Mẫu thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc

1. Mẫu thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc:

Thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc thường là văn bản do công ty Việt Nam mời đối tác nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam. Đây là một loại giấy tờ được sử dụng trong quá trình xin visa công tác nước ngoài cho các chuyên gia. Mẫu thư này chỉ được cung cấp khi cá nhân là nhân sự muốn sang nước ngoài để hợp tác và làm việc. Trên thực tế hiện nay, mỗi quốc gia sẽ có một mẫu thư mời và có quy định riêng. Trong trường hợp bạn và đối tác đã làm việc với nhau trong một thời gian dài thì bạn hoàn toàn có quyền yêu cầu đối tác của bạn gửi cho bạn mẫu thư mời công tác nước ngoài theo mẫu của quốc gia sở tại. Mẫu thư này là thành phần hồ sơ cần thiết trong quá trình xin visa công tác bởi:

• Thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc sẽ xác nhận nội dung, mục đích, thời gian công tác của cá nhân được mời;

• Thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc sẽ có giá trị chứng minh cho cơ quan thị thực là chuyến đi đó có tính chất chính thức và cá nhân được mời không có khả năng trốn ở lại với mục đích bất hợp pháp;

• Thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc thể hiện rõ địa chỉ liên hệ của đối tác tại quốc gia mời, cơ quan thị thực có thể xác minh khi cần thiết;

• Thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc là bằng chứng, chứng cứ cho thấy người xin visa có đầy đủ năng lực tài chính, kinh nghiệm chuyên môn, kinh tế để chi trả cho chuyến đi công tác.

Có thể tham khảo mẫu thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc như sau:

THƯ MỜI

(v/v mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc)

Tên công ty: …

Địa chỉ công ty: …

Số điện thoại của công ty: …

Ngày: …

Kính gửi: …

Công ty … hiện đang hoạt động trong lĩnh vực …, hiện nay do …, chúng tôi mời Ông/Bà:

Họ và tên: …

Giới tính: … Quốc tịch: …

Số hộ chiếu: …

Là một chuyên gia trong lĩnh vực … vào hỗ trợ xử lý công việc …

Ông/Bà … sẽ đến làm việc trong những ngày từ … đến ngày …

Chi phí chuyến đi sẽ được Công ty … tài trợ hoàn toàn.

Chúng tôi rất mong đợi sự có mặt của Ông/Bà … trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng!

Giám đốc

(Ký và ghi rõ họ tên)

2. Nội dung cơ bản của thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc: 

Trong quá trình làm thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc thì cần phải lưu ý một số nội dung cơ bản để thư mời bao quát được hết thông tin cần thiết. Cụ thể như sau:

(1) Đối với người được mời. Người được mời cần phải ghi đầy đủ các thông tin cơ bản như sau:

• Họ và tên đầy đủ của cá nhân;

• Ngày, tháng, năm sinh của cá nhân;

• Đại diện của công ty, chức vụ;

• Địa chỉ liên hệ và số điện thoại;

• Mối quan hệ giữa công ty gửi lời mời với người được mời, lịch sử kinh doanh giữa các bên;

• Mục đích chuyến công tác, ví dụ như: tham gia các cuộc họp, tham gia buổi hội nghị, hội thảo, đàm phán hợp đồng hoặc đào tạo kỹ năng;

• Thời gian công tác tại nước sở tại.,

• Ngày, tháng, năm thực hiện thủ tục xuất cảnh;

• Thông tin liên quan đến chỗ ở và sắp xếp tài chính và một số thông tin cơ bản khác phù hợp với quy định của pháp luật và theo sự thỏa thuận của các bên.

(2) Đối với người mời. Người mời hay còn được gọi là công ty đối tác cần phải điền một số thông tin như sau:

• Tên công ty đối tác;

• Địa chỉ liên hệ của công ty đối tác;

• Số điện thoại liên hệ của công ty đối tác;

• Địa chỉ email;

• Họ và tên, chức vụ của người viết thư mời.

3. Lưu ý khi viết thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc: 

Một số lưu ý khi viết thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc như sau:

• Giọng văn được sử dụng trong thư mời cần phải trang trọng, lịch sự. Cá nhân viết thư mời chuyên gia nước ngoài sang làm việc cần phải duy trì giọng văn trang trọng, lịch sự xuyên suốt bức thư, đảm bảo sự rõ ràng trong từng phần của thư mời. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh trường hợp sử dụng nhiều thuật ngữ phức tạp và có cách hiểu đang nghĩa;

• Về nội dung chi tiết, những tuyên bố chung chung hoặc mơ hồ hoàn toàn có thể dẫn đến sự nghi ngờ của các bên. Vì vậy hãy nêu cụ thể mục đích của chuyến thăm, mối quan hệ giữa công ty gửi lời mời và cá nhân là người được mời cũng như các chi tiết quan trọng khác để cải thiện mối quan hệ hợp tác đôi bên cùng có lợi;

• Cung cấp các loại giấy tờ, tài liệu đính kèm có liên quan. Để thư mời tăng thêm tính thuyết phục, các bên hãy cung cấp các loại giấy tờ tài liệu liên quan như bản sao hộ chiếu, bằng chứng chứng cứ cư trú, văn bản kê khai ngân hàng trong trường hợp bạn đang hỗ trợ tài chính, hành trình và lịch Trình công tác của các bên;

• Kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp. Luôn luôn đọc lại bức thư mời công tác trước khi gửi cho bên đối tác, sai sót thực tế hoàn toàn có thể dẫn đến hiểu lầm và bị từ chối cấp visa, kiểm tra lại lỗi chính tả cũng là một cách thức để giúp cho bức thư trở nên chuyên nghiệp và bảo đảm nội dung.

Đồng thời, các bên cần phải lưu ý về thành phần hồ sơ xin visa công tác cho người được mời. Bên cạnh thư mời công tác, trong quá trình làm thị thực visa công tác, các bên cần phải chuẩn bị thêm một số giấy tờ hồ sơ để cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Mỗi cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại quốc gia sở tại sẽ yêu cầu một bộ hồ sơ khác nhau tuy nhiên thông thường đều bao gồm những yếu tố cơ bản như sau:

• Thông tin cá nhân;

• Văn bản, giấy tờ chứng minh khả năng kinh tế tài chính;

• Chứng minh mục đích của chuyến đi;

• Chứng minh công việc.

Với loại visa công tác thì phần chứng minh công việc cần được chú trọng và các loại giấy tờ, tài liệu phải phù hợp. Tài liệu để chứng minh công việc cần bao gồm thông tin của công ty tại Việt Nam và thông tin của công ty mời sang công tác, đặc biệt cần phải có xác nhận về việc ai là người chi trả chi phí cho toàn bộ chuyến công tác đó. Trong quá trình xin visa công tác nước ngoài, cần phải tham khảo một số kinh nghiệm của các bên có liên quan. Xin visa công tác nước ngoài được xem là một quy trình khá phức tạp, đòi hỏi người xin visa phải chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt hồ sơ và kinh nghiệm. Có thể tham khảo một số kinh nghiệm quý báo mà chúng tôi rút ra sau nhiều lần thực hiện thủ tục xin visa công tác như sau:

• Cần phải tìm hiểu kỹ quy trình, trình tự, thủ tục, yêu cầu hồ sơ. Trước khi bắt đầu làm hồ sơ yêu cầu xin visa trên thực tế, cá nhân nên tìm hiểu kỹ quy trình xin visa, danh mục thành phần hồ sơ cần phải chuẩn bị của đại sứ quán, lãnh sự quán quốc gia sở tại, điều này giúp cho cá nhân hoàn toàn có thể tránh trường hợp bỏ lỡ thông tin quan trọng trong thành phần hồ sơ;

• Chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ theo đúng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ bắt buộc phải được lập đầy đủ, chính xác theo mẫu, đúng yêu cầu quy định. Đặc biệt là thư mời công tác, hợp đồng lao động và các loại giấy tờ, tài liệu chứng minh tài chính;

• Lên lịch trước khi đi làm hồ sơ. Cá nhân nên đặt lịch hẹn trước, điều này sẽ giúp cho cá nhân hoàn toàn có thể tránh khỏi tình trạng phải xếp hàng nơi đông người và tránh lãng phí thời gian, đồng thời tránh tình huống hết giờ làm việc và không kịp nộp hồ sơ yêu cầu.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
• Điều kiện thuê lao động nước ngoài? Thủ tục sử dụng lao động nước ngoài?
• Quy định về tuyển dụng, sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam