Mẫu đơn xin mượn hồ sơ và hướng dẫn soạn thảo chi tiết

1. Mẫu đơn xin mượn hồ sơ là gì?

“Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Hồ sơ học sinh, sinh viên là hệ thống tài liệu tổng hợp về học sinh, sinh viên, phản ánh những thông tin thiết yếu về học sinh, sinh viên dùng để quản lý quá trình học tập, sinh hoạt, rèn luyện của học sinh, sinh viên. Hồ sơ học sinh, sinh viên gồm có hồ sơ của từng học sinh, sinh viên và hồ sơ thống kê tổng hợp về tình hình học sinh, sinh viên;

Mẫu đơn xin mượn hồ sơ là mẫu đơn nêu rõ thông tin người muốn mượn hồ sơ kèm nội dung xin mượn hồ sơ, lý do xin mượn hò sơ và thời hạn mượn hồ sơ

Mẫu đơn xin mượn hồ sơ là mẫu đơn lập ra để người có công việc liên quan đến các giấy tờ được lưu trữ trong hồ sơ muốn mượn hồ sơ để giải quyết công việc gửi lên đơn vị lưu trữ hồ sơ với mục đích là để xin mượn hồ sơ phục vụ cho công việc

2. Đơn xin mượn hồ sơ:

Nội dung cơ bản của mẫu đơn xin mượn hồ sơ như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————————

ĐƠN XIN MƯỢN HỒ SƠ

Kính gửi: PHÒNG CÔNG TÁC HỌC SINH, SINH VIÊN

Tên em là:……

Ngày sinh:……

Lớp:…… Khóa:…….

Khoa/Viện:……

Lý do mượn hồ sơ:…….

Ngày trả:……

Em làm đơn này kính mong Quý Phòng xem xét và đồng ý cho em mượn hồ sơ.

Em xin chân thành cảm ơn!

Nhận đơn ngày……../……./20….

CÁN BỘ NHẬN ĐƠN

(Ký, ghi rõ họ tên)

Ý KIẾN CỦA PHÒNG CT HỌC SINH, SINH VIÊN

……, ngày……tháng …..năm….

SINH VIÊN

(Ký, ghi rõ họ tên)

PHỤ HUYNH SINH VIÊN

(Ký, ghi rõ họ tên)

Ghi chú: Khi nộp đơn mượn hồ sơ, sinh viên cần phải nộp kèm theo sổ hộ khẩu gốc.

3. Hướng dẫn soạn đơn xin mượn hồ sơ:

– Tên mẫu đơn: Đơn xin mượn hồ sơ

– Thông tin học sinh, sinh viên: Họ tên, năm sinh, khóa học, lớp học, chuyên ngành,…

– Lý do mượn hồ sơ

– Thười gian trả hồ sơ

– Ký tên xác nhận của: cán bộ nhận đơn, ý kiến của phòng công tác sinh viên, phụ huynh sinh viên, người làm đơn

4. Quy định về hồ sơ sinh viên:

Căn cứ vào Quyết định số 58/2007/QĐ-BGDĐT ban hành quy định về hồ sơ học sinh, sinh viên như sau:

Hồ sơ khi nhập trường

Hồ sơ khi nhập trường của học sinh, sinh viên gồm có:

– Học bạ trung học phổ thông, trung cấp chuyên nghiệp (THPT, TCCN);

– Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT, TCCN tạm thời đối với những người trúng tuyển ngay trong năm tốt nghiệp hoặc bằng tốt nghiệp THPT, TCCN đối với những người đã tốt nghiệp các năm trước;

– Giấy khai sinh (hoặc bản sao hợp lệ);

– Giấy tờ chứng nhận chế độ ưu tiên (hoặc bản sao hợp lệ) của các đối tượng được cấp học bổng, trợ cấp và miễn giảm học phí theo quy định tại khoản 3, Điều 33, Nghị định số 75/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng 8 năm 2006 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật giáo dục;

– Giấy báo trúng tuyển của trường;

– Giấy chứng nhận sức khỏe;

– Lý lịch  học sinh, sinh viên (mẫu quy định tại Phụ lục I kèm theo);

– Thẻ học sinh, sinh viên (mẫu quy định kèm theo).

Hồ sơ theo dõi quá trình học tập, rèn luyện

Hồ sơ theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên gồm có các nội dung sau:

– Kết quả học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên bao gồm cả điểm học tập, điểm kiểm tra thi kết thúc môn học, kết quả thi bảo vệ đồ án, khoá luận tốt nghiệp và điểm rèn luyện theo học kỳ, năm học, khóa học;

– Hình thức khen thưởng mà học sinh, sinh viên đạt được trong học tập, nghiên cứu khoa học và tham gia các phong trào;

– Hình thức kỷ luật và trách nhiệm pháp lý khác mà học sinh, sinh viên bị áp dụng trong và ngoài trường;

– Những thay đổi của học sinh, sinh viên như chuyển ngành, chuyển trường, lưu ban, ngừng học, thôi học.

– Việc vay vốn tín dụng của học sinh, sinh viên;

– Tình hình đi làm thêm của học sinh, sinh viên thông qua sự giới thiệu của các đơn vị trong trường;

– Địa chỉ nội trú và việc chấp hành quy định của học sinh, sinh viên nội trú (đối với các học sinh, sinh viên ở nội trú);

– Địa chỉ ngoại trú và việc chấp hành quy định của địa phương đối với học sinh, sinh viên ngoại trú;

– Việc đóng học phí của học sinh, sinh viên;

– Việc hưởng học bổng khuyến khích học tập, học bổng chính sách, trợ cấp xã hội của học sinh, sinh viên.

Hồ sơ tốt nghiệp

Hồ sơ tốt nghiệp của học sinh, sinh viên bao gồm các loại giấy tờ quy định tại Điều 4 và các khoản 1, 2, 3 Điều 5 của văn bản này.

Hình thức hồ sơ

Hồ sơ dưới dạng văn bản

Hồ sơ học sinh, sinh viên với các nội dung quy định tại Điều 4 và Điều 5 của văn bản này được quản lý dưới dạng văn bản theo mẫu quy định.

Hồ sơ điện tử

– Các nội dung quy định tại khoản 7 Điều 4 và Điều 5 của văn bản này được quản lý bằng hồ sơ điện tử;

– Hồ sơ điện tử quản lý học sinh, sinh viên được xây dựng trên cơ sở sử dụng phông chữ Unicode “thành” sử dụng bộ mã chữ tiếng Việt theo quy định và đảm bảo dễ dàng chạy trên môi trường mạng LAN, WAN và Internet, tích hợp, kết nối với vuhssv@moet.gov.vn – Bộ Giáo dục và Đào tạo;

– Việc xây dựng, sử dụng bảng mã và các vấn đề kỹ thuật cụ thể thực hiện theo quy định tại Phụ lục II kèm theo.

Thủ tục mượn hồ sơ

Trình tự thực hiện:

Bước 1. Đơn vị/cá nhân làm giấy đề nghị mượn hồ sơ tài liệu trình Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt.

Bước 2. Nhân viên lưu trữ Công ty điền các thông tin theo mẫu BM.QyĐ.003.05C.P1; đơn vị/cá nhân mượn hồ sơ, tài liệu ký xác nhận.

Cách thực hiện

Đơn vị/cá nhân giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ của Công ty điền các thông tin theo các mẫu trên; bên giao, bên nhận ký xác nhận.

Thành phần/số lượng hồ sơ

– Thành phần hồ sơ:

+ Sổ theo dõi mượn – trả hồ sơ, tài liệu;

+ Giấy đề nghị mượn hồ sơ, tài liệu được Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt.

– Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Trách nhiệm của cơ sở giáo dục

– Lập hồ sơ cho từng học sinh, sinh viên với các nội dung quy định tại Điều 4 và Điều 5 của văn bản này;

– Quản lý, bổ sung, lưu trữ hồ sơ theo quy định;

– Tổng hợp tình hình học sinh, sinh viên và thực hiện việc báo cáo theo quy định tại Điều 12 của văn bản này;

– Bố trí cán bộ có trách nhiệm, có nghiệp vụ về công nghệ thông tin phụ trách công tác hồ sơ học sinh, sinh viên;

– Xây dựng phần mềm quản lý học sinh, sinh viên trên cơ sở quy định tại văn bản này và những đặc thù của trường;

– Trang bị phương tiện, bố trí kinh phí thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên.

5. Một số quy định khác về hồ sơ:

Căn cứ vào Luật khám bệnh, chữa bệnh 2009, Điều 59 quy định về Hồ sơ bệnh án như sau:

1. Hồ sơ bệnh án là tài liệu y học, y tế và pháp lý; mỗi người bệnh chỉ có một hồ sơ bệnh án trong mỗi lần khám bệnh, chữa bệnh tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.

2. Việc lập hồ sơ bệnh án được quy định như sau:

a) Người bệnh điều trị nội trú và ngoại trú trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đều phải được lập hồ sơ bệnh án;

b) Hồ sơ bệnh án được lập bằng giấy hoặc bản điện tử và phải được ghi rõ, đầy đủ các mục có trong hồ sơ bệnh án;

c) Hồ sơ bệnh án bao gồm các tài liệu, thông tin liên quan đến người bệnh và quá trình khám bệnh, chữa bệnh;

3.Việc lưu trữ hồ sơ bệnh án được quy định như sau:

a) Hồ sơ bệnh án được lưu trữ theo các cấp độ mật của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;

b) Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú được lưu trữ ít nhất 10 năm; hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt được lưu trữ ít nhất 15 năm; hồ sơ bệnh án đối với người bệnh tâm thần, người bệnh tử vong được lưu trữ ít nhất 20 năm;

c) Trường hợp lưu trữ hồ sơ bệnh án bằng bản điện tử, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh phải có bản sao dự phòng và thực hiện theo các chế độ lưu trữ quy định tại điểm a và điểm b khoản  này.

4. Người đứng đầu cơ sở khám bệnh, chữa bệnh quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ bệnh án trong các trường hợp sau đây:

a) Sinh viên thực tập, nghiên cứu viên, người hành nghề trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được mượn hồ sơ bệnh án tại chỗ để đọc hoặc sao chép phục vụ cho việc nghiên cứu hoặc công tác chuyên môn kỹ thuật;

b) Đại diện cơ quan quản lý nhà nước về y tế trực tiếp quản lý cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ quan điều tra, viện kiểm sát, tòa án, thanh tra chuyên ngành y tế, cơ quan bảo hiểm, tổ chức giám định pháp y, pháp y tâm thần, luật sư được mượn hồ sơ bệnh án tại chỗ để đọc hoặc sao chép phục vụ nhiệm vụ được giao theo thẩm quyền cho phép;

c) Người bệnh hoặc người đại diện của người bệnh được nhận bản tóm tắt hồ sơ bệnh án theo quy định tại khoản 1 Điều 11 của Luật này.

5.Các đối tượng quy định tại khoản 4 Điều này khi sử dụng thông tin trong hồ sơ bệnh án phải giữ bí mật và chỉ được sử dụng đúng mục đích như đã đề nghị với người đứng đầu cơ sở khám bệnh, chữa bệnh..