Mẫu thông báo danh sách người được bầu, bổ nhiệm thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát

1. Mẫu thông báo danh sách người được bầu, bổ nhiệm thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát là gì?

Ban kiểm soát trong công ty cổ phần là bộ phận có chức năng giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao…

Mẫu thông báo danh sách người được bầu, bổ nhiệm thành viên hội đồng quản trị là mẫu bản thông báo được lập ra để thông báo về danh sách người được bầu, bổ nhiệm thành viên hội đồng quản trị. Mẫu nêu rõ nội dung thông báo, thông tin danh sách người được bổ nhiệm…

Mẫu thông báo danh sách người được bầu, bổ nhiệm thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát được lập ra để thông báo về danh sách người được bầu, bổ nhiệm thành viên hội đồng quản trị để mọi người được biết về thành viên hội đồng quản trị. Việc bầu, bổ nhiệm thành viên hội đồng quản trị là một trong những việc rất quan trọng của công ty để có một cơ quan, ban điều hành công ty một cách hiểu quả và tốt nhất để công ty ngày càng phát triển.

2. Mẫu thông báo danh sách người được bầu, bổ nhiệm thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

THÔNG BÁO

Danh sách những người được bầu, bổ nhiệm làm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc (Giám đốc)

Kính gửi:…….

Căn cứ Danh sách dự kiến những người được bầu, bổ nhiệm làm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc (Giám đốc) đã được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận tại văn bản số… ngày…….., tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đã thực hiện các thủ tục bầu, bổ nhiệm nhân sự theo đúng quy định của pháp luật.

Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài xin thông báo Ngân hàng Nhà nước kết quả của việc bầu, bổ nhiệm nhân sự như sau:

1. Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên (nhiệm kỳ….)

a) Kết quả bầu, bổ nhiệm nhân sự:

STT	Họ và tên	Chức danh được bầu, bổ nhiệm (1)	Tỷ lệ biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông (đối với tổ chức tín dụng là công ty cổ phần)	Nghị quyết/Quyết định bầu, bổ nhiệm nhân sự (*)

b) Cơ cấu Hội đồng quản trị theo quy định tại Điều 62 Luật Các tổ chức tín dụng (áp dụng đối với tổ chức tín dụng là công ty cổ phần), trong đó nêu rõ thành viên độc lập, thành viên là/không phải là người điều hành tổ chức tín dụng, các thành viên Hội đồng quản trị là người có liên quan.

2. Ban kiểm soát (nhiệm kỳ…)

a) Kết quả bầu, bổ nhiệm nhân sự:

STT	Họ và tên	Chức danh được bầu, bổ nhiệm (2)	Tỷ lệ biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông (đối với tổ chức tín dụng là công ty cổ phần)	Nghị quyết/Quyết định bầu, bổ nhiệm nhân sự (*)

b) Cơ cấu Ban Kiểm soát theo quy định tại Điều 44 Luật Các tổ chức tín dụng, trong đó nêu rõ thành viên chuyên trách/thành viên không chuyên trách của Ban kiểm soát.

3. Tổng Giám đốc (Giám đốc):

STT            Họ và tên                                  Quyết định bổ nhiệm ^(*)

1

…..

.., ngày… tháng… năm…..

Người đại diện hợp pháp của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Hướng dẫn soạn thảo mẫu thông báo danh sách người được bầu, bổ nhiệm thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát:

1. Nêu rõ chức danh Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng quản trị độc lập.

2. Nêu rõ chức danh Trưởng ban, thành viên Ban kiểm soát (chuyên trách/không chuyên trách).

(*) Nêu rõ loại văn bản, số, ngày ban hành, ngày hiệu lực của văn bản kèm bản sao của văn bản đó.

(Ngoài những nội dung tối thiểu nêu trên, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài có thể bổ sung các nội dung khác nếu thấy cần thiết)

3. Một số quy định về bầu, bổ nhiệm thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát:

3.1. Kiểm soát viên trong Ban kiểm soát phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn và điều kiện sau:

– Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;

– Không phải là vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác;

– Không được giữ các chức vụ quản lý công ty; không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;

– Các tiêu chuẩn và điều kiện khác theo quy định khác của pháp luật có liên quan và Điều lệ công ty.

Đối với công ty cổ phần do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ thì Kiểm soát viên phải là kiểm toán viên hoặc kế toán viên.

3.2. Cơ cấu tổ chức của Ban kiểm soát của công ty cổ phần:

– Đại hội đồng cổ đông có thẩm quyền bầu bổ nhiệm các thành viên (Kiểm soát viên) của Ban kiểm soát;

– Ban kiểm soát của công ty có từ 03 đến 05 thành viên, với nhiệm kỳ không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số thành viên thường trú ở Việt Nam;

– Các Kiểm soát viên bầu một người trong số họ làm Trưởng Ban kiểm soát theo nguyên tắc đa số. Trưởng Ban kiểm soát phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp và phải làm việc chuyên trách tại công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tiêu chuẩn khác cao hơn.

Trường hợp Kiểm soát viên có cùng thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Kiểm soát viên đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ cho đến khi Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ.

3.3. Thủ tục bầu Kiểm soát viên trong Ban kiểm soát:

Cổ đông hoặc nhóm cổ đông phải sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có các quyền đề cử người vào Ban kiểm soát.

Cách thức thực hiện việc đề cử người vào Ban kiểm soát:

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc đề cử người vào Ban kiểm soát được thực hiện như sau:

– Các cổ đông phổ thông hợp thành nhóm để đề cử người vào Ban kiểm soát phải thông báo về việc họp nhóm cho các cổ đông dự họp biết trước khi khai mạc Đại hội đồng cổ đông;

– Căn cứ số lượng thành viên Ban kiểm soát theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông mà cổ đông hoặc nhóm cổ đông được quyền đề cử một hoặc một số người (đáp ứng đủ điều kiện đề cử nêu trên) làm ứng cử viên Ban kiểm soát.

Trường hợp số ứng cử viên được cổ đông hoặc nhóm cổ đông đề cử thấp hơn số ứng cử viên mà họ được quyền đề cử theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông thì số ứng cử viên còn lại do Hội đồng quản trị và các cổ đông khác đề cử.

Hồ sơ ứng cử thành viên tham gia Ban kiểm soát phải được gửi đến Ban tổ chức Đại hội đồng cổ đông trước ngày tổ chức Đại hội để Ban tổ chức có đủ thời gian kiểm tra, đưa vào danh sách bầu cử cũng như chuẩn bị trước công tác kiểm phiếu biểu quyết, bầu cử tại đại hội, thời gian gửi trước hồ sơ cụ thể do công ty tự quy định.

Phương thức thông qua việc đề cử người vào Ban kiểm soát:

Đại hội đồng cổ đông tiến hành bầu Kiểm soát viên trong  Ban kiểm soát. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác, việc biểu quyết bầu Kiểm soát viên Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu.

Việc thông qua và chốt danh sách Kiểm soát viên Ban kiểm soát có hiệu lực từ sau khi có Biên bản kiểm phiếu bầu Kiểm soát viên Ban kiểm soát.

Nguyên tắc trúng cử:

– Người trúng cử Kiểm soát viên Ban kiểm soát được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty.

– Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty.

Cơ sở pháp lý:

– Quyết định 161a/QĐ-NHNN năm 2019 công bố thủ tục hành chính mới, thay thế, bị bãi bỏ lĩnh vực thành lập và hoạt động ngân hàng thực hiện tại bộ phận một cửa thuộc phạm vi chức năng quản lý của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.