Mẫu thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả lại lệnh thanh toán

1. Mẫu thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả lại lệnh thanh toán là gì?

Lệnh thanh toán là một trong những nội dung đặc trưng nhất trong hoạt động thanh toán điện tử liên ngân hàng. Trước hết, theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, thanh toán điện tử liên ngân hàng (viết tắt là TTLNH) là quá trình xử lý các giao dịch thanh toán liên ngân hàng kể từ khi khởi tạo Lệnh thanh toán cho tới khi hoàn tất thực hiện Lệnh thanh toán, được thực hiện qua mạng máy tính. Tính chất “liên ngân hàng” ở đây được hiểu là sự kết hợp giữa các thành viên bao gồm: Ngân hàng Nhà nước, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, Kho bạc Nhà nước Trung ương tham gia Hệ thống thanh toán liên ngân hàng.

Lệnh thanh toán theo giải thích tại Khoản 5, Điều 2, VBHN số 03 là một tin điện sử dụng để thực hiện một giao dịch thanh toán trong Hệ thống thanh toán liên ngân hàng. Quá trình sử dụng lệnh thanh toán là mối quan hệ giữa người phát lệnh, người nhận lệnh (khách hàng); đơn vị khởi tạo lệnh và đơn vị nhận lệnh thanh toán; người khởi tạo, người duyệt và người kiểm soát lệnh thanh toán. Một lệnh thanh toán được cho là hợp lệ khi đảm bảo được các nội dung hay nói cách khác là phải được kiểm tra về các thông tin: loại và khuôn dạng của các dữ liệu; tính hợp lệ (có thẩm quyền) của người lập lệnh, người kiểm soát lệnh, người duyệt lệnh; ngày, tháng, năm; tính duy nhất; các yếu tố bắt buộc đối với Lệnh thanh toán; mã xác nhận tin điện, mã đơn vị tham gia, mã thiết bị sử dụng đầu cuối và mã người duyệt.

Có thể chia lệnh thanh toán căn cứ vào các tiêu chí khác nhau:

Căn cứ vào nơi ghi nợ của của tài khoản khách hàng mở tại đâu? thì lệnh thành toán được chia thành: (1) Lệnh thanh toán Có là Lệnh thanh toán của đơn vị khởi tạo lệnh nhằm ghi Nợ tài khoản của khách hàng mở tại đơn vị khởi tạo lệnh một khoản tiền xác định và ghi Có tài khoản của khách hàng mở tại đơn vị nhận lệnh khoản tiền đó. (2) Lệnh thanh toán Nợ là Lệnh thanh toán của đơn vị khởi tạo lệnh nhằm ghi Nợ tài khoản của khách hàng mở tại đơn vị nhận lệnh một khoản tiền xác định và ghi Có tài khoản của khách hàng mở tại đơn vị khởi tạo lệnh khoản tiền đó.

Căn cứ vào giá trị, có thể chia: (1) Lệnh thanh toán giá trị thấp là Lệnh thanh toán bằng Đồng Việt Nam có giá trị nhỏ hơn 500.000.000 VND (Năm trăm triệu đồng), sử dụng dịch vụ thanh toán giá trị thấp. (2) Lệnh thanh toán giá trị cao là Lệnh thanh toán bằng Đồng Việt Nam sử dụng dịch vụ thanh toán giá trị cao.

Thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả lại lệnh thanh toán là văn bản do đơn vị nhận lệnh thanh toán lập nhằm từ chối yêu cầu hoàn trả lại lệnh thanh toán trong một số trường hợp.

Thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả lại lệnh thanh toán được dùng làm căn cứ để đơn vị nhận lệnh hợp thức hóa hoạt động của mình, thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, việc thông báo nhằm đảm bảo cho đơn vị khởi tạo, khách hàng nắm bắt được thông tin và điều chỉnh hành vi sao cho phù hợp, hơn nữa thông báo còn nhằm hạn chế tình trạng vi phạm pháp luật trong trường hợp tiếp tục thực hiện lệnh thanh toán khi có căn cứ phải hoàn trả.

Quy định về thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả lại lênh thanh toán được quy định rời rạc, lẻ tẻ trong văn bản hợp nhất số 03 của Ngân hàng nhà nước, điển hình:

Thứ nhất, quy định về hủy và hoàn trả Lệnh thanh toán tại các thành viên và đơn vị thành viên, trong đó quy định về chứng từ hoàn trả lệnh thanh toán, bao gồm có : “Thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán: đơn vị nhận lệnh lập để từ chối Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có do không thu hồi được tiền từ khách hàng.”

Thứ hai, xử lý sai sót tại đơn vị nhận lệnh trong trường hợp phát sinh do thành viên, đơn vị thành viên. Đối với Lệnh thanh toán Có bị sai thừa: “Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được nơi cư trú, thì đơn vị nhận lệnh phải là đơn vị đầu mối phối hợp với đơn vị khởi tạo lệnh, chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như công an, tòa án, v.v… để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì đơn vị nhận lệnh được từ chối Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có; lập Thông báo từ chối Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có, ghi rõ lý do từ chối; gửi trả lại đơn vị khởi tạo lệnh (số tiền thu hồi được nếu có); đồng thời ghi xuất sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có chưa được thực hiện.”

Thứ ba, hủy và hoàn trả Lệnh thanh toán theo yêu cầu của khách hàng. Xử lý tại đơn vị nhận lệnh: “

Khi nhận được Yêu cầu hoàn trả (đối với Lệnh thanh toán Có), hoặc Lệnh hủy (đối với Lệnh thanh toán Nợ) của đơn vị khởi tạo lệnh, đơn vị nhận lệnh phải kiểm tra tính hợp lệ của Yêu cầu hoàn trả (hoặc Lệnh hủy) và đối chiếu Yêu cầu hoàn trả (hoặc Lệnh hủy) với Lệnh thanh toán đã nhận được và xử lý theo thủ tục hoàn trả.

a) Nếu phát hiện Yêu cầu hoàn trả có sai sót, đơn vị nhận lệnh lập Thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có theo quy định (Mẫu số TTLNH-07) ghi rõ lý do từ chối gửi trả lại đơn vị khởi tạo lệnh; nếu Lệnh hủy có sai sót, đơn vị nhận lệnh xử lý như đối với Lệnh thanh toán Có đến bị sai sót;”

 Nếu Lệnh thanh toán đến đã được thực hiện tại đơn vị nhận lệnh:

+ Đối với Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có đến: “Đối với Yêu cầu hoàn trả không được sự chấp thuận chuyển trả của khách hàng theo quy định trên thì đơn vị nhận lệnh lập Thông báo từ chối Yêu cầu hoàn trả có ghi rõ lý do gửi lại đơn vị khởi tạo lệnh”

Như vậy, có thể thấy rằng thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả lệnh thanh toán chỉ áp dụng đối với Lệnh thanh toán Có.

2. Mẫu thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả lại lệnh thanh toán:

THANH TOÁN ĐIỆN TỬ LIÊN NGÂN HÀNG

——-

THÔNG BÁO

TỪ CHỐI YÊU CẦU HOÀN TRẢ LỆNH THANH TOÁN

Loại đồng tiền:…….(1)……

Số hiệu giao dịch:                                       Ngày, giờ lập:

Ngân hàng gửi lệnh: (2)

Lý do

Các thông tin của giao dịch gốc

Số hiệu giao dịch:                           Ngày giao dịch:                  Ngày, giờ lập:

Ngân hàng gửi: (3)

Ngân hàng nhận:

Người phát lệnh: (4)

Địa chỉ:

Tài khoản:

Tại ngân hàng:

Người nhận lệnh: (5)

Địa chỉ:

Tài khoản:

Tại ngân hàng:

Số tiền bằng số: (6)

Số tiền bằng chữ:

KẾ TOÁN

KIỂM SOÁT

CHỦ TÀI KHOẢN

3. Hướng dẫn mẫu thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả lại lệnh thanh toán:

(1) Có thể là đồng Việt Nam hoặc ngoại tệ (ngoại tệ phải ghi rõ là loại gì)

(2) Là thành viên hoặc đơn vị thành viên thay mặt cho khách hàng lập và xử lý Lệnh thanh toán (đi).

Người lập lệnh thực hiện khởi tạo Lệnh thanh toán qua các bước sau:

– Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ giao dịch thanh toán của khách hàng;

– Xác định, phân loại Lệnh thanh toán để xử lý;

– Đối chiếu, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng;

– Nhập các thông tin cơ bản sau: Đơn vị khởi tạo lệnh (tên, mã ngân hàng), số tiền, tên, địa chỉ, tài khoản (nếu có), số chứng minh nhân dân hoặc số căn cước công dân hoặc số hộ chiếu của người phát lệnh hoặc mã số doanh nghiệp (đối với Người phát lệnh là doanh nghiệp), đơn vị phục vụ người phát lệnh, đơn vị nhận lệnh (tên, mã ngân hàng), tên, địa chỉ, tài khoản (nếu có), số chứng minh nhân dân hoặc số căn cước công dân hoặc số hộ chiếu, ngày cấp và nơi cấp chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người nhận lệnh, đơn vị phục vụ người nhận lệnh, nội dung chuyển tiền và các nội dung khác liên quan đến giao dịch trên thị trường liên ngân hàng, giao dịch nộp ngân sách Nhà nước, giao dịch mua bán trái phiếu Chính phủ và các loại giao dịch khác (nếu có) theo Mẫu số TTLNH-04;

– Kiểm soát lại các dữ liệu đã nhập và ký chữ ký điện tử vào Lệnh thanh toán;

– Ký trên chứng từ, chuyển chứng từ và dữ liệu đã nhập cho người kiểm soát lệnh;

(3) Là thành viên hoặc đơn vị thành viên thay mặt khách hàng nhận và xử lý Lệnh thanh toán (đến).

(4)  Người phát lệnh là một tổ chức hoặc cá nhân yêu cầu thành viên, đơn vị thành viên tạo lập Lệnh thanh toán.

(5)  Người nhận lệnh là một tổ chức hoặc cá nhân nhận Lệnh thanh toán thông qua thành viên, đơn vị thành viên.

(6) Ghi đúng số tiền bằng chữ và bằng số gắn với loại đồng tiền (có thể viết thêm mục quy đổi).

Cơ sở pháp lý:

Văn bản hợp nhất 03/VBHN-NHNN năm 2018 về hợp nhất Thông tư quy định về quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Thanh toán điện tử liên ngân hàng Quốc gia