Tạm giữ giấy tờ khi lập biên bản vi phạm là điều bắt buộc đối với các hành vi vi phạm có giấy tờ liên quan, việc tạm giữ giấy tờ này cần thực hiện thông báo tạm giữ giấy tờ đến cho cá nhân, tổ chức vi phạm. Vậy mẫu thông báo tạm giữ giấy tờ có nội dung và hình thức như thế nào, cách thức soạn thảo mẫu văn bản này ra sao?
Mục lục bài viết
1. Mẫu thông báo tạm giữ giấy tờ là gì?
Mẫu thông báo tạm giữ giấy tờ (MTBTGGT) là văn bản dó cơ quan có thẩm quyền ban hành bao gồm các nội dung: các căn cứ, các văn bản pháp luật làm căn cứ ra thông báo tạm giữ giấy tờ, thông tin của bên bị tạm giữ, nếu là cá nhân thì bao gồm họ và tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, quốc tịch, nghề nghiệp, nơi ở hiện tại, số định danh cá nhân/CMND/CCCD/Hộ chiếu; nếu là tổ chức thì bao gồm tên tổ chức, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp, số GCN đăng ký đầu tư/doanh nghiệp hoặc GP thành lập/đăng ký hoạt động, ngày cấp, nơi cấp, người đại diện theo pháp luật, chức danh; giấy tờ bị tạm giữ và lý do bị tạm giữ.
Mục đích của mẫu thông báo tạm giữ giấy tờ (MTBTGGT): khi các cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính thì cơ quan có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính sẽ có thẩm quyền tạm giữ giấy tờ để xác minh, do đó cơ quan này sẽ ra thông báp này nhằm mục đích thông báo đến cá nhân, tổ chức vi phạm về việc tạm giữ giấy tờ.
2. Mẫu thông báo tạm giữ giấy tờ (MTBTGGT):
MTBTGGT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN THÔNG BÁO(1)
——-
Số: ……/TB-TGGT
……..(2)…….., ngày … tháng … năm …….
THÔNG BÁO
Về việc tạm giữ giấy tờ*
Kính gửi: (3)………
Căn cứ Điều 125 Luật Xử lý vi phạm hành chính;
Để đảm bảo thi hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính số …/QĐ-XPVPHC ngày …./…./… của(4) ….., (5) … đã tiến hành tạm giữ giấy tờ của:
1. <Họ và tên>: …… Giới tính: ……
Ngày, tháng, năm sinh: …../…../…… Quốc tịch: …
Nghề nghiệp: ……
Nơi ở hiện tại: ……
Số định danh cá nhân/CMND/CCCD/Hộ chiếu: ……; ngày cấp: …./…../….; nơi cấp: …
1. <Tên tổ chức>: ……
Địa chỉ trụ sở chính: …
Mã số doanh nghiệp: …
Số GCN đăng ký đầu tư/doanh nghiệp hoặc GP thành lập/đăng ký hoạt động: …….
Ngày cấp: …./…./……; nơi cấp: …
Người đại diện theo pháp luật(6): …Giới tính: …
Chức danh(7): …
2. Giấy tờ bị tạm giữ gồm(8): …
3. Lý do tạm giữ: Ông (bà)/Tổ chức: ….. đã có hành vi vi phạm hành chính(9): …
Quy định tại(10): …
Ông (bà)/Tổ chức … được nhận lại giấy tờ bị tạm giữ sau khi thi hành xong Quyết định xử phạt vi phạm hành chính. Vậy xin thông báo để ông (bà)/Quý cơ quan, tổ chức biết./.
NGƯỜI RA THÔNG BÁO(11)
(Ký, đóng dấu)
(Ghi rõ cấp bậc, họ tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo thông báo tạm giữ giấy tờ:
* Mẫu này dùng để thông báo về việc tạm giữ giấy tờ theo quy định tại Điều 125 Luật Xử lý vi phạm hành chính.
Người soạn thảo Mẫu thông báo tạm giữ giấy tờ phải đảm bảo đầy đủ về nội dung và hình thức cho văn bản nhằm thể hiện một mẫu thông báo chính xác và có hiệu lực.
Theo đó về hình thức mẫu thông báo, người soạn thảo cần đáp ứng về các lưu ý soạn thảo sau:
Góc trái trên cùng của văn bản: Ghi tên cơ quan chủ quản có thẩm quyền ra thông báo;
Góc phải trên cùng của văn bản: Là vị trí đặt quốc hiệu và tiêu ngữ; quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” phải được viết in hoa, bôi đậm; tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” viết in thường, bôi đậm.
Phía dưới quốc hiệu tiêu ngữ là ngày tháng năm thực hiện mẫu thông báo tạm giữ giấy tờ, cần ghi chính xác thời gian này;
Chính giữa văn bản là Mẫu thông báo tạm giữ giấy tờ;
Về nội dung mẫu thông báo: các căn cứ ra thông báo tạm giữ giấy tờ, nội dung thông báo tạm giữ giấy tờ và trách nhiệm của các chủ thể liên quan về thông báo tạm giữ giấy tờ.
Hướng dẫn soạn thảo chi tiết:
(1) Ghi tên cơ quan thông báo.
(2) Ghi địa danh theo hướng dẫn về thể thức của Bộ Nội vụ.
(3) Ghi tên cá nhân/tổ chức nhận thông báo.
(4) Ghi chức vụ và cơ quan, đơn vị của người ra quyết định tạm giữ giấy tờ.
(5) Ghi tên cơ quan tạm giữ giấy tờ.
(6) Ghi họ và tên của người đại diện theo pháp luật nếu là công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần; ghi họ và tên của chủ doanh nghiệp nếu là doanh nghiệp tư nhân; ghi họ và tên của người đứng đầu tổ chức không phải là doanh nghiệp.
(7) Ghi chức danh của người đại diện theo pháp luật nếu là công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần; ghi chức danh chủ doanh nghiệp nếu là doanh nghiệp, tư nhân; ghi chức danh của người đứng đầu tổ chức không phải là doanh nghiệp.
(8) Ghi rõ những loại giấy tờ bị tạm giữ.
(9) Ghi tóm tắt hành vi vi phạm.
(10) Ghi điểm, khoản, điều, tên của nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính được áp dụng.
(11) Ghi chức vụ người thông báo./.
4. Những quy định liên quan đến thông báo tạm giữ giấy tờ:
Tạm giữ tang vật, phương tiện, giấy phép, chứng chỉ hành nghề theo thủ tục hành chính được quy định cụ thể tại Điều 125 Luật xử lý vi phạm hành chính 2012 như sau:
– Các trường hợp tạm giữ giấy tờ:
Việc tạm giữ tang vật, phương tiện, giấy phép, chứng chỉ hành nghề theo thủ tục hành chính chỉ được áp dụng trong trường hợp thật cần thiết sau đây:
+ Để xác minh tình tiết vi phạm và có căn cứ cho rằng nếu không tạm giữ thì không có căn cứ ra quyết định xử phạt. Trường hợp tạm giữ để định giá tang vật vi phạm hành chính làm căn cứ xác định khung tiền phạt, thẩm quyền xử phạt thì áp dụng thời hạn tạm giữ không quá 24 giờ để Hội Đồng định giá xác định giá.
+ Để ngăn chặn ngay hành vi vi phạm hành chính mà có quan có thẩm quyền có căn cứ cho rằng nếu không tạm giữ thì sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho xã hội;
+ Để bảo đảm thi hành quyết định xử phạt theo quy định chỉ áp dụng hình thức phạt tiền đối với cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính.
– Thời hạn chấm dứt việc tạm giữ: Việc tạm giữ tang vật, phương tiện nêu trên phải được chấm dứt ngay sau khi xác minh được tình tiết làm căn cứ quyết định xử phạt, hành vi vi phạm không còn gây nguy hiểm cho xã hội hoặc quyết định xử phạt được thi hành. Những giấy tờ đã tạm giữ sẽ được trả lại cho chủ sở hữu.
Trường hợp chủ thể vi phạm được nộp tiền phạt nhiều lần thì sau khi nộp tiền phạt lần đầu thì người vi phạm được nhận lại tang vật, phương tiện bị tạm giữ mà không cần phải nộp hết các lần mới được nhận lại giấy tờ.
– Việc tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính, giấy phép, chứng chỉ hành nghề khi có một trong các căn cứ được thực hiện như sau:
+ Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính đang giải quyết vụ việc lập biên bản tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm hành chính, giấy phép, chứng chỉ hành nghề. Về yêu cầu đối với biên bản như sau: Biên bản phải ghi rõ tên, số lượng, chủng loại, tình trạng của tang vật, phương tiện vi phạm hành chính, giấy phép, chứng chỉ hành nghề bị tạm giữ và phải có chữ ký của người thực hiện việc tạm giữ, người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm để xác nhận quá trình lập biên bản và nội dung biên bản là chính xác. trường hợp không có chữ ký của người vi phạm thì phải có chữ ký của ít nhất 01 người chứng kiến. Theo nguyên tắc lập biên bản thì biên bản phải được lập thành 02 bản, giao cho người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm 01 bản.
+ Trách nhiệm của người lập biên bản tạm giữ: người lập biên bản phải báo cáo người có thẩm quyền tạm giữ về tang vật, phương tiện vi phạm hành chính, giấy phép, chứng chỉ hành nghề đã tạm giữ để xem xét ra quyết định tạm giữ (Trong thời hạn 24 giờ, kể từ khi lập biên bản). Quyết định tạm giữ sau khi được ban hành phải được giao cho người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm 01 bản.
Trường hợp cơ quan có thẩm quyền sau khi xem xét biên bản và không ra quyết định tạm giữ thì phải trả lại ngay tang vật, phương tiện vi phạm hành chính, giấy phép, chứng chỉ hành nghề.
Người lập biên bản tạm giữ, người ra quyết định tạm giữ có trách nhiệm bảo quản tang vật, phương tiện vi phạm hành chính, giấy phép, chứng chỉ hành nghề không bị mất mát, hư hỏng để trả lại cho chủ thể vi phạm khi hết thời hạn tạm giữ.
Trong trường hợp các tang vật, phương tiện vi phạm hành chính, giấy phép, chứng chỉ hành nghề bị mất, bán trái quy định, đánh tráo hoặc hư hỏng, mất linh kiện, thay thế trong quá trình tạm giữ thì người ra quyết định tạm giữ phải chịu trách nhiệm bồi thường và bị xử lý theo quy định của pháp luật khi để xảy ra trách nhiệm này.
Cơ sở pháp lý:
– Luật xử lý vi phạm hành chính 2012.
