Trong quá trình thực hiện hợp đồng liên quan đến vấn đề thanh toán các khoản tiền, không phải lúc nào bên thanh toán cũng thanh toán đúng hạn, đúng số tiền như trong thỏa thuận ban đầu giữa các bên. Dưới đây Luật Dương Gia xin giới thiệu một số mẫu văn bản thông dụng trong việc yêu cầu thanh toán.
Mục lục bài viết
1. Mẫu công văn đề nghị thanh toán:
Tải về công văn đề nghị thanh toán
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————————-
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày …. tháng …. năm ……
(V/v đề nghị thanh toán)
Kính gửi:…….
Họ và tên người đề nghị: …
Số giấy giới thiệu, CMND:…
Bộ phận công tác:…
Số tiền đề nghị thanh toán:…
Bằng chữ:..
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Ngân hàng Mở L/C
Thời hạn thanh toán:….. /…… /…..
Tên dự án/hợp đồng: …
Mã dự án:….
Trả cho đơn vị:…
Số tài khoản:….
Tại Ngân hàng:….
Nội dung thanh toán:…
Kèm theo ….chứng từ.
Mong quý cơ quan …; hoặc ông, bà …… sớm trả lời cho chúng tôi được biết.
Xin chân thành cám ơn!
LÃNH ĐẠO CÔNG TY NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
2. Mẫu biên bản đề nghị thanh toán:
Tải về biên bản đề nghị thanh toán
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————————-
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày …. tháng …. năm ……
V/v đề nghị thanh toán
BIÊN BẢN
Thời gian bắt đầu…
Địa điểm…
Thành phần tham dự…
Chủ trì (chủ tọa):…
Thư ký (người ghi biên bản):….
Nội dung: Về việc đề nghị ……thanh toán.
Cụ thể: ….
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng ….. năm …… ./.
THƯ KÝ CHỦ TỌA
Nơi nhận:
…
3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán:
Tải về giấy đề nghị thanh toán
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————-
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày…tháng….năm ….
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Họ và tên người đề nghị: …
Số giấy GT, CMT: …
Bộ phận công tác:….
Số tiền đề nghị thanh toán:….
Bằng chữ:…
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Ngân hàng Mở L/C
Thời hạn thanh toán:… /…. /..
Tên dự án/hợp đồng: ….
Mã dự án:…
Trả cho đơn vị:…
Số tài khoản:….
Tại Ngân hàng:….
Nội dung thanh toán: ….
Kèm theo…… chứng từ.
LÃNH ĐẠO CÔNG TY NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
4. Mẫu giấy yêu cầu thanh toán công nợ:
Tải về giấy yêu cầu thanh toán công nợ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————–
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày …. tháng …. năm …….
GIẤY YÊU CẦU THANH TOÁN CÔNG NỢ
Kính gửi: Công Ty …
– Căn cứ hợp đồng kinh tế số: … ngày …, Phụ lục hợp đồng: … ngày … giữa Công ty … và Công …..
– Căn cứ Biên bản ….
– Căn cứ biên bản thanh lý hợp đồng ngày: …
– Căn cứ …
Công Ty …. chân thành cảm ơn sự quan tâm hợp tác tốt đẹp của Quý Công Ty trong thời gian qua.
Thực hiện hợp đồng kinh tế số: ………. ngày ……., được ký giữa Công ty ……….. và Công Ty . …… về việc: ….Chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ quy định tại điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….
Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều …), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán …% giá trị hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.
Theo thanh lý và nghiệm thu (…..) quý công ty đã thanh toán chậm ….ngày (… tháng … ngày) so với tiến độ quy định tại Hợp đồng này.
Vậy, chúng tôi kính đề nghị Công ty….. thanh toán công nợ theo đúng quy định tại
Điều …
Hợp đồng kinh tế số: ……
Ký ngày ….. cụ thể:
Số tiền còn phải thanh toán là: ………đồng.
Bằng chữ: …………………….
Tên tài khoản: Công Ty…………
Số tài khoản: …. Tại: Ngân hàng ……….., chi nhánh …
Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan và có thông tin phản hồi lại cho chúng tôi về việc thanh toán số tiền trên.
Trân trọng!
Công ty…
Giám đốc
5. Hướng dẫn cách viết đề nghị thanh toán công nợ:
Giấy đề nghị thanh toán phải đáp ứng được các tiêu chuẩn, điều kiện tiên quyết là cần phải đủ nội dung, chuẩn về hình thức trình bày.
Về phần hình thức, giấy đề nghị thanh toán phải đáp ứng đủ các yêu cầu về văn phong, ngôn ngữ như:
– Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính tả, dùng từ, đặt câu. Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt.
– Hình thức trình bày phải đầy đủ các nội dung, trình bày đúng kiểu cách văn bản.
– Nội dung chính của mẫu tài liệu này cần rõ ràng, đầy đủ nhằm đáp ứng yêu cầu chung của một văn bản pháp luật thông thường
Về nội dung, tùy từng trường hợp mà có nhiều mẫu khác nhau; tuy nhiên, nhìn chung đều sẽ có những nội dung chính như sau:
– Tên đơn vị, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán.
– Họ tên, bộ phận đang làm việc của cá nhân đề nghị thanh toán.
-Nội dung chính của biểu mẫu là các tài liệu có liên quan đến việc thanh toán.
– Ghi rõ tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng cả số và chữ để làm căn cứ thanh toán.
– Số lượng chứng từ gốc nộp kèm và nộp hóa đơn chứng từ hoặc bản sao hóa đơn.
– Góc trên bên trái của Giấy đề nghị thanh toán ghi rõ tên đơn vị, bộ phận. Giấy đề nghị thanh toán do người đề nghị thanh toán viết 1 liên và ghi rõ gửi giám đốc doanh nghiệp (Hoặc người xét duyệt chi).
– Người đề nghị thanh toán phải ghi rõ họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền đề nghị thanh toán (Viết bằng số và bằng chữ).
– Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung đề nghị thanh toán.
– Giấy đề nghị thanh toán phải ghi rõ số lượng chứng từ gốc đính kèm.
– Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc doanh nghiệp (Hoặc người được ủy quyền) duyệt chi. Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
6. Trách nhiệm lập Giấy đề nghị thanh toán thuộc về ai?
Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc người chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán.
Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc/Tổng Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) duyệt chi.
Căn cứ quyết định của người có thẩm quyền duyệt chi, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
