Mẫu biên bản cuộc họp và hướng dẫn soạn thảo

1. Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là loại văn bản quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến, quan điểm riêng đến từ những người tham gia khác nhau về những vấn đề được đưa ra. Mẫu biên bản cuộc họp do những người tham gia cuộc họp lập ra sẽ giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.

Biên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Ở một khía cạnh khác, biên bản cuộc họp như lời nhắc nhở của các cá nhân, đơn vị đã ký xác nhận trong biên bản và chuyển các cam kết của họ vào danh sách công việc phải thực hiện.

Biên bản cuộc họp ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp được thư ký cuộc họp tổng hợp lại nhằm mục đích lưu trữ và chứng thực cho các vấn đề được nêu ra và nhất trí trong cuộc họp. Mẫu nêu rõ thông tin, thành phần cuộc họp và những nội dung cơ bản,…

2. Mẫu biên bản cuộc họp:

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /BB- … (3)….

BIÊN BẢN CUỘC HỌP

….(4)….
_______________

Thời gian bắt đầu:………

Địa điểm:…..

Thành phần tham dự:……

Chủ trì (chủ tọa):……..

Thư ký (người ghi biên bản):…….

Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):…….

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào …… giờ ….., ngày ….. tháng ….. năm ……./.

THƯ KÝ

(Ký và ghi rõ họ tên)

CHỦ TỌA

(Chữ ký, dấu (nếu có)) (5)

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

(4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.

(5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).

3. Hướng dẫn soạn thảo biên bản cuộc họp:

– Phần mở đầu:

+ Tên cơ quan, tổ chức.

+ Ghi đầy đủ các thông tin bao gồm Quốc hiệu, tiêu ngữ.

+ Tên biên bản cụ thể là biên bản cuộc họp.

– Phần nội dung chính của biên bản:

+ Thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp.

+ Thành phần tham dự cuộc họp.

+ Thông tin chủ trì và thư ký cuộc họp.

+ Nội dung cuộc họp.

– Phần cuối biên bản:

+ Thời gian kết thúc việc lập biên bản.

+ Ký và ghi rõ họ tên thư ký.

+ Ký và ghi rõ họ tên, dấu của chủ tọa.

4. Nguyên tắc họp hiệu quả:

Để cuộc họp diễn ra hiệu quả và giúp bạn tiết kiệm thời gian mà vẫn đạt được mục tiêu cuộc họp bạn cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

– Đặt ra mục tiêu và thông báo về chủ đề cuộc họp:

Thật khó nếu chúng ta có thể đạt mục tiêu nếu không biết nó là gì và họp hành cũng không ngoại lệ. Thế nên, trước khi bắt đầu triệu tập một cuộc họp, hãy đặt ra mục tiêu và những vấn đề cụ thể mà bạn muốn ra quyết định với các nội dung thảo luận chi tiết.

Bạn hãy thông báo sớm thời gian diễn ra cuộc họp nhưng đừng quá sớm để không một ai có thể lấy cớ là sẽ bận vào hôm đó. Bạn cần xác định lại ngày giờ cuộc họp trước tất cả mọi người để chắc chắn rằng họ sẽ nhớ và đến tham dự đông đủ.

– Mời đúng đối tượng của cuộc họp.

Hẳn bạn không xa lạ với hình ảnh một người ngơ ngác đến dự họp và rồi không hiểu rốt cuộc mình có mặt để làm gì, chuyên môn của tôi không đóng góp được cho vấn đề đang bàn bạc hay là thông tin vừa cập nhật chẳng liên quan đến bộ phận của tôi… Nếu không phải trải nghiệm thật của bạn, thì cũng là hoàn cảnh của đồng nghiệp nào đó. Đây thực sự là tình huống gây tâm lý bối rối và cực kỳ lãng phí nguồn lực đáng báo động trong mọi tổ chức.

Vì thế, là người chủ trì, hãy chỉ mời những thành viên thực sự liên quan và thích hợp. Cố gắng duy trì nhóm họp trong khoảng từ 5 đến tối đa 7 người sẽ cho hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng người tham dự trở nên quá đông thì khả năng sẽ có vài thành viên bắt đầu trở thành khán giả, họ không đóng góp thêm được điều gì ích lợi, đồng thời các luồng thảo luận dễ rơi vào tình trạng lan man xa chủ đề và khó kiểm soát.

– Cuộc họp cần bắt đầu và kết thúc đúng giờ

Mọi cuộc họp phải được bắt đầu đúng giờ. Dù là người tổ chức hay người tham dự, hãy rèn luyện thói quen quý trọng giờ giấc và biết đặt ra giới hạn. Không bao giờ chờ đợi bất kỳ ai. Không bao giờ nói lại những phần đã nói cho người đến muộn. Nếu như họ không được nghe những phần quan trọng, sau cuộc họp họ có thể hỏi lại những người khác. Làm như vậy thì họ sẽ học được bài học đáng nhớ và lần sau họ mới đến đúng giờ. Lời khuyên hữu ích dành cho bạn đó là đừng bao giờ quy định cuộc họp bắt đầu chính xác vào giờ chẵn. Bạn nên quy định theo kiểu 3h10 thì tốt hơn là vào đúng 3h. Bạn sẽ thấy mọi người đến đúng giờ hơn nếu bạn quy định vào giờ lẻ.

Bắt đầu họp đúng giờ quan trọng như thế nào thì kết thúc đúng giờ cũng quan trọng như vậy. Đừng dễ dãi với suy nghĩ “ý kiến sôi động quá cứ tiếp tục nghe thêm xem sao” hay “kéo dài thêm nửa tiếng cũng không ảnh hưởng gì” và thường xuyên biến nó thành hiện thực. Chúng ta không có cả ngày để họp. Là người tổ chức, bạn hãy xem xét rồi ước chừng thời lượng cần thiết ngay khi gửi thư mời và chủ động kiểm soát thời gian, điều phối sự tương tác lúc cuộc họp diễn ra. Là người tham gia, bạn có trách nhiệm trình bày quan điểm của mình ngắn gọn đúng chủ đề, mục tiêu một cách giá trị nhất. Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp, sự tích cực, tuyệt đối tránh lan man.

Một trong những nỗi ám ảnh và ngao ngán của người tham gia họp là thời gian họp kéo dài lê thê. Những cuộc họp như vậy thường gây lãng phí thời gian và nguồn lực cho tổ chức, nhưng nghiêm trọng hơn, nó hủy hoại tinh thần làm việc và có thể khiến tổ chức lỡ mất cơ hội kinh doanh.

Vì vậy, thời gian dành cho một cuộc họp chỉ nên là 30 phút là vừa đủ để mọi người lĩnh hội và xử lý sáng suốt các thông tin.

– Bám sát chủ đề và mục tiêu

Như đã nói ban đầu, thư mời họp luôn cần phải đi kèm với chủ đề cụ thể. Và khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia đều phải ý thức về mục tiêu và bám sát theo các chủ đề thảo luận.

Đôi khi, trong vài trường hợp thảo luận quá sôi nổi hoặc do người tham gia đang có nhiều mối bận tâm, cuộc họp sẽ bị chệch mục tiêu với vô vàn ý kiến, phản biện và đề xuất đi xa khỏi vấn đề đặt ra ban đầu. Lúc này, vị trí của người tổ chức/dẫn dắt là rất quan trọng. Hãy khéo léo cắt bớt những luồng quan điểm lạc đề, nhắc lại mục đích chính của cuộc họp và đề nghị rằng những người có liên quan hãy có một buổi họp khác “đến nơi đến chốn” về vấn đề đó sau. Tất nhiên, doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng có rất nhiều kế hoạch và vấn đề cần xử lý, nhưng không thể giải quyết tất cả cùng một lúc.

– Không sử dụng điện thoại

Không sử dụng laptop, smartphone giúp nâng cao sự tập trung trong khi họp. Đó là lý do vì sao ngày càng nhiều công ty cấm sử dụng laptop, smartphone… trong cuộc họp.

Hiện tại, nhiều công ty đã lập nên những “khu vực không điện thoại” để làm nơi họp hành cho nhân viên.

– Tổng kết sau khi đã thảo luận

Đừng bao giờ đóng lại một cuộc họp khi chưa tổng kết những nội dung vừa thảo luận và đề ra hướng đi. Một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng hoặc tổng kết được những điều cần làm sắp tới là một cuộc họp vô nghĩa.

Khả năng tệ nhất là sau cuộc họp mọi người bối rối không biết phải làm gì và thông tin chẳng ngã ngũ, để rồi khi bạn tổ chức cuộc họp tiếp theo mọi người bắt đầu nêu lại những điều đã từng nói.

– Không nên có quá 10 người dự họp

Chỉ những người thực sự liên quan tới cuộc họp mới cần tham dự, và số người tham dự luôn được giới hạn tối đa là 10, tránh quá đông người tham gia cuộc họp. Bởi lẽ, cuộc họp càng tinh gọn, quá trình họp càng đi vào trọng tâm, và những người không tham dự họp có thể dành thời gian cho những việc quan trọng khác.

– Nên có 2 phút khoảng lặng

Khoảng lặng là rất cần thiết để khai thác những tư duy hay ý tưởng sâu sắc của những người tham gia, bởi mục đích của cuộc họp không phải để tất cả được nói, mà là để tìm ra những ý tưởng, giải pháp, kế hoạch và quyết định hiệu quả.

– Quy định về cách thức ghi biên bản

Bạn chỉ định người ghi biên bản cuộc họp và phải chắc chắn rằng họ làm tốt và làm đúng ý bạn. Bạn không phải ra vẻ hống hách hay hùng hổ về vấn đề ghi biên bản. Bạn hãy cư xử một cách nhất quán, thân thiện nhưng dứt khoát.

Bạn phải chắc chắn rằng tất cả các mục trong chương trình nghị sự phải kết thúc bằng một kế hoạch hành động. Không có kế hoạch hành động thì buổi họp chỉ là buổi tán gẫu đơn thuần. Nếu không có kế hoạch hành động thì buổi họp phải đưa ra được quyết định về đường lối hành động. Mỗi công việc đều phải có một cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp để đảm bảo hiệu quả thực thi các công việc cũng như truyền đạt thông tin, hướng dẫn trong nội bộ Công ty.