Mẫu báo cáo của trung tâm trọng tài (mẫu 23/TP-TTTM)

1. Báo cáo của trung tâm trọng tài/chi nhánh/văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam về việc chấm dứt hoạt động là gì?

Trọng tài nước ngoài là Trọng tài được thành lập theo quy định của pháp luật trọng tài nước ngoài, khác với Trọng tài Việt Nam được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam, trọng tài nước ngoài do các bên thỏa thuận lựa chọn để tiến hành giải quyết tranh chấp ở ngoài lãnh thổ Việt Nam hoặc trong lãnh thổ Việt Nam.

Tại Luật Trọng tài thương mại năm 2010 quy định như sau:

“Điều 79. Hoạt động của Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam

Việc thành lập, đăng ký, hoạt động và chấm dứt hoạt động của Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên. Chính phủ quy định chi tiết thủ tục thành lập, đăng ký và chấm dứt hoạt động của Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam.”

Hiện nay, quy định hướng dẫn về hoạt động này được quy định tại Nghị định số 63/2011/NĐ- CP của Chính phủ về hướng dẫn Luật Trọng tài thương mại. Về việc chấm dứt hoạt động được quy định tại Điều 25 của Nghị định. Theo đó, chi nhánh, văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam chấm dứt hoạt động khi Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài bị chấm dứt hoạt động theo quyết định của Tổ chức trọng tài nước ngoài; hoặc khi tổ chức trọng tài nước ngoài thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện tại Việt Nam đã chấm dứt hoạt động ở nước ngoài; và trong trường hợp chi nhánh, văn phòng đại diện đó bị thu hồi Giấy phép thành lập khi có hành vi vi phạm đã bị xử phạt vi phạm hành chính mà tái phạm hoặc không tiến hành bất kỳ hoạt động nào ghi trong Giấy phép thành lập trong vòng 05 năm liên tục kể từ ngày chi nhánh, văn phòng đại diện đó được cấp Giấy phép thành lập.

Còn các trường hợp chấm dứt hoạt động của trung tâm trọng tài bao gồm chấm dứt theo quy định tại Điều 29 Luật Trọng tại thương mại năm 2010, cụ thể là chấm dứt theo các trường hợp được quy định tại điều lệ của Trung tâm trọng tài; hoặc chấm dứt khi Trung tâm trọng tài bị thu hồi Giấy phép thành lập, Giấy đăng ký hoạt động.

Báo cáo của trung tâm trọng tài/chi nhánh/văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam về việc chấm dứt hoạt động là văn bản của trung tâm trọng tài, chi nhánh, văn phòng đại diện gửi cho cơ quan có thẩm quyền báo cáo về tiến hành hoạt động chấm dứt hoạt động của trung tâm trọng tài/chi nhánh/văn phòng đại hiện của các tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam.

2. Báo cáo của trung tâm trọng tài/chi nhánh/văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam về việc chấm dứt hoạt động được sử dụng khi nào?

Tại Khoản 3 Điều 25 Nghị định số 63/2011/NĐ- CP quy định như sau:

“3. Trong trường hợp Chi nhánh, Văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy phép thành lập thì Chi nhánh, Văn phòng đại diện phải đăng báo về việc chấm dứt hoạt động theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này; thanh toán xong các khoản nợ, thanh lý các hợp đồng lao động, hoàn tất các vụ việc đã nhận (đối với Chi nhánh), trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Chậm nhất là 60 ngày, kể từ ngày quyết định của Bộ Tư pháp về việc chấm dứt hoạt động có hiệu lực hoặc quyết định xử phạt vi phạm hành chính bằng hình thức thu hồi Giấy phép có hiệu lực, Chi nhánh, Văn phòng đại diện phải hoàn tất các thủ tục nêu trên và gửi báo cáo bằng văn bản cho Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở về việc chấm dứt hoạt động; nộp lại con dấu cho cơ quan có thẩm quyền cấp.”

Tương tự thì tại Điều 16, Điều 17 của Nghị định số 63/2011/NĐ- CP cũng quy định về nghĩa vụ nộp báo cáo của các trung tâm trọng tài khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của trung tâm trọng tài.

Theo quy định trên, thì Báo cáo của trung tâm trọng tài/chi nhánh/văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam về việc chấm dứt hoạt động được sử dụng khi chi nhánh, văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam chấm dứt hoạt động do bị thu hồi Giấy phép thành lập, báo cáo này được sử dụng để gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để báo cáo về các hoạt động tiến hành các thủ tục chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam.

3. Mẫu Báo cáo của trung tâm trọng tài/chi nhánh/văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam về việc chấm dứt hoạt động:

Báo cáo của trung tâm trọng tài/chi nhánh/văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam về việc chấm dứt hoạt động là Mẫu số 23/TP- TTTM trong Phụ lục của Thông tư số 12/2012/TT- BTP ngày 07 tháng 11 năm 2012 do Bộ Tư pháp ban hành một số biểu mẫu được sử dụng trong tổ chức và hoạt động trọng tài thương mại. Mẫu Báo cáo như sau:

Mẫu số 23/TP-TTTM
(Ban hành kèm theo Thông tư số 12/TT-BTP)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

TÊN TỔ CHỨC TRỌNG TÀI
——-

Số: ……

Tỉnh (thành phố), ngày ….. tháng ….. năm …….

Kính gửi:  – Bộ Tư pháp;

                – Sở Tư pháp…… (1)

BÁO CÁO

CỦA TRUNG TÂM TRỌNG TÀI/CHI NHÁNH/ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA TỔ CHỨC TRỌNG TÀI NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM VỀ VIỆC CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG

Tên Trung tâm trọng tài/ Chi nhánh/Văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam:

…….. (2)

Báo cáo về việc chấm dứt hoạt động của Trung tâm trọng tài/Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam với nội dung cụ thể sau:

1. Tên Trung tâm trọng tài/Chi nhánh/Văn phòng đại diện Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam:

…… (2)

Tên viết tắt (nếu có):

……

Tên giao dịch bằng tiếng Anh (nếu có):

……

Giấy phép thành lập số: …… (3)

Do Bộ Tư pháp cấp ngày………tháng……… năm…. tại ……

Giấy đăng ký hoạt động số:……

Do Sở Tư pháp cấp ngày………tháng……… năm…. tại ……

2. Địa điểm đặt trụ sở: (ghi rõ số nhà, đường phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố):

……

3. Người đại diện theo pháp luật:

Họ và tên: …….Sinh ngày:……. Giới tính: …… (4)

Quốc tịch: ……(5)

Số hộ chiếu/Chứng minh nhân dân: …… (6)

Do: ….. cấp ngày….. tháng….. năm…. tại ……

4. Về quá trình chấm dứt hoạt động của Trung tâm trọng tài/ Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam (thanh toán các khoản nợ, các vụ việc đã nhận…)

…… (7)

Chúng tôi xin cam kết đã thanh toán xong các khoản nợ, thực hiện xong mọi nghĩa vụ, trách nhiệm và hoàn tất các vụ việc đã nhận (đối với Trung tâm trọng tài và Chi nhánh Trung tâm trọng tài). Chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung. Thông báo này và hồ sơ kèm theo; chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến hoạt động trọng tài.

Tài liệu gửi kèm bao gồm:

1……

2……

Người đại diện theo pháp luật của Trung tâm trọng tài/ Chi nhánh/ Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam

(Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)

4. Soạn thảo Báo cáo của trung tâm trọng tài/chi nhánh/văn phòng đại diện của các tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam về việc chấm dứt hoạt động:

(1) Ghi tên Sở Tư pháp nơi Trung tâm trọng tài/Chi nhánh/ Văn phòng đại diện của Tổ chức Trọng tài nước ngoài đặt trụ sở

(2) Ghi đầy đủ tên của Trung tâm trọng tài/ Chi nhánh/Văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam

(3) Ghi thông tin theo Giấy phép thành lập

(4) Ghi các thông tin theo Hộ chiếu/ Chứng minh nhân dân

(5) Ghi các thông tin theo Hộ chiếu/ Chứng minh nhân dân

(6)Ghi các thông tin theo Hộ chiếu/ Chứng minh nhân dân

(7) Ghi chi tiết quá trình tiến hành chấm dứt hoạt động của Trung tâm trọng tài/ Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam.

5. Chấm dứt hoạt động của Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam:

Trong trường hợp chấm dứt hoạt động của Chi nhánh, Văn phòng đại diện do bị quyết định chấm dứt hoạt động hoặc tổ chức thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện chấm dứt địa diện, thì Chi nhánh, Văn phòng đại diện phải thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động cho Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp của địa phương nơi đặt trụ sở; đăng báo về việc chấm dứt hoạt động của Chi nhánh, Văn phòng đại diện đó trong  thời hạn là 30 ngày trước thời điểm chấm dứt hoạt động .

Sau khi nhận được thông báo, thì Bộ Tư pháp ra quyết định chấm dứt hoạt động của Chi nhánh, Văn phòng đại diện trong thời hạn 15 ngày làm việc.

Các Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện các nghĩa vụ thanh toán xong các khoản nợ, thanh lý các hợp đồng lao động;  thực hiện hoàn tất các vụ việc đã nhận, có nghĩa vụ nộp lại Giấy phép cho Bộ Tư pháp; nộp lại Giấy đăng ký hoạt động cho Sở Tư pháp; nộp lại con dấu cho cơ quan có thẩm quyền trước khi chấm dứt hoạt động.

Còn Chi nhánh, Văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy phép thành lập thì thủ tục chấm dứt hoạt động có nhiều khác biệt. Đầu tiên, Chi nhánh, Văn phòng đại diện phải đăng báo về việc chấm dứt hoạt động;  thực hiện thanh toán xong các khoản nợ, thanh lý các hợp đồng lao động, hoàn tất các vụ việc đã nhận theo thỏa thuận trong các hợp đồng trước đó trong thời hạn 60 ngày kể từ khi quyết định của Bộ Tư pháp về việc chấm dứt hoạt động của Chi nhánh, Văn phòng đại diện có hiệu lực hoặc quyết định xử phạt vi phạm hành chính bằng hình thức thu hồi Giấy phép của Chi nhánh, Văn phòng đại diện có hiệu lực. Và các Chi nhánh, Văn phòng đại diện này cũng có nghĩa vụ gửi báo cáo bằng văn bản cho Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở về việc chấm dứt hoạt động; nộp lại con dấu cho cơ quan có thẩm quyền cấp.