Để nhằm mục đích làm rõ vấn đề tài chính giữa các bên khi tham gia đối tác thì khi các khoản nợ phát sinh nhiều lần, qua lại lẫn nhau, các bên thường lập bản xác nhận công nợ để đối trừ công nợ cho nhau và xác nhận các khoản nợ còn tính đến thời điểm xác nhận công nợ.
Mục lục bài viết
- 1 1. Mẫu biên bản xác nhận công nợ dành cho công ty:
- 2 2. Mẫu biên bản bàn giao công nợ:
- 3 3. Mẫu biên bản xác nhận công nợ dành cho cá nhân:
- 4 4. Công nợ là gì? Các loại công nợ:
- 5 5. Cách thực hiện xác nhận công nợ:
- 6 6. Khi nào cần xác nhận công nợ và sử dụng biên bản xác nhận công nợ?
- 7 7. Viết Biên bản xác nhận công nợ cần lưu ý gì?
1. Mẫu biên bản xác nhận công nợ dành cho công ty:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
——————
………., ngày…tháng…năm….
BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ
– Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa;
– Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên;
– Căn cứ …………
Hôm nay, ngày…. tháng……năm…. tại trụ sở Công ty …….…., chúng tôi gồm có:
Bên A: CÔNG TY…..
Địa chỉ: ……..
Điện thoại: …………… Fax: ……..
Đại diện: ………. Chức vụ: ……….
Bên B: CÔNG TY…….
Địa chỉ: ……
Điện thoại: ……………….. Fax: …..
Đại diện: …….. Chức vụ: ……….
Cùng nhau xác nhận công nợ cụ thể như sau:
Công nợ đầu kỳ: ………………. đồng (Theo Biên bản số …….. ngày ……. tháng …. năm ….)
Số phát sinh trong kỳ:
| STT | Tên sản phẩm | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 | |||||
| …. | |||||
| Tổng: ……………………………………… | |||||
Số tiền bên A đã thanh toán: ………….. đồng
Kết luận: Tính đến ngày ………tháng……..năm….. bên A còn nợ bên B số tiền là: …………….đồng (bằng chữ: …………….)
Biên bản này dược lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
2. Mẫu biên bản bàn giao công nợ:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc
——————
………., ngày…tháng…năm….
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG NỢ
Hôm nay, …..giờ….. ngày … tháng … năm …., tại địa chỉ ………., chúng tôi gồm:
A. ĐẠI DIỆN CÁC PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN NHẬN BÀN GIAO
1. Ông/bà:….Chức vụ:………
2. Ông/bà:…….Chức vụ:………
3. Ông/bà:…….Chức vụ:…
B. NGƯỜI BÀN GIAO
Ông/bà:……….Chức vụ:…
Đã cùng tiến hành bàn giao công nợ với nội dung như sau:
| STT | Nội dung | Người nhận bàn giao | Ghi chú |
Biên bản bàn giao kết thúc vào hồi …. giờ ….. cùng ngày. Các bên tham gia cùng nhất trí với nội dung bàn giao trên.
Biên bản bàn giao này được lập thành … bản có giá trị pháp lý như nhau, người bàn giao giữ 01 bản, người nhận bàn giao giữ 01 bản, công ty ………… giữ 01 bản.
CHỮ KÝ NHỮNG NGƯỜI THAM GIA BUỔI BÀN GIAO
3. Mẫu biên bản xác nhận công nợ dành cho cá nhân:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————–
BIÊN BẢN XÁC NHẬN NỢ
Hôm nay, ngày … tháng … năm… tại……….., chúng tôi gồm:
1. BÊN A: Ông………\Số CMND:…..
Điện thoại:…
Email:…..
Chỗ ở hiện nay:….
2. BÊN B: Ông.…………
Số CMND:………
Điện thoại:………
Email:………
Chỗ ở hiện nay:………
Cùng thống nhất ký kết Bản thoản thuận với những điều, khoản sau:
Điều 1: Thỏa thuận xác nhận nợ:
Qua đối chiếu xác nhận, hai bên thống nhất xác nhận tính đến ngày … tháng… năm… Bên B nợ Bên A tổng số tiền là:………….VNĐ (bằng chữ:…………….), trong đó:
– Nợ gốc:……..…. VNĐ;
– Lãi: ……………… VNĐ.
Điều 2: Cam kết của Bên A:
– Bên A sẽ tạo điều kiện tốt nhất để Bên B có thể hoàn thành nghĩa vụ đã cam kết.
– Xóa bỏ nghĩa vụ trả nợ sau khi Bên A thực hiện xong nghĩa vụ thanh toán như đã cam kết.
Điều 3: Cam kết của Bên B:
– Bên B cam kết thanh toán cả nợ gốc và lãi trước ngày… tháng… năm…
– Nếu Bên B chậm trả theo thỏa thuận thì sẽ chịu trách nhiệm đối với số tiền chậm trả tương ứng với mức lãi suất là …%/ngày.
Điều 4: Điều khoản chung:
– Biên bản này có hiệu lực kể từ thời điểm kí kết.
– Biên bản được sao thành hai bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ một bản.
Bên A | Bên B |
4. Công nợ là gì? Các loại công nợ:
Khi doanh nghiệp có những phát sinh về nghiệp vụ như mua, bán sản phẩm hàng hoá, dịch vụ,… hoặc phát sinh thanh toán tiền trong một kỳ với một cá nhân/tổ chức khác, đối với số tiền còn lại nợ sang kỳ sau thì số tiền còn lại nợ sang kỳ sau ấy được gọi là công nợ.
Có thể hiểu theo quy định của pháp luật rằng công nợ là một loại nghĩa vụ dân sự mà các bên có nghĩa vụ phải thanh toán cho nhau số tiền chưa thanh toán.
Công nợ hiện nay có thể chia thành 2 loại:
– Công nợ phải thu: bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền,…
Các khoản công nợ phải thu bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền, hay các khoản đầu tư tài chính. Kế toán công nợ cần theo dõi theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt và cần phân loại nhóm đối tượng nhằm kiểm soát công nợ hiệu quả (đối tượng nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên…)
– Công nợ phải trả: bao gồm khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền.
Các khoản công nợ phải trả bao gồm khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Cũng giống như công nợ phải thu, kế toán cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng.
5. Cách thực hiện xác nhận công nợ:
Biên bản xác nhận công nợ là một trong các loại văn bản rất quen thuộc đối với các công ty hoạt động buôn bán. Mẫu biên bản xác nhận công nợ là mẫu biên bản được sử dụng tại các cơ quan và áp dụng cho các cá nhân còn công nợ chưa thanh toán. Việc xác nhận công nợ sẽ đảm bảo tính minh bạch cho các khoản vay chưa thanh toán giữa cá nhân với doanh nghiệp, để tránh các thắc mắc và sai sót về sau.
– Biên bản xác nhận công nợ, biên bản bàn giao công nợ đều phải được lập đầy đủ và chính xác các thông tin.
– Biên bản chỉ có giá trị pháp lý khi đại diện hợp pháp của các bên được nêu trong biên bản ký, đóng dấu trên biên bản.
– Một lưu ý quan trọng trong Biên bản xác nhận công nợ là phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền (kèm theo giấy ủy quyền) và đóng dấu công ty thì mới đảm bảo giá trị pháp lý.
6. Khi nào cần xác nhận công nợ và sử dụng biên bản xác nhận công nợ?
Xác nhận công nợ là hoạt động diễn ra sau khi đối chiếu các khoản nợ khi cần xác nhận lại các khoản nợ giữa các chủ thể. Nhằm mục đích làm rõ vấn đề tài chính giữa các bên khi tham gia các giao dịch mà phát sinh các khoản nợ qua lại lẫn nhau, các bên thường lập bản xác nhận công nợ để đối trừ công nợ cho nhau và xác nhận các khoản nợ còn lại.
Đối với doanh nghiệp thì biên bản xác nhận công nợ được lập khi kế toán kiểm tra, kiểm soát xem rằng các khoản nợ của doanh nghiệp với nhà cung cấp, với khách hàng có thực hiện thanh toán đúng theo hợp hay không.
Theo đó, trường hợp cần xác nhận chính xác lại những khoản nợ giữa doanh nghiệp với các đối tác, giữa các chủ thể với nhau thì lúc này các bên sẽ lập Biên bản xác nhận công nợ sau khi đối chiếu các khoản nợ với nhau.
7. Viết Biên bản xác nhận công nợ cần lưu ý gì?
– Biên bản xác nhận công nợ không phải là một phần trong giấy vay nợ hay phụ lục của Hợp đồng kinh tế nhưng lại có giá trị pháp lý tương đương. Đây là một căn cứ quan trọng để các bên thống nhất với nhau về khoản tiền nợ, thời gian trả nợ, lãi suất chậm trả và các vấn đề khác;
– Vì là Biên bản liên quan đến tiền và các nghĩa vụ của cá nhân, pháp nhân vì thế các thông tin của doanh nghiệp như mã số thuế, địa chỉ, hay thông tin cá nhân như số chứng minh nhân dân phải được điền đầy đủ, chi tiết;
– Nên thỏa thuận cả về vấn đề thời hạn thanh toán (thay vì chỉ xác nhận số tiền còn nợ), lãi chậm trả, giải quyết khi chậm trả…
– Người đại diện hợp pháp phải ký và đóng dấu đầy đủ lên Biên bản đối với công ty; cá nhân thì phải ký tên hoặc điềm chỉ để đảm bảo giá trị pháp lý của Biên bản xác nhận công nợ.
