách, số lượng người lao động được tiếp tục làm việc hoặc người lao động được giữ lại làm việc nhưng không đủ hoặc chưa đủ trình độ chuyên môn phù hợp với vị trị công việc được sắp xếp mà được đưa đi đào tạo lại để tiếp tục sử dụng.

– Hai là, danh sách, số lượng người lao động đủ điều kiện nghỉ hưu hoặc nghỉ hưu trước tuổi theo quy định của pháp luật

– Ba là, danh sách, số lượng người lao động trong trường hợp được chuyển sang làm công việc bán thời gian, cũng có thể làm dưới hình thức cộng tác viên, khoán công việc… tùy theo hình thức tổ chức, sản xuất, kinh doanh của đơn vị sử dụng lao động.

– Bốn là, danh sách, số lượng người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động khi người sử dụng lao động không thể bố trí công việc hoặc sử dụng hết lao động.

Khi xây dựng phương án sử dụng lao động, người sử dụng lao động phải đưa ra các biện pháp để thực hiện phương án, đồng thời phải có nguồn tài chính đảm bảo để thực hiện phương án đã xây dựng.

Như vậy, phương án sử dụng lao động là một trong những yêu cầu cần thiết được đặt ra đối với người sử dụng lao động trong một số trường hợp trong quá trình quản lý, sử dụng lao động. Xây dựng phương án sử dụng lao động là thể hiện trách nhiệm của người sử dụng lao động với người lao động, với công việc của người lao động. Do đó, người sử dụng lao động nên nắm rõ trình tự, thủ tục và nội dung phương án sử dụng lao động. Thiết nghĩ, việc xây dựng phương án sử dụng lao động nên được quy định cụ thể trong nội dung của thỏa ước lao động tập thể, quy chế của doanh nghiệp hoặc trong hợp đồng lao động để tránh xảy ra sự lúng túng và tranh chấp trong quá trình thực hiện.

3. Lập phương án sử dụng lao động khi chuyển quyền sở hữu doanh nghiệp

Trách nhiệm lập phương án sử dụng lao động, tính trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm của người sử dụng lao động trong trường hợp chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp được pháp luật quy định và hướng dẫn thực hiện như sau:

Thứ nhất: Trường hợp chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, người sử dụng lao động trước đó có trách nhiệm xây dựng phương án sử dụng lao động theo quy định tại Điều 44 của Bộ luật Lao động.Theo đó bao gồm những nội dung cơ bản:

“a) Số lượng và danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng, người lao động được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng, người lao động được chuyển sang làm việc không trọn thời gian;

b) Số lượng và danh sách người lao động nghỉ hưu;

c) Số lượng và danh sách người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động;

d) Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động và các bên liên quan trong việc thực hiện phương án sử dụng lao động;

đ) Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án.”

Khi xây dựng phương án sử dụng lao động phải có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

Thứ hai: Người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động theo phương án sử dụng lao động nêu trên thì người sử dụng lao động có trách nhiệm tính trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động.

Thứ ba: Người lao động tiếp tục được sử dụng, người lao động đưa đi đào tạo lại để tiếp tục sử dụng, người lao động được chuyển sang làm việc không trọn thời gian tại doanh nghiệp sau khi chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản theo phương án sử dụng lao động, khi chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động kế tiếp có trách nhiệm tính trả trợ cấp thôi việc theo quy định tại Điều 46 hoặc trợ cấp mất việc làm theo quy định tại Điều 47 của Bộ luật Lao động đối với thời gian người lao động làm việc thực tế cho mình và trợ cấp thôi việc đối với thời gian người lao động làm việc thực tế tại doanh nghiệp trước khi chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản, kể cả thời gian làm việc tại khu vực nhà nước được tuyển dụng lần cuối vào doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản trước ngày 01 tháng 01 năm 1995.

Thứ tư: Trường hợp người sử dụng lao động của doanh nghiệp sau khi chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp tiếp tục thực hiện chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản một phần hoặc toàn bộ doanh nghiệp thì người sử dụng lao động trước và sau khi chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản có trách nhiệm thực hiện quy định nêu trên.

4. Phải xây dựng phương án sử dụng lao động khi nào?

Tôi là người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn Bảo Thiên, tôi được ban giám đốc công ty yêu cầu lập phương án sử dụng lao động nhưng tôi không rõ về vấn đề này. Mong luật sư tư vấn giúp tôi!

Luật sư tư vấn:

Trong quá trình hoạt động, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động trong một số trường hợp như sau:

• Thay đổi cơ cấu, công nghệ mà ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động;
• Trường hợp vì lý do kinh tế mà nhiều người lao động có nguy cơ mất việc làm, phải thôi việc;
• Trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp, hợp tác xã thì người sử dụng lao động kế tiếp phải chịu trách nhiệm tiếp tục sử dụng số lao động hiện có và tiến hành việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động.
• Trường hợp người sử dụng lao động kế tiếp không sử dụng hết số lao động hiện có khi tiến hành sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp, hợp tác xã.
• Trường hợp chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, thì người sử dụng lao động trước đó phải lập phương án sử dụng lao động.

Về nội dung cơ bản của phương án sử dụng lao động bạn có thể tham khảo thêm quy định tại Khoản 1 Điều 44 Bộ luật lao động năm 2019

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý rằng khi xây dựng phương án sử dụng lao động phải có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở thì việc lập và xây dựng phương án sử dụng lao động mới đúng với quy định của pháp luật.

5. Thời điểm xây dựng phương án sử dụng lao động

Nhằm giải quyết vấn đề lao động liên quan đến các trường hợp người sử dụng lao động cho nhiều người thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, vì lý do kinh tế và trong trường hợp có sự sáp nhập, hợp nhất, chia tách doanh nghiệp, hợp tác xã, chuyển quyền sở hữu hoặc quyền quản lý tài sản của doanh nghiệp thì pháp luật đã quy định về phương án sử dụng lao động tại điều 44 Bộ luật lao động.

Với các quy định về phương án sử dụng lao động thì có các điểm cần lưu ý sau:

1. Chủ thể có nghĩa vụ xây dựng phương án sử dụng lao động 

– Người sử dụng lao động trong trường hợp cho nhiều người lao động thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ sản xuất hoặc vì lý do kinh tế.

– Người sử dụng lao động kế tiếp trong trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp, hợp tác xã mà không thể sử dụng hết số lao động hiện có.

– Người sử dụng lao động hiện tại trong trường hợp chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài:1900.6568

2. Thời điểm xây dựng phương án sử dụng lao động

Thời điểm xây dựng phương án sử dụng lao động được pháp luật quy định khác nhau tùy vào từng trường hợp cụ thể:

– Đối với trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế mà người sử dụng lao động thấy khả năng phải cho nhiều người lao động thôi việc thì phải xây dựng phương án sử dụng lao động.

– Đối với trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp, hợp tác xã thì sau khi thực hiện việc sáp nhập, hợp nhất, chia , tách doanh nghiệp, hợp tác xã mà người sử dụng lao động kế tiếp không thể sử dụng hết số lao động hiện có thì phải xây dựng phương án sử dụng lao động.

– Đối với trường hợp chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp thì trước khi thực hiện chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp người lao động phải xây dựng phương án sử dụng lao động

3. Nội dung của phương án sử dụng lao động

Nội dung của phương án sử dụng lao động đã được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 44 nêu trên theo đó thì sẽ bao gồm các nội dung sau đây: Danh sách và số lượng người lao động tiếp tục được sử dụng, người lao động đưa đi đào tạo lại để tiếp tục sử dụng; Danh sách và số lượng người lao động nghỉ hưu; Danh sách và số lượng người lao động được chuyển sang làm việc không trọn thời gian; người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động; Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án.

4. Thủ tục xây dựng phương án sử dụng lao động

“Khi xây dựng phương án sử dụng lao động phải có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở” Theo quy định này thì trường hợp đơn vị sử dụng lao động đã có tổ chức công đoàn cơ sở thì tham khảo ý kiến của ban chấp hành công đoàn cơ sở, trường hợp đơn vị sử dụng lao động chưa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở thì phải tham khảo ý kiến của tổ chức công đoàn cấp trên trực tiếp của công đoàn cơ sở.