Mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng

1. Mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng là gì?

Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu theo quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 (đã hết hiệu lực)

Theo quy định của Luật đấu thầu năm 2013 mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng là một hình thức mẫu thư được lập ra để ghi chép về việc chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng. Mẫu nêu rõ căn cứ quy định pháp luật, nội dung quy định trong hợp đồng, nội dung chấp thuận, thông tin hồ sơ dự thầu… Mẫu được ban hành theo Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT (đã hết hiệu lực)

Theo quy định tại Mục 39 Chương 1 Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT Quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành, việc thông báo chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng khi đấu thầu mua sắm hàng hoá được quy định như sau:

Đồng thời với văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu, Bên mời thầu gửi thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng, bao gồm cả yêu cầu về biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng, thời gian hoàn thiện, ký kết hợp đồng theo quy định tại Mẫu số 18 Chương VIII – Biểu mẫu hợp đồng cho nhà thầu trúng thầu với điều kiện nhà thầu đã được xác minh là đủ năng lực để thực hiện tốt hợp đồng. Thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng là một phần của hồ sơ hợp đồng. Trường hợp nhà thầu trúng thầu không đến hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc không nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo thời hạn nêu trong thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng thì nhà thầu sẽ bị loại và không được nhận lại bảo đảm dự thầu theo quy định tại điểm đ Mục 19.5 CDNT.

Còn mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng được hiểu đơn giản là: mẫu thư được lập ra để ghi chép về việc chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng, mẫu nêu rõ nội dung chấp thuận, thông tin hồ sơ dự thầu…

Mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng là mẫu thư được lập ra để ghi chép về việc chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng, mẫu nêu rõ nội dung chấp thuận, thông tin hồ sơ dự thầu…

2. Mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng: 

THƯ CHẤP THUẬN HỒ SƠ DỰ THẦU VÀ TRAO HỢP ĐỒNG

____, ngày ____ tháng ____ năm ____

Kính gửi: [ghi tên và địa chỉ của Nhà thầu trúng thầu, sau đây gọi tắt là “Nhà thầu”]

Về việc: Thông báo chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng.

Căn cứ Quyết định số___ ngày___ tháng___năm___ của Chủ đầu tư [ghi tên Chủ đầu tư, sau đây gọi tắt là “Chủ đầu tư”] về việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu [ghi tên, số hiệu gói thầu], Bên mời thầu [ghi tên Bên mời thầu, sau đây gọi tắt là “Bên mời thầu”] xin thông báo Chủ đầu tư đã chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng cho Nhà thầu để thực hiện gói thầu [ghi tên, số hiệu gói thầu. Trường hợp gói thầu chia thành nhiều phần độc lập thì ghi tên, số hiệu của phần mà Nhà thầu được công nhận trúng thầu] với giá hợp đồng là ____ [ghi giá trúng thầu trong quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu] với thời gian thực hiện hợp đồng là ____[ghi thời gian thực hiện hợp đồng trong quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu].

Đề nghị đại diện hợp pháp của Nhà thầu tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng với Chủ đầu tư, Bên mời thầu theo kế hoạch như sau:

– Thời gian hoàn thiện hợp đồng: [ghi thời gian hoàn thiện hợp đồng], tại địa điểm [ghi địa điểm hoàn thiện hợp đồng];

– Thời gian ký kết hợp đồng: [ghi thời gian ký kết hợp đồng]; tại địa điểm [ghi địa điểm ký kết hợp đồng], gửi kèm theo Dự thảo hợp đồng.

Đề nghị Nhà thầu thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo Mẫu số 22 Chương VIII – Biểu mẫu hợp đồng của Hồ sơ mời thầu với số tiền ___ và thời gian hiệu lực___[ghi số tiền và thời gian có hiệu lực theo quy định tại Mục 5 Chương VII – Điều kiện cụ thể của hợp đồng của Hồ sơ mời thầu].

Văn bản này là một phần không tách rời của hồ sơ hợp đồng. Sau khi nhận được văn bản này, Nhà thầu phải có văn bản chấp thuận đến hoàn thiện, ký kết hợp đồng và thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo yêu cầu nêu trên, trong đó Nhà thầu phải cam kết năng lực hiện tại của nhà thầu vẫn đáp ứng yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu. Chủ đầu tư sẽ từ chối hoàn thiện, ký kết hợp đồng với Nhà thầu trong trường hợp phát hiện năng lực hiện tại của Nhà thầu không đáp ứng yêu cầu thực hiện gói thầu.

Nếu đến ngày___ tháng___năm___ [căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu để quy định thời hạn cuối cùng cho việc thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng, hoàn thiện, ký kết hợp đồng nhưng không muộn hơn 28 ngày, kể từ ngày phát hành văn bản thông báo chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng] mà Nhà thầu không tiến hành hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc từ chối hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc không thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo các yêu cầu nêu trên thì Nhà thầu sẽ bị loại và không được nhận lại bảo đảm dự thầu.

Đại diện hợp pháp của Bên mời thầu

[ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu]

3. Hướng dẫn làm mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng:

Đối với một mẫu thư nói chung và mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng nói riêng thường gồm các nội dung cơ bản như sau:

+ Tên tiêu đề thư: Thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng;

+ Địa danh, ngày tháng năm lập thư;

+ Kính gửi: Là nơi sẽ nhận thư;

+ Về việc: Tức là nội dung chính của thư để người nhận có thể nắm được mục đích thư;

+ Căn cứ theo văn bản: Cơ sở để lập thư này;

+ Nội dung thư: Về việc chấp thuận hồ sơ dự thầu của nhà dự thầu nào đó;

+ Các đề nghị liên quan để chuẩn bị đủ hồ sơ và ký hợp đồng;

+ Xác định hiệu lực của thư;

+ Đại diện ký ghi rõ họ tên, chức danh.

4. Thủ tục chấp nhận dự thầu:

1. Thủ tục	Gửi thư chấp thuận hồ sơ dự thầu (HSDT) và trao hợp đồng
Trình tự thực hiện	– Đồng thời với thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu, bên mời thầu gửi thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng, trong đó có nội dung yêu cầu về biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng, thời gian hoàn thiện, ký kết hợp đồng cho nhà thầu trúng thầu với điều kiện nhà thầu đã được xác minh là đủ năng lực để thực hiện tốt hợp đồng. – Trường hợp nhà thầu trúng thầu không đến hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc không nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo thời hạn nêu trong thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng thì nhà thầu sẽ bị loại và không được nhận lại bảo đảm dự thầu.
Cách thức thực hiện	– Thông qua hệ thống bưu chính.
Thành phần hồ sơ	– Thư thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng.
Số lượng hồ sơ	01 bản gốc.
Thời hạn giải quyết	Đồng thời với thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu .
Cơ quan thực hiện	Bên mời thầu. Bên mời thầu ở đây là các Ban quản lý dự án của tỉnh; các đơn vị chức năng của tỉnh được giao nhiệm vụ hoặc được thành lập; là các tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp được lựa chọn để thực hiện các nhiệm vụ của bên mời thầu …
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính	Tổ chức, cá nhân.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính	Thư chấp thuận HSDT và trao hợp đồng.
Lệ phí	Không có.
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai	Thư chấp thuận HSDT và trao hợp đồng theo Mẫu số 23, Chương VIII, Phần 3 theo Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT Quy định chi tiết lập Hồ sơ mời thầu xây lắp.
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính	Không có.
Căn cứ pháp lý	– Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013; – Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu theo Luật Xây dựng; – Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT ngày 06/5/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết lập Hồ sơ mời thầu xây lắp;

Trên đây là thông tin chúng tôi cung cấp về nội dung mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng mới nhất và các thông tin pháp lý khác dưa trên quy định của pháp luật hiện hành.