Mẫu biên bản đại hội Đoàn và hướng dẫn soạn thảo chi tiết

1. Biên bản đại hội Đoàn là gì?

Đại hội Đoàn là việc tổng kết, đánh giá lại các hoạt động của đoàn trong một nhiệm kỳ để từ đó đưa ra được những phương hướng hoạt động động cho nhiệm kỳ tới, đồng thời tại đại hội Đoàn cũng sẽ tiến hành bầu ban chấp hành mới để lãnh đạo chi đoàn.

Biên bản đại hội Đoàn là văn bản ghi nhận lại những sự kiện, hoạt động diễn ra trong đại hội Đoàn do Thư ký lập ra dựa trên sự chỉ đạo của Đoàn Chủ tịch.

Tất cả mọi hoạt động của đại hội chi đoàn phải thực hiện theo đúng quy định trong điều lệ Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, theo các quy định của trung ương đoàn và theo hướng dẫn của ban chấp hành đoàn trường. Vì thế mà biên bản đại hội Đoàn được sử dụng để ghi lại tất cả những hoạt động diễn ra trong đại hội Đoàn để đảm bảo có cơ sở để đối chiếu những hoạt động này có tuân thủ đúng quy định hay không.

Việc tổ chức đại hội chi đoàn và lập biên bản đại hội Đoàn có vai trò rất quan trọng bởi lẽ thông qua báo cáo kết quả đạt được trong nhiệm kỳ sẽ giúp đoàn viên nắm được trong quá trình vừa qua, những việc mà chi đoàn đã thực hiện tốt, những công việc mà đoàn viên cũng như chi đoàn chưa làm được. Trên cơ sở báo cáo đó thì đoàn viên cũng như chi đoàn sẽ tiến hành thảo luận để từ đó đưa ra được phướng hướng giải quyết những công việc chưa làm được góp phần nâng cao hiệu quả công việc trong nhiệm kỳ tiếp theo.

Có thể nói, khi được kết nạp vào đoàn thì việc tham gia vào đại hội đoàn là quyền và nghĩa vụ của tất cả đoàn viên. Ban chấp hành chi đoàn cũng sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể tùy theo khả năng của đoàn viên để tránh được việc ôm đồm quá nhiều công việc cũng như không để xảy ra tình trạng đoàn viên thờ ơ, không thấy được trách nhiệm của bản thân đối với đợt sinh hoạt quan trọng này.

Đoàn viên có những nhiệm vụ là luôn luôn phấn đấu vì lý tưởng của Đảng và Bác Hồ; tích cực học tập, lao động rèn luyện, tham gia các hoạt động xã hội, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; gương mẫu trong việc chấp hành và vận động thanh thiếu nhi thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chấp hành tốt chính sách và pháp luật của nhà nước,…

2. Mẫu biên bản đại hội Đoàn:

Đại hội chi đoàn – lớp ……….

Nhiệm kỳ ……..

……., ngày tháng … năm ……

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……, ngày…..tháng ……năm……

BIÊN BẢN

Đại hội chi đoàn – lớp nhiệm kỳ……..

Đại hội chi đoàn – lớp ………. nhiệm kỳ …… đã làm việc vào … giờ … đến … giờ … ngày … tháng … năm …….

Đại hội có mặt … đoàn viên trên tổng số … đoàn viên được triệu tập.

Khách mời gồm có … đồng chí (ghi rõ họ tên và chức danh từng người):

1. …….

2. ……….

Đại hội bầu Đoàn Chủ tịch đại hội gồm … đồng chí:

1. ………………

2. ………………

3. ………………

Đoàn Thư ký gồm … đồng chí.

1. ………………

2. ………………

Đại hội đã bầu Ban thẩm tra tư cách đại biểu gồm … đồng chí; do đồng chí ……. làm Trưởng ban.

Đại hội đã biểu quyết công nhận … đồng chí đủ tư cách đại biểu, có … đại biểu bị bác bỏ tư cách, vì …………. (nếu có), có … đại biểu vắng mặt (lý do).

Đại hội đã nghe báo cáo tổng kết nhiệm kỳ…… và phương hướng công tác nhiệm kỳ ………. do đồng chí………….trình bày trước đại hội.

– Về tổng kết nhiệm kỳ vừa qua và phương hướng, nhiệm vụ nhiệm kỳ mới, có … đồng chí phát biểu ý kiến, với các nội dung như sau (tóm tắt từng loại ý kiến):

+………….

+…………..

– Đại hội đã biểu quyết các vấn đề sau (ghi rõ từng vấn đề, số phiếu hoặc tỷ lệ số phiếu biểu quyết tán thành tại đại hội):

+………..

+…….

Đại hội đã bầu Ban Chấp hành chi đoàn, Ban Cán sự lớp nhiệm kỳ…………

BCH chi đoàn nhiệm kỳ ………. gồm … đồng chí, đồng chí ………… đã trúng cử Bí thư (nếu có). BCS lớp nhiệm kỳ ………. gồm … đồng chí, đồng chí ………… đã trúng cử Lớp trưởng (nếu có).

Có biên bản kiểm phiếu kèm theo.

III. Đại hội đã thông qua Nghị quyết Đại hội với … đoàn viên tán thành và … đoàn viên không tán thành, có văn bản kèm theo.

Đại hội bế mạc hồi … giờ …, ngày … tháng … năm……….

ĐOÀN THƯ KÝ

TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH

Mẫu số 2:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……, ngày…..tháng ……năm……

BIÊN BẢN ĐẠI HỘI ĐOÀN

NHIỆM KỲ ……..

Vào lúc ………… ngày ………………….

Tại Hội trường A, …………….

BCH Đoàn đã tiến hành đại hội nhiệm kỳ ………… với nội dung như sau:

1. Thành phần tham dự:

– Đoàn cấp trên:

– Lãnh đạo:

– Đoàn viên tham dự: …….. đồng chí trên tổng số đoàn viên chi đoàn ………. tỷ lệ %

2. Thành phần điều khiển đại hội:

– Chủ tọa (chủ trì đại hội): Đ/c …………….

– Thư ký đại hội: Đ/c …………………

3. Nội dung văn kiện:

a. Những vấn đề góp ý cho báo cáo hoạt động và báo cáo kiểm điểm:

b. Những vấn đề góp ý cho phương hướng hoạt động và chỉ tiêu:

4. Nhân sự:

a. Góp ý cho đề án nhân sự, biểu quyết đề án:

b. Thảo luận danh sách nhân sự:

– Ý kiến đóng góp:

– Ứng cử, đề cử:

– Biểu quyết rút tên khỏi danh sách bầu cử

c. Bầu tổ bẩu cử và tiến hành bầu cử:

– Tổ bầu cử gồm:

+ ……Trưởng ban

+……..Ủy viên

+……..Thư ký

d. Công bố kết quả trúng cử gồm các đồng chí với số phiếu: ……….

5. Thông qua Nghị quyết đại hội, biểu quyết Nghị quyết

– Kết quả biểu quyết: ……../ ………. tỷ lệ ……….%

6. Bế mạc Đại hội:

Biên bản đại hội kết thúc vào lúc ………ngày ………

Thư ký

TM. Đoàn Chủ tịch

3. Hướng dẫn soạn thảo biên bản đại hội Đoàn và một số lưu ý:

– Phía bên trên cùng góc trái bạn điền thông tin đoàn thanh niên công sản Hồ Chí Minh, chi đoàn;

– Phần quốc hiệu tiêu ngữ được trình bày ở phía bên trên cùng góc phải của văn bản; dưới đó là ngày tháng năm ghi biên bản;

– Bạn cần trình bày tên của biên bản bằng chữ in hoa có dấu và căn giữa của văn bản cụ thể là BIÊN BẢN ĐẠI HỘI ĐOÀN (phía dưới đó sẽ ghi cụ thể là nhiệm kỳ bao nhiêu);

– Bạn cần ghi cụ thể về thời gian diễn ra đại hội Đoàn (ví dụ vào lúc …giờ … phút, ngày ….tháng ….năm ….);

– Địa chỉ tổ chức đại hội cần ghi cụ thể tên và địa chỉ nơi diễn ra đại hộ chi đoàn;

– Nội dung biên bản bạn cần ghi theo tiến trình thời gian tổ chức và các công việc được thực hiện trong đại hội. Cụ thể như:

Ban chấp hành đoàn đã tiến hành đại hội nhiệm kỳ II với nội dung như sau:

+ Thành phần tham dự: bạn cần ghi đầy đủ các thành phần tham dự đại hội như đoàn cấp trên, lãnh đạo, tổng số đoàn viên tham dự là bao nhiêu, chiếm tỷ lệ là bao nhiêu phần trăm trong tổng số;

+ Thành phần điều khiển đại hội: bạn cần ghi rõ họ và tên của đoàn chủ tịch và thư ký đại hội;

+ Nội dung của văn kiện: bạn cần nêu những vấn đề góp ý cho báo cáo hoạt động và báo cáo kiểm điểm, những vấn đề góp ý cho chương trình đại hội, phương hướng và mục tiêu hoạt động;

+ Đối với nhân sự: góp ý cho đề án về nhân sư, biểu quyết đề án; thảo luận danh sách nhân sự; tổ chức bầu cử ban chấp hành đoàn tổ bầu cử gồm có trưởng ban, ủy viên, thư ký cần ghi đầy đủ họ và tên của những người trong tổ bầu cử.

Ban kiểm phiếu tiến hành làm việc sau khi hội nghị bỏ phiếu bầu ban chấp hành đoàn. Chủ tọa đại hội cần thông báo đại hội nghỉ trong một khoảng thời gian ngắn để ban kiểm phiếu làm việc. Ban kiểm phiếu sau đó thông qua kết quả kiểm phiếu và số phiếu hợp lệ, số phiếu không hợp lệ và công bố kết quả trúng cử. Kết quả trúng cử cần có đầy đủ họ và tên của những người trúng cử vào ban chấp hành đoàn và số lượng phiếu bầu tương ứng với từng người.

– Ở phần cuối cùng là thông qua nghị quyết của đại hội chi đoàn và tiến hành biểu quyết nghị quyết. Phần này bạn cần nêu rõ kết quả biểu quyết đạt bao nhiêu trên tổng số người biểu quyết, chiếm tỷ lệ là bao nhiêu phần trăm.

– Sau khi thực hiện tất cả hoạt động, thủ tục như trên, Chủ tọa tiến hành bế mạc đại hội, bạn cần cần ghi cụ thể về thời gian kết thúc đại hội. Ví dụ: Biên bản đại hội kết thúc vào lúc …giờ …phút ngày …tháng …năm ….

– Sau đó thư ký viết biên bản đại hội chi đoàn và đoàn chủ tịch cùng ký tên vào biên bản.

Như vậy khi ghi biên bản đại hội chi đoàn, thư ký cần có đầy đủ những thông tin theo hướng dẫn ở trên. Ngoài việc đáp ứng các yêu cầu về thể thức của văn bản thì nội dung biên bản cũng cần phải được trình bày theo đúng trình tự diễn ra đại hội, tránh việc nhớ gì ghi nấy hay ghi lộn xộn không theo trình tự.

Khi ghi biên bản bạn cũng cần lưu ý đối với những ý kiến thảo luận được đưa ra trong đại hội thì chỉ cần ghi tóm tắt nhưng vẫn phải đảm bảo chính xác, rõ ràng đúng với nội dung mà người nêu ra ý kiến đã phát biểu trong đại hội. Trường hợp có nhiều ý kiến được đưa ra trong đại hội nhưng giống nhau thì bạn có thể linh hoạt tổng hợp lại và ghi thành một nội dung thống nhất. Trường hợp có nhiều ý kiến khác nhau được đưa ra thì người ghi biên bản cần phải ghi đầy đủ những nội dung của các ý kiến đó và trình bày một cách vắn tắt nhưng vẫn đảm bảo đủ ý, tránh để sót ý kiến.