Mẫu biên bản xác nhận thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật

1. Biên bản xác nhận thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật là gì?

Thiết bị lưu khóa bí mật được hiểu là  là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của thuê bao. Thiết bị lưu khóa bí mật con dấu phải được cất giữ an toàn tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

Như vậy, biên bản xác nhận thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật là văn bản do cơ quan, tổ chức quản lý thiết bị lưu khóa bị mất lập khi bị thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật.

Biên bản xác nhận thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật được dùng để ghi nhận lại sự việc bị thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật, gửi lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xác nhận sự kiện này. Trong biên bản xác nhận thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật nêu lên những thông tin về cơ quan, tổ chức, người trực tiếp quản lý thiết bị lưu khóa bí mật, các thông tin về thiết bị lưu khóa bí mật bị thất lạc,…

2. Mẫu biên bản xác nhận thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật:

Mẫu biên bản xác nhận thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật được ban hành theo Thông tư 185/2019/TT-BQP của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ngày 04 tháng 12 năm 2019 Hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

BIÊN BẢN XÁC NHẬN THẤT LẠC THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT

Kính gửi: Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin, Ban Cơ yếu Chính phủ.

Hôm nay, ngày….tháng…năm 20…

Tại: …

Chúng tôi gồm:

I. Đại diện cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp:

1. Họ và tên: …

2. Chức vụ: …

3. Cơ quan, tổ chức công tác: ……

4. Địa chỉ: …

II. Người quản lý Thiết bị lưu khóa bí mật:

1. Họ và tên: ……

2. Ngày sinh: …

3. Số CMND/CCCD/Hộ chiếu:….Ngày cấp:…Nơi cấp: ….

4. Cơ quan, tổ chức công tác: …

5. Số điện thoại di động: …

Chúng tôi xác nhận việc Ông (bà): …

Đã làm thất lạc Thiết bị lưu khóa bí mật có thông tin như sau:

– Tên chứng thư số (1): …

– Số hiệu chứng thư số: …

– Số hiệu Thiết bị lưu khóa bí mật: …

– Địa chỉ thư điện tử công vụ (2): …

– Lý do thất lạc: …

Chúng tôi cam đoan những thông tin trên là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thất lạc Thiết bị lưu khóa bí mật nêu trên.

Người quản lý Thiết bị lưu khóa bí mật

(Ký và ghi rõ họ tên)

Người đứng đầu

Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

3. Hướng dẫn viết biên bản xác nhận thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật:

Trong biên bản cung cấp về ngày, tháng, năm và địa chỉ nơi lập biên bản.

Phần họ tên của đại diện cơ quan trực tiếp quản lý và người trực tiếp quản lý thì ghi theo Giấy khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân của họ.

Phần cơ quan, tổ chức công tác ghi tên cơ quan, tổ chức mà họ đang công tác. Phần địa chỉ ghi địa chỉ chi tiết của cơ quan, tổ chức mà họ đang công tác.

Phần chức vụ ghi tên chức vụ mà họ đang đảm nhiệm.

Trong phần thông tin của người trực tiếp quản lý thiết bị lưu khóa bí mật thì  cung cấp thông tin về ngày sinh theo Giấy Khai sinh/ Chứng minh nhân dân; cung cấp các thông tin về chứng minh nhân dân như số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp,…

Phần (1) Tên cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức hoặc thiết bị, dịch vụ, phần mềm đã đăng ký trong đề nghị cấp chứng thư số.

Ghi số hiệu chứng thư, số hiệu thiết bị lưu khóa bị mất

(2) Địa chỉ thư điện tử của thuê bao đã đăng ký trong đề nghị cấp chứng thư số.

– Ghi chi tiết lý do thất lạc

4. Quy định pháp luật về thiết bị lưu khóa bí mật:

Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư quy định về hoạt động quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư như sau:

“Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.”

“Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

….2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.”

Như vậy, có thể thấy việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư được thực hiện rất nghiêm ngặt, chặt chẽ.

Theo quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ- CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, thì 

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp chứng thư số, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, tổ chức tạo cặp khóa, tạo chứng thư số, bảo đảm thiết bị lưu khóa bí mật cho thuê bao. Thông báo thời gian, địa điểm tiếp nhận thiết bị lưu khóa bí mật cho cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp thuê bao. Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp thuê bao có trách nhiệm tiếp nhận thiết bị lưu khóa bí mật từ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ. Sau khi bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật cho thuê bao, cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp gửi đề nghị thời điểm có hiệu lực của chứng thư số về tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ. (Khoản 2, khoản 3 Điều 62 của Nghị định)

Thiết bị lưu khóa bí mật phải được quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành. Không được dùng các công cụ, chương trình hay bất cứ hình thức nào khác làm thay đổi dữ liệu hoặc làm hư hỏng thiết bị lưu khóa bí mật. (Điều 74)

Và trong trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật bị thất lạc, thì phải tiến hành thu hồi chứng thư số (Khoản 1 Điều 68).

Về quy trình thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật sau khi chứng thư số hết hạn sử dụng hoặc chứng thư số bị thu hồi như sau:

–  Thuê bao phải có trách nhiệm bàn giao lại thiết bị lưu khóa bí mật cho cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp khi chứng thư số hết hạn sử dụng hoặc bị thu hồi chứng thư số.

– Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp thuê bao có trách nhiệm thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật trong trường hợp thuê bao là cá nhân nghỉ hưu, thôi việc, từ trần hoặc thuê bao là cơ quan, tổ chức giải thể bàn giao cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.

– Quy trình thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày thu hồi chứng thư số, cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp có trách nhiệm thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật của chứng thư số hết hạn sử dụng hoặc chứng thư số bị thu hồi, bàn giao cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; Quá trình giao, nhận thiết bị lưu khóa bí mật phải lập biên bản. (Điều 71)

Trong Thông tư số 185/2019/TT-BQP của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng  hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ quy định về các hoạt động liên quan đến thiết bị lưu khóa bí mật như sau:

Về hoạt động gửi, nhận thiết bị lưu khóa bí mật thì tại Điều 6 của Thông tư quy định: Gửi, nhận thiết bị lưu khóa bí mật giữa thuê bao, cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp, Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin được thực hiện bằng phương thức trực tiếp, thông qua tổ chức cơ yếu hoặc thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Thu hồi chứng thư số, thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật của Thông tư hướng dẫn chi tiết Nghị định số 130/2018/NĐ- CP  về trình tự thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật như sau:

– Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp có trách nhiệm thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật của chứng thư số hết hạn sử dụng hoặc chứng thư số bị thu hồi, bàn giao cho Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin. Biên bản giao, nhận thiết bị lưu khóa bí mật sau khi chứng thư số hết hạn sử dụng hoặc chứng thư số bị thu hồi theo Mẫu 14 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này;

– Trong trường hợp thiết bị lưu khóa bí mật bị thất lạc, cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp phải lập biên bản xác nhận theo Mẫu 15 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này gửi ngay về Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.