Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?

1. Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?

Trước hết, căn cứ theo quy định tại Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì hóa đơn điện tử là loại hóa đơn có mã của Cơ quan thuế/không có mã của Cơ quan thuế, hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do các tổ chức và cá nhân buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập thông qua các phương tiện điện tử, hóa đơn điện tử được sử dụng để ghi nhận lại các thông tin liên quan tới hoạt động mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, trong đó bao gồm cả trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp và khả năng điều chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế. Trong đó:

– Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được xem là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi các tổ chức, cá nhân buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ gửi cho người mua;

– Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử do các tổ chức buôn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trực tiếp gửi cho người mua mà không cần phải đăng ký mã của Cơ quan thuế.

Căn cứ theo quy định tại Điều 328 của Bộ luật dân sự năm 2015 có quy định về đặt cọc. Theo đó:

– Đặt cọc là một loại hình của giao dịch dân sự, làm việc bên đặt cọc giao cho bên nhận đặt cọc một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý, hoặc vật có giá trị khác trong một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo cho quá trình giao kết hợp đồng hoặc thực hiện hợp đồng của các bên;

– Trong trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện trên thực tế thì tài sản đặt cọc sẽ được hoàn trả lại cho bên đặt cọc hoặc có thể được sử dụng để trừ trực tiếp vào nghĩa vụ trả tiền của bên đặt cọc, nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết hợp đồng hoặc thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc đó sẽ thuộc về bên nhận đặt cọc, nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết hợp đồng hoặc thực hiện hợp đồng thì bắt buộc phải trả lại cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc ban đầu và trả thêm một khoản tiền tương đương với giá trị của tài sản đặt cọc đó (tức là gấp hai lần khoản tiền đặt cọc), trừ trường hợp bên đặt cọc và bên nhận đặt cọc có thỏa thuận khác.

Theo đó, tiền đặt cọc được xem là khoản tiền được sử dụng để đảm bảo cho quá trình giao kết hợp đồng hoặc thực hiện hợp đồng của các bên trong một khoảng thời gian nhất định.

Về vấn đề xuất hóa đơn đối với khoản tiền đặt cọc, căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam, có quy định cụ thể như sau: Trong trường hợp tổ chức cung cấp dịch vụ kế toán, dịch vụ kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, tiến hành hoạt động khảo sát, thiết kế kỹ thuật, cung cấp dịch vụ tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng, các dịch vụ nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo cho quá trình thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền, các bên chưa cung cấp dịch vụ và chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ sẽ không cần phải tiến hành thủ tục xuất hóa đơn đối với khoản tiền đặt cọc hoặc khoản tiền tạm ứng được sử dụng để đảm bảo cho quá trình thực hiện hợp đồng này. Bộ tài chính trả lời Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam biết để hướng dẫn cho các Hội viên và hướng dẫn cho các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ.

Như vậy: Nhận tiền đặt cọc để đảm bảo cho quá trình thực hiện hợp đồng giữa các bên thì không cần xuất hóa đơn.

2. Cách thức hạch toán đối với khoản tiền đặt cọc:

Cách thức hạch toán đối với khoản tiền đặt cọc sẽ được thực hiện khác nhau giữa bên đặt cọc và bên nhận tiền đặt cọc. Cụ thể như sau:

Thứ nhất, cách thức hạch toán đối với khoản tiền đặt cọc của bên đặt cọc được thực hiện thông qua các tài khoản như sau:

– Khi đặt tiền đặt cọc: Nợ TK 244, Nợ TK 1386, Có TK 111, 112;

– Khi nhận lại tiền đặt cọc: Nợ TK 111, 112, Có TK 244, Có TK 1386;

– Trong trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc đó để thanh toán trực tiếp cho người bán: Nợ TK 331 (tức là các khoản chi phí phải trả cho người bán), Có TK 244, Có TK 1386.

Thứ hai, bên nhận tiền đặt cọc sẽ cần phải thực hiện thủ tục hạch toán thông qua các tài khoản như sau:

– Khi nhận tiền đặt cọc: Nợ TK 111, 112, Có TK 344, Có TK 3386;

– Khi trả lại khoản tiền đặt cọc cho bên đặt cọc: Nợ TK 344, Nợ TK 3386, Có TK 111, 112;

– Trong trường hợp các doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc có hành vi vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết ban đầu, khi đó các doanh nghiệp sẽ bị phạt vi phạm theo sự thỏa thuận mà các bên đã ghi nhận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền đặt cọc do hành vi vi phạm hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp đã ký kết, thực hiện thủ tục hạch toán thông qua các tài khoản sau: Nợ TK 344, Nợ TK 3386, Có TK 711 (tức là các thu nhập khác).

3. Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí được trừ không?

Trước hết, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, có quy định cụ thể về việc, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi phí nếu đáp ứng được đầy đủ các điều kiện như sau:

– Chi phí thực tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp;

– Chi phí có đầy đủ hóa đơn, đầy đủ chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng tử;

– Các khoản chi nếu có hóa đơn mua bán hàng hóa, hóa đơn sử dụng dịch vụ từng lần có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, trong đó đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, trong quá trình thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đồng thời, căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, có quy định về việc, các khoản tiền phạt về hành vi vi phạm hành chính, trong đó bao gồm: hành vi vi phạm luật giao thông, vi phạm quy định về chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kiểm toán và thống kê kế toán, vi phạm pháp luật về thuế, trong đó bao gồm cả các khoản tiền chậm nộp thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, các khoản tiền nộp phạt về hành vi vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật. Như vậy, pháp luật không liệt kê và không đề cập đến khoản tiền phạt do hành vi vi phạm hợp đồng kinh tế, thương mại.

Theo đó, khoản tiền đặt cọc bị mất do hành vi vi phạm hợp đồng kinh doanh thương mại, vi phạm hợp đồng kinh tế sẽ được đưa vào chi phí được trừ trong quá trình tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị thành phần hồ sơ bao gồm: Hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán, các thành phần hồ sơ khác có liên quan. Tuy nhiên cần phải lưu ý, trong hợp đồng mua bán cần phải thể hiện rõ khoản tiền đặt cọc để đảm bảo cho quá trình thực hiện hợp đồng và các trường hợp nào thì sẽ bị mất khoản tiền đặt cọc này, khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu thì doanh nghiệp có thể phải bổ sung thêm một số tài liệu và giấy tờ khác.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Bộ luật Dân sự năm 2015;

– Công văn 13675/BTC-CST của Bộ Tài chính về thời điểm phát hành hoá đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ;

– Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014, Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014, Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính;

– Công văn 2512/TCT-CS của Tổng cục Thuế về việc giới thiệu nội dung mới của Thông tư 96/2015/TT-BTC về thuế thu nhập doanh nghiệp;

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế;

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

THAM KHẢO THÊM:

• Quy định ngày xuất hoá đơn? Xuất hoá đơn trước hay sau ký biên bản thanh lý?
• Hóa đơn đỏ VAT là gì? Điều kiện được phép xuất hóa đơn đỏ?
• Xuất hóa đơn đối với hàng xuất khẩu trước hay sau lập tờ khai hải quan?