Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán, thuê khoán công việc

1. Thực hiện thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán khi nào?

Giao khoán được hiểu là một bên giao, hay khoán cho một bên còn lại thực hiện một công việc nhất định, tuy nhiên, bên giao khoán sẽ nhận kết quả sau khi bên nhận giao khoán thực hiện xong công việc và trả một khoản tiền công cho người nhận giao khoán. Từ đó, có thể hiểu hợp đồng giao khoán chính là sự thỏa thuận giữa bên giao khoán và bên nhận giao khoán về việc hoàn thành một công việc nhất định. Hợp đồng giao khoán được hình thành nhằm xác nhận về khối lượng, nội dung công việc giao khoán, cũng như về thời gian làm việc, về quyền, và nghĩa vụ của các bên trong khi thực hiện công việc giao khoán.

Trong pháp luật dân sự cũng như pháp luật hiện hành khác không còn quy định về khái niệm “thanh lý” nữa mà thay vào đó là quy định về việc “chấm dứt” hợp đồng. Có thể hiểu “thanh lý” hợp đồng là việc các bên ký kết hợp đồng ngồi lại với nhau, để xem quá trình các bên thực hiện hợp đồng, từ lúc bắt đầu đến có căn cứ khác để chấm dứt hợp đồng và các bên đi đến chấm dứt hợp đồng.

Hiện nay, căn cứ để chấm dứt hợp đồng nói chung và hợp đồng giao khoán nói riêng được chia thành sáu trường hợp, bao gồm:

-Khi hợp đồng đã được hoàn thành: Hợp đồng đã được hoàn thành là khi các bên trong hợp đồng đã thực thực hiện đúng và đủ những nghĩa vụ theo hợp đồng. Thực hiện đúng và đủ nghĩa vụ hợp đồng được hiểu là thực hiện chính xác toàn bộ các thỏa thuận về đối tượng hợp đồng (thực hiện đúng chi tiết công việc giao khoán, thanh toán toàn bộ những nghĩa vụ,..), thời gian thực hiện nghĩa vụ, địa điểm thực hiện nghĩa vụ,…

– Khi hợp đồng chấm dứt theo thỏa thuận. Đây là trường hợp mà bên có nghĩa vụ (bên nhận giao khoán) không có khả năng thực hiện hợp đồng giao khoán hoặc nếu việc thực hiện hợp đồng không có lợi hoặc gây ra tổn thất cho các bên thì các bên có thể thỏa thuận về việc chấm dứt hợp đồng. Đó có thể là việc thỏa thuận không tiếp tục thực hiện hợp đồng trong thời hạn thực hiện hợp đồng. Hoặc có thể là việc thỏa thuận chấp nhận thanh lý hợp đồng khi đến hạn thực hiện hợp đồng dù khi bên nhận giao khoán chưa thực hiện xong toàn bộ nghĩa vụ hợp đồng.

– Khi chủ thể giao kết hợp đồng chấm dứt tồn tại mà hợp đồng phải do chính chủ thể đó thực hiện. Đây là trường hợp công việc giao khoán chỉ có thể do chủ thể nhận giao khoán thực hiện, không thể giao lại cho người khác. Điều kiện để phát sinh trường hợp này đó là khi bên nhận giao khoán là cá nhân chết hoặc bên nhận giao khoán là pháp nhân chấm dứt tồn tại.

– Khi hợp đồng bị hủy bỏ, bị đơn phương chấm dứt hợp đồng. Hủy bỏ hợp đồng dẫn đến việc hợp đồng không có hiệu lực từ thời điểm giao kết và các bên có nghĩa vụ hoàn trả cho nhau những gì đã nhận. Hủy bỏ hợp đồng khi đáp ứng đủ các điều kiện theo pháp luật quy định. Còn đơn phương chấm dứt hợp đồng đó chính là một bên không tiếp tục thực hiện hợp đồng nữa. Việc đơn phương chấm dứt hợp đồng có thể do các bên thỏa thuận hoặc do đáp ứng các quy định của luật.

– Khi hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn. Khi đối tượng của hợp đồng không còn chính thì mục đích giao kết hợp đồng không đạt được, các bên không thể tiếp tục được hợp đồng nền hợp đồng cần phải được chấm dứt.

– Khi hợp đồng chấm dứt do hoàn cảnh thay đổi cơ bản. Về hoàn cảnh thay đổi cơ bản hợp đồng chấm dứt khi đáp ứng các điều kiện được quy định tại khoản 3 Điều 420 Bộ luật dân sự năm 2015. Theo quy định này, thì sau khi hoàn cảnh thay đổi cơ bản, các bên không còn muốn tiếp tục thực hiện hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận để chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Trên đây là các trường hợp mà hợp đồng chấm dứt hiệu lực, hay nói cách khác là căn cứ để các bên tiến hành hoạt động thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng. Sau khi thực hiện xong thủ tục thanh lý, và các bên thực hiện xong hết các nghĩa vụ, thì đó là khi hợp đồng giao khoán được hoàn thành.

Đối với hợp đồng giao khoán đã được hoàn thành, thì hợp đồng chấm dứt tại thời điểm cuối cùng thực hiện xong nghĩa vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Việc chấm dứt hợp đồng trong thương mại nói chung và hợp đồng giao khoán riêng, thì khi chấm dứt thực hiện hợp đồng thì hậu quả pháp lý đầu tiên đó chính là việc chấm dứt quan hệ hợp đồng giữa các bên, khi hợp đồng được xác định chấm dứt từ thời điểm xuất hiện căn cứ chấm dứt thì phần thực hiện hợp đồng trước đó của các bên vẫn có hiệu lực, chấm dứt quan hệ hợp đồng giữa các bên được hiểu là sự kết thúc một quan hệ hợp đồng diễn ra chứ không phải xóa bỏ hoàn toàn mối quan hệ đó. Và sau chấm dứt thực hiện hợp đồng, thì sẽ phát sinh nghĩa vụ hoàn trả, thanh toán. Theo quy định của Bộ luật dân sự năm 2015, thì khi hợp đồng chấm dứt ở thời điểm xảy ra các căn cứ làm chấm dứt hợp đồng, thì bên có nghĩa vụ phải thực hiện thanh toán cho bên có nghĩa vụ mà bên có nghĩa vụ đã thực hiện trước khi hợp đồng chấm dứt. Bên cạnh đó thì có thể phát sinh nghĩa vụ phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại.

2. Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán là gì?

Đối với việc chấm dứt hợp đồng nói chung, thì các bên nên thực hiện bằng văn bản, trong văn bản này thể hiện rõ lý do mà các bên chấm dứt hợp đồng, mức độ thực hiện công việc theo hợp đồng tính đến thời điểm hợp đồng đã bị chấm dứt hiệu lực, đồng thời văn bản này có thể xác định các biện pháp giải quyết hậu quả của việc chấm dứt hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên sau khi hợp đồng chấm dứt.

Từ phân tích về thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán nói trên, thì có thể hiểu hoạt động tiến hành thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán cần được lập biên bản. Văn bản đó gọi là biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán. Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán chính là văn bản ghi lại hoạt động các bên tiến hành tổng kết lại việc thực hiện hợp đồng, xác định về trách nhiệm của các bên đối với bên còn lại sau khi bên nhận giao khoán đã hoàn thành công việc được giao khoán.

Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán được dùng để thể hiện các hoạt động được diễn ra khi tiến hành thanh lý hợp đồng. Biên bản này đóng vai trò là căn cứ để các bên thi hành trách nhiệm của mình sau khi thực hiện thanh lý hợp đồng giao khoán. Văn bản này cũng được lưu lại để doanh nghiệp thực hiện trong hoạt động kế toán tài chính của mình.

3. Mẫu biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán mẫu số 09- LĐTL:

Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán mẫu số 09 – LĐTL được quy định trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Mẫu Biên bản như sau:

Mẫu số 09 – LĐTL

(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)

Đơn vị: ………….. (1) 

Bộ phận: ………….. (2) 

Số: ……………. (3)

BIÊN BẢN THANH LÝ (NGHIỆM THU) HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN

Ngày…..tháng….năm….. (4)

Họ và tên: …………….. Chức vụ …………… Đại diện ……………… Bên giao khoán ………… (5)

Họ và tên: …………….. Chức vụ ……………. Đại diện …………….. Bên nhận khoán ……….. (6)

Cùng thanh lý Hợp đồng số ……… ngày ….. tháng ….. năm …… (7)

Nội dung công việc (ghi trong hợp đồng) đã được thực hiện: …………. (8)

Giá trị hợp đồng đã thực hiện: …………..(9)

Bên ………….. đã thanh toán cho bên ……………. số tiền là ……….. đồng (viết bằng chữ) …………… (10)

Số tiền bị phạt do bên ………. vi phạm hợp đồng: …………… đồng (viết bằng chữ) …………. (11)

Số tiền bên ………. còn phải thanh toán cho bên …………… là ………. đồng (viết bằng chữ) ……………….. (12)

Kết luận ……………

Đại diện bên nhận khoán

(Ký, họ tên)

Đại diện bên giao khoán

(Ký, họ tên, đóng dấu)

4. Soạn thảo biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán:

(1) Ghi tên đơn vị giao khoán

(2) Ghi tên bộ phận trực tiếp giao khoán công việc

(3) Ghi số hiệu biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng

(4) Ghi ngày tháng năm tiến hành thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán

(5) Ghi tên, chức vụ của bên giao khoán công việc

(6) Ghi tên, chức vụ của bên nhận giao khoán công việc

(7) Ghi số hiệu và ngày tháng năm ký kết hợp đồng giao khoán

(8) Ghi nội dung công việc được giao khoán

(9) Ghi giá trị công việc trên thực tế đã thực hiện so với hợp đồng

(10) Ghi số tiền mà bên giao khoán đã thanh toán cho bên nhận giao khoán

(11) Ghi tên bên bị phạt vi phạm hợp đồng và số tiền bị phạt hợp đồng

(12) Ghi nghĩa vụ còn phải thực hiện thanh toán giữa các bên.