Phí vận chuyển là gì? Quy định về tính cước phí vận chuyển hàng hóa?

1. Phí vận chuyển là gì?

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, người mua hoặc người bán phải trả một khoản chi phí nhất định cho bên thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa. Khái niệm này đã trở nên quen thuộc hơn trong cuộc sống hằng ngày, mở rộng hơn đối với nhiều đối tượng khác nhau chứ không chỉ bó hẹp đối với những đối tượng trong ngành xuất nhập khẩu, doanh nghiệp,…

Ví dụ: A có địa chỉ ở thành phố X mua hàng của B có địa chỉ ở thành phố Y. Quá trình hàng hóa từ thành phố Y đến thành phố X cần phải trả một khoản phí nhất định cho dịch vụ vận chuyển, khoản phí đó gọi là phí vận chuyển hàng hóa.

Cước phí vận chuyển hàng hóa hiện nay phụ thuộc rất nhiều yếu tố của từng nơi và có thể phát sinh thêm nhiều phí khác như phí VAT, phụ xăng, phí ship hàng,… theo quy định của mỗi nơi cung cấp dịch vụ. Chi phí vận chuyển góp phần xây dựng thêm chất lượng, độ uy tín và tính an toàn trong vận chuyển hàng hóa. Thông thường, mỗi công ty, đơn vị vận tải sẽ có những phương thức, công thức tính toán cước phí vận chuyển riêng.  Chở hàng lên vùng núi địa hình hiểm trở, khó di chuyển sẽ tốn nhiều tiền hơn khi chỉ đi ở đồng bằng; hay chuyển hàng bằng máy bay cũng sẽ đắt hơn nhiều so với đường bộ;… Tuy nhiên, dù cao hay thấp, đắt hay rẻ thì tất cả các cách tính này đều cần phải phù hợp với các quy định của Pháp luật hiện hành.

Phí vận chuyển trong Tiếng Anh là “Freight Cost“.

2. Quy định về tính cước phí vận chuyển hàng hóa:

Mọi công ty vận tải hay công ty dịch vụ vận chuyển nào cũng phải tuân theo quy định về cách tính giá cước vận tải do chính phủ quy định. Đây là việc làm cần thiết để đảm bảo sự công bằng và ổn định về mặt thị trường. Điều này cũng giúp đảm bảo quyền lợi của khách hàng. Minh chứng rõ nhất về sự điều tiết về giá cước của nhà nước đó là trong những đợt cao điểm như lễ tết, nhà nước thường đưa ra quy định về mức tăng giá cước không quá bao nhiêu % để tránh tình trạng tăng giá quá đắt.

Theo Quyết định 89/2000/QĐ-BVGCP của Trưởng ban vật giá chính phủ quy định rõ mức cước được áp dụng trong việc vận chuyển hàng hóa như sau:

“Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Biểu cước vận chuyển hàng hóa bằng ôtô (Phụ lục 1) và Bản Hướng dẫn tính cước vận chuyển hàng hóa bằng ôtô (Phụ lục 2) áp dụng trong các trường hợp sau:

1. Xác định cước vận chuyển hàng hóa thanh toán từ nguồn vốn ngân sách Nhà nước. Trường hợp thực hiện cơ chế đấu thầu đối với cước vận chuyển hàng hóa thì áp dụng theo mức cước trúng thầu.

2. Xác định đơn giá trợ giá, trợ cước của từng mặt hàng đối với từng địa phương cụ thể để làm căn cứ dự toán kinh phí trợ giá, trợ cước hàng năm cho các tỉnh thực hiện chính sách miền núi theo Nghị định số 20/1998/NĐ-CP ngày 31/03/1998 của Chính phủ về phát triển thương mại miền núi, hải đảo và vùng đồng bào dân tộc;

3. Là cơ sở để các đơn vị tham khảo trong quá trình thương thảo hợp đồng cước vận chuyển hàng hóa ngoài các trường hợp nêu trên.”

Cách tính cước vận chuyển hàng hóa bằng ô tô quy định tại Điều 1 là mức cước tối đa và đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Căn cứ điều kiện khai thác và chi phí vận tải thực tế tại địa phương, Ủy ban Nhân dân các tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung Ương qui định.

Biểu cước vận chuyển hàng hóa bằng ôtô áp dụng trong phạm vi Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung Ương nhưng không được vượt mức cước tối đa qui định tại Điều 1. Trường hợp cao hơn mức cước qui định tại điều 1 phải được sự đồng ý của Ban Vật giá Chính phủ.

BIỂU CƯỚC VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA BẰNG ÔTÔ

Đối với Đơn giá cước cơ bản đối với hàng bậc 1:

(Hàng bậc 1 bao gồm: đất, cát, sỏi, đá xay, gạch các loại)

Đơn vị: Đồng/Tấn.Km

Đối với Đơn giá cước cơ bản đối với hàng bậc 2: Được tính bằng 1,1 lần cước hàng bậc 1.

Hàng bậc 2 bao gồm: Ngói, lương thực đóng bao, đá các loại ( trừ đá xay), gỗ cây, than các loại, các loại quặng, sơn các loại, tranh, tre, nứa, lá, bương, vầu, hóp, sành, sứ, các thành phẩm và bán thành phẩm bằng gỗ (cửa, tủ, bàn, ghế, chấn song…), các thành phẩm và bán thành phẩm kim loại (thanh, thỏi, dầm, tấm, lá, dây, cuộn, ống (trừ ống nước)…).

Đối với Đơn cước cơ bản đối với hàng bậc 3: được tính bằng 1,3 lần cước hàng bậc 1.

Hàng bậc 3 bao gồm: Lương thực rời, xi măng, vôi các loại, phân bón các loại (trừ phân động vật), xăng dầu, thuốc trừ sâu, trừ dịch, thuốc chống mối mọt, thuốc thú y, sách, báo, giấy viết, giống cây trồng, nông sản phẩm, các loại vật tư, máy móc, thiết bị chuyên ngành, nhựa đường, cột điện, ống nước (bằng thép, bằng nhựa).

Đối với Đơn cước cơ bản đối với hàng bậc 4: Được tính bằng 1,4 lần cước hàng bậc 1.

Hàng bậc 4 bao gồm: Nhựa nhũ tương, muối các loại, thuốc chữa bệnh, phân động vật, bùn, các loại hàng dơ bẩn, kính các loại, hàng tinh vi, hàng thủy tinh, xăng dầu chứa bằng phi.

Các trường hợp vận chuyển các mặt hàng không có tên trong danh mục 4 bậc hàng nêu trên thì chủ hàng và chủ phương tiện căn cứ vào đặc tính của mặt hàng tương đương để xếp vào bậc hàng thích hợp khi tính cước vận chuyển.

Tuy nhiên, nhằm linh hoạt, đa dạng với tình hình kinh tế, địa thế của mọi miền tổ quốc thì ban vật giá cũng quy định các trường hợp được tăng, giảm mức cước cơ bản như sau:

Thứ nhất, Cước vận chuyển hàng hóa trên một số tuyến đường khó khăn vùng cao của tỉnh miền núi, phải sử dụng phương tiện 3 cầu chạy bằng xăng được cộng thêm 30% mức cước cơ bản.

Thứ hai, Cước vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện có trọng tải từ 3 tấn trở xuống (trừ xe công nông và các loại xe tương tự) được cộng thêm 30% mức cước cơ bản.

Thứ ba, Cước vận chuyển hàng hóa kết hợp chiều về: Một chủ hàng vừa có hàng đi vừa có hàng về trong một vòng quay phương tiện được giảm 10% tiền cước của số hàng vận chuyển chiều về.

Thứ tư, Cước vận chuyển hàng bằng phương tiện có thiết bị tự xếp dỡ hàng:

– Hàng hóa vận chuyển bằng phương tiện có thiết bị tự đổ (xe ben), phương tiện có thiết bị nâng hạ (xe reo) được cộng thêm 15% mức cước cơ bản.

– Hàng hóa vận chuyển bằng phương tiện có thiết bị hút xả (xe Stec) được cộng thêm 20% mức cước cơ bản.

Thứ năm, Đối với hàng hóa chứa trong Container: Bậc hàng tính cước là hàng bậc 3 cho tất cả các loại hàng chứa trong Container. Trọng lượng tính cước là trọng tải đăng ký của Container.

Thứ sáu, Trường hợp vận chuyển hàng thiếu tải: Cước vận chuyển tính như sau:

– Nếu hàng hóa vận chuyển chỉ xếp được dưới 50% trọng tải đăng ký của phương tiện thì trọng lượng tính cước bằng 80% trọng tải đăng ký phương tiện.

– Nếu hàng hóa vận chuyển chỉ xếp được từ 50% đến 90% trọng tải đăng ký của phương tiện thì trọng lượng tính cước bằng 90% trọng tải đăng ký phương tiện.

– Nếu hàng hóa vận chuyển xếp được trên 90% trọng tải đăng ký của phương tiện thì trọng lượng tính cước bằng trọng lượng hàng hóa thực chở.

Thứ bảy, Trường hợp vận chuyển hàng quá khổ hoặc quá nặng bằng phương tiện vận tải thông thường: Cước vận chuyển được cộng thêm 20% mức cước cơ bản.

Thứ tám, Vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng phải sử dụng phương tiện vận tải đặc chủng: áp dụng Biểu cước do Bộ Giao thông Vận tải quy định.

3. Một số giải pháp để giảm phí vận chuyển cho doanh nghiệp:

Làm việc với nhiều hãng vận chuyển

Hiện nay, các công ty vận chuyển ngày càng trở nên đông đúc bởi nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác. Khi doanh nghiệp vận chuyển càng nhiều thì mức giá càng thấp hơn. Chính vì vậy hãy liên hệ với nhiều hãng vận chuyển và cố gắng thuyết phục họ để có mức giá thấp nhất, tiết kiệm tối đa chi phí.

Sử dụng bao bì đóng gói của hãng vận chuyển

Một vấn đề đặt ra là nếu sử dụng bao bì của riêng mình, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với “chi phí kích thước” tăng thêm nếu hộp đựng vượt quá kích thước quy định của hãng vận chuyển. Để tránh những phụ phí đó, hãy cân nhắc việc sử dụng bao bì đóng gói được cung cấp bởi hãng vận chuyển vì chúng không có chi phí kích thước.

Cân nhắc hãng vận chuyển địa phương

Các hãng vận chuyển địa phương phần lớn sẽ mang lại chi phí hợp lý cho phù hợp với điều kiện tại địa phương. Nhược điểm của điều này là hầu như các công ty vận chuyển địa phương có mạng lưới phân phối hạn chế, không đa dạng nên doanh nghiệp để có thể đáp ứng nhu cầu vận chuyển của mình có thể phải hợp tác với nhiều hãng vận chuyển nhỏ dẫn đến chi phí tiết kiệm trở nên vô nghĩa.

Ký hợp đồng thường niên với hãng vận chuyển

Để giúp cắt giảm chi phí vận chuyển, doanh nghiệp cân nhắc việc ký hợp đồng vận chuyển thường niên. Hãng vận chuyển có thể sẽ cung cấp một tỷ lệ chiết khấu cao hơn bình thường. Ký hợp đồng vận chuyển có tác dụng tốt nhất khi doanh nghiệp biết mình sẽ liên tục gửi đi các gói hàng hằng tháng. Đồng thời khi có phát sinh khiếu nại hoặc gặp vấn đề với đơn hàng sẽ dễ dàng đòi bồi thường từ hãng vận chuyển hơn.

Tính toán tất cả các chi phí vận chuyển trước khi thanh toán

Các đơn hàng vận chuyển có thể sẽ được cộng thêm các khoản phụ phí như: phụ phí vượt cân, phụ phí lấy hàng khu vực ngoại thành, phụ phí bảo hiểm, phụ phí kiểm hàng … Chính vì vậy, trước khi tạo đơn hàng vận chuyển hãy kiểm tra và tính toán lại thật kỹ các khoản chi phí này. Từ đó doanh nghiệp có thể thương lượng với khách hàng của mình về mức phí họ phải chịu.

Kiểm soát hàng hoàn trả

Những hàng hóa gửi đi nhưng lại được hoàn về vì bất kỳ lý do gì cũng đều gây ra tổn thất cho doanh nghiệp của bạn chẳng hạn: mất thêm phí chuyển hoàn, hàng bị lưu quá lâu trong quá trình vận chuyển dẫn đến không có hàng để bán khi người mua có nhu cầu, tổn thất về hàng hóa trong quá trình vận chuyển tăng cao…

Để tránh những vấn đề đó, doanh nghiệp có thể liên lạc với người mua trước khi hàng được giao cho bưu tá và thông báo thời gian hàng có thể được phát đến tay người nhận. Doanh nghiệp cũng nên nhắc nhở người mua thường xuyên cầm điện thoại để bưu tá khi phát hàng có thể dễ dàng liên hệ. Nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách đổi trả hàng cho người mua thì có thể đặt yêu cầu thêm khối lượng vận chuyển và thương lượng một mức chiết khấu tốt hơn để giảm phí chuyển hoàn về địa của mình. Thông thường phí chuyển hoàn sẽ thấp hơn phí vận chuyển của chiều đi từ 10 – 20%.

Đặt nhà kho ở gần khách hàng

Khi một doanh nghiệp nhỏ bắt đầu khởi nghiệp, hầu hết khách hàng có được trong thời kỳ đều là khách hàng địa phương. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn muốn mở rộng địa bàn kinh doanh, việc có thêm nhiều khách hàng ở xa là điều tất yếu. Điều đó có nghĩa là chi phí vận chuyển của bạn sẽ tăng vọt.

Nếu doanh nghiệp của bạn không thể đủ khả năng để mở thêm một kho hàng hoàn chỉnh thứ hai, hãy cân nhắc đến việc thuê một phần cơ sở vật chất từ bên cung cấp thứ ba, như các đơn vị cung cấp dịch vụ hậu cần, kho bãi, đóng gói. Đó là những gì PetFlow đã làm với kho hàng đầu tiên ở bờ biển phía Tây của họ.