Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ

Hiện nay dưới sự phát triển của khoa học công nghệ mà việc kinh doanh và thực thi các quy định của pháp luật cũng được ứng dụng các công nghệ cụ thể như đối với lĩnh vực thuế hay sử dụng các hóa đơn và chứng từ trên thiết bị công nghệ để quản lý về hóa đơn và chứng từ này thay cho các hóa đơn và chứng từ truyền thống như trước đây. Theo đó các hóa đơn và chứng từ được lập cũng cần thực hiện đúng quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ.

Luật sư tư vấn luật qua điện thoại trực tuyến miễn phí: 1900.6568

1. Nguyên tắc lập chứng từ theo quy định của pháp luật:

Căn cứ theo quy định của pháp luật đề ra tại điều 18. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán Luật kế toán 2015 quy định cụ thể như sau:

1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.

3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

5. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Như vậy căn cứ dựa trên quy định này ta thấy pháp luật quy định rất chi tiết và cụ thể về chứng từ, thực tế cho ta thấy chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong kế toán quản trị, vì vậy chất lượng hoạt động kế toán cũng phụ thuộc nhiều vào các loại chứng từ kế toán. Hiểu được chứng từ là gì, ta thấy đây là một công việc đòi hỏi sự cẩn thận với nội dung được ghi lại kèm để đảm bảo tính hợp pháp theo đúng nghiệp vụ kinh tế.

Bên cạnh đó thì chứng từ là căn cứ pháp lý chứng minh cho toàn bộ số liệu được ghi lại trên các tài liệu kế toán. Bên cạnh đó, nó còn là căn cứ để kiểm tra nghĩa vụ thuế của tổ chức đối với nhà nước. Với những tác dụng trên, chứng từ kế toán luôn là loại tài liệu bắt buộc trong mọi giao dịch của công ty.

Việc lập chứng từ cũng là cách để ghi lại quá trình thu chi và dòng tiền của doanh nghiệp nhằm phục vụ cho khấu trừ, hoàn thuế của doanh nghiệp. Đây cũng được xem là chỉ thị nhằm truyền đạt yêu cầu của nghiệp vụ giữa các cấp trong tổ chức. Vậy nên khi lập chứng từ chúng ta nên lưu ý về các nguyên tắc đã nêu như trên đây để có thẻ thực hiện tốt nhât hoạt động này.

2. Quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ kế toán như thế nào?

2.1. Hóa đơn:

Căn cứ theo quy định tại điều 20. Hóa đơn Luật kế toán 2015 quy định cụ thể như sau:

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

2. Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hoá đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

Như vậy, theo quy định này chúng ta cũng thấy pháp luật đề ra quy định về hóa đơn theo luật kế toán đã cho thấy được quy định về thực hiện và quản lý loại hóa đơn này và cũng cho thấy tầm quan trọng của nó khi các bên tham gia vào giao dịch phải ký xác nhận dể nếu có xảy ra tranh chấp giữa các bên thì đây sẽ là bằng chứng và là cơ sở pháp lý để phân xử đúng, sai mà các bên không thể chối cãi được.

2.2. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán:

Căn cứ theo quy định tại điều 21. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán Luật kế toán 2015 quy định cụ thể như sau:

1. Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

2. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

3. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

4. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Như vậy ta thấy rằng, tùy theo từng nghiệp vụ phát sinh khác nhau mà có các Hóa đơn, chứng từ khác nhau. Có thể chỉ một Văn bản Hóa đơn, chứng từ cũng là đầy đủ cho một nghiệp vụ, và cũng có những nghiệp vụ đòi hỏi phải có nhiều loại Văn bản Hóa đơn, chứng từ đi cùng với nhau mới tạo thành một bộ chứng từ đầy đủ.

Hóa đơn, chứng từ nghĩa là một hối phiếu, một yêu cầu trả tiền, chứng từ về quyền sở hữu, chứng khoán, đầu tư, Hóa đơn, chứng thực vi phạm hoặc bất kỳ bằng chứng nào của dữ kiện, luật, quyền/ ý kiến mà khi xuất trình chúng (bằng giấy tờ hoặc phương tiện điện tử), đối với bộ phận nhân sự chứng từ có thể là phiếu đăng ký tăng ca, đơn xin nghỉ phép dài hạn, phiếu đăng ký đổi ca…

Chính vì hóa đơn, chứng từ là Văn bản thể hiện tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN nên tầm quan trọng của Hóa đơn, chứng từ là điều mà mọi doanh nghiệp phải nhận định và có công tác quản lý hiệu quả nhất.

Vì hóa đơn, chứng từ ghi nhận hoạt động kinh doanh nên một số Hóa đơn cũng có nghĩa là tiền, thậm chí quan trọng hơn tiền, bởi vì Hóa đơn tài chính nếu vượt ngoài tầm kiểm soát của Nhà nước thì còn nguy hiểm hơn cả việc làm tiền giả rất nhiều.

Người ta có thể tùy tiện nâng giá trị công trình xây dựng bằng cách đưa các Hóa đơn tài chính không phản ánh đúng thực tế để hợp thức hóa gian lận. Vì vậy, Nhà nước phải quản lý Hóa đơn, chứng từ. Việc quản lý này có ý nghĩa rất to lớn không chỉ đối với Nhà nước mà cả đối với bản thân doanh nghiệp.

 Hóa đơn, chứng từ cũng là bằng chứng chủ yếu ghi lại các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi DN giúp đưa ra các báo cáo về tình hình hoạt động một cách chuẩn xác nhất, và làm tiền đề cho những hoạch định mang tính chiến lược của doanh nghiệp đó.

Đối với người mua, hóa đơn là một bằng chứng quan trọng, thể hiện việc mình đã trả tiền để hưởng sản phẩm. Đặc biệt trong các ngành cung cấp dịch vụ như du lịch, giáo dục, y tế, thì người mua cần phải giữ kỹ hóa đơn để là một bằng chứng quan trọng trong việc mình đã đóng đầy đủ chi phí để được hưởng dịch vụ. Nếu mất hóa đơn, người mua sẽ không có quyền kiện cáo khi xảy ra các tranh chấp mâu thuẫn.

Không những thế đối với người bán, hóa đơn là một bộ phận quan trọng để xác định ngày-giờ-tháng cung cấp sản phẩm dịch vụ. Hóa đơn sẽ thể hiện những thông tin liên quan đến hai bên mua-bán nhằm ghi lại lịch sử hoạt động kinh doanh của đơn vị, cũng như là đảm bảo sự uy tín chất lượng của khách hàng. Người bán cần phải có hóa đơn để làm đối chất với người mua một khi xảy ra mâu thuẫn và tranh chấp.