Mã GLN là gì? Tra cứu mã toàn cầu phân định địa điểm GLN

1. Mã GLN là gì?

Theo khoản 6 Điều 3 Thông tư số 10/2020TT-BKHCN quy định chi tiết và biện pháp thi hành một số điều Nghị định số 132/2018/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2018 của Chính phủ về sử dụng mã số, mã vạch thì: “Mã số địa điểm toàn cầu – GLN (tiếng Anh là Global Location Number) là dãy số gồm tiền tố mã doanh nghiệp và số định danh địa điểm theo tiêu chuẩn GS1.”

Mã số GLN dùng để phân biệt rành mạch các địa điểm, phân định địa điểm có liên quan đến tổ chức/ doanh nghiệp, chẳng hạn như: địa điểm văn phòng đại diện, địa điểm chi nhánh, địa điểm công ty, địa điểm kho hàng,…

2. Cơ quan có thẩm quyền cấp mã số GLN:

– Mã số GLN được cấp tại những Tổ chức thành viên của GS1;

– Muốn phân định địa điểm và vật thể của mình thì doanh nghiệp phải gia nhập vào Tổ chức GS1 tại nước sở tại để có khả năng đánh mã số theo yêu ̣cầu;

– Từng GS1 sẽ xác định tổ chức GS1 nước sở tại tùy thuộc vào mức độ dịch vụ yêu cầu. Ngoài việc được sử dụng hệ thống GS1, các doanh nghiệp tham gia có thể được hưởng những lợi ích từ các dịch vụ đã thêm vào như: hỗ trợ thực hiện hệ thống GS1, hướng dẫn sử dụng hệ thống GS1, truy cập vào ngân hàng dữ liệu (hiện chỉ có một số Tổ chức GS1 ở nước sở tại sẵn có), đào tạo ̣và hội thảo.

3. Cấu trúc của mã số địa điểm toàn cầu GLN:

– Mã GLN cũng tương tự như mã số mã vạch GTIN-13, mã số GLN gồm có mười ba chữ số, trong đó ba chữ số đầu tiên của mã số GLN cũng là mã số quốc gia. Nhưng mã GLN khác với mã số mã vạch GTIN-13 ở chỗ mã GLN không phải là mã số phân cấp theo mỗi doanh nghiệp, mỗi quốc gia. Mã GLN là loại mã toàn cầu và được cấp tại những Tổ chức thành viên của GS1 tại nước sở tại. 

– Vì vậy, mã số GLN – mã toàn cầu phân định địa điểm có cấu trúc cụ thể như sau: 

+ Ba chữ số đầu tiên của GLN: là mã số quốc gia, được quy định dựa theo hệ thống của mã số mã vạch quốc tế GS1. (893 là đầu mã số quốc gia của Việt Nam hay đầu mã quốc gia của Trung Quốc là 690,….) 

+ Chín chữ số kế tiếp của GLN: là mã số địa điểm toàn cầu. Các chữ số này đã được tổ chức với thẩm quyền cấp mã số mã vạch cho một địa điểm nhất định. Địa điểm nhất định có thể là một đối tượng có trong thương mại (ví dụ: ngân hàng, công ty, khách hàng,…) hay cũng có thể là một địa điểm, vị trí cụ thể (ví dụ: địa điểm giao hàng, địa chỉ của một văn phòng, địa điểm của một kho hàng,…), hay cũng có thể là một vị trí đặc thù (phòng kế toán,…). 

+ Chữ số cuối cùng của GLN: là số kiểm tra, nhằm đảm bảo tính chính xác của mã số này.

4. Tra cứu và đăng ký mã GLN bằng cách nào?

a, Tra cứu mã GLN

Hiện nay tra cứu mã GLN rất dễ dàng và thuận tiện trên các thiết bị thông minh như laptop, điện thoại di động,…. Nếu sử dụng các thiết bị công nghệ thông minh thì bạn có thể tải về máy các ứng dụng có hỗ trợ cho việc tra cứu, kiểm tra mã số GLN sau đó thực hiện theo đúng các bước hướng dẫn dưới đây: 

+ Bước 1: Chọn vào ô “Tìm kiếm bằng GLN” ;

+ Bước 2: Nhập vào ô “Số vật phẩm” (mã số mã vạch của sản phẩm);

+ Bước 3: Nhập vào ô “Yêu cầu thông tin về GLN”;

+ Bước 4: Nhấn vào ô “Tìm kiếm”. 

– Các bạn cũng có thể sử dụng công cụ quét có trên các thiết bị công nghệ thông để kiểm tra mã số GLN. 

– Bên cạnh đó, như những gì đã nói ở trên thì mã số GLN có dạng là mười ba ký tự số mà trong đó có ba chữ số đầu là mã số quốc gia, do đó các bạn hoàn toàn có thể nhận biết rõ về sản phẩm có nguồn gốc đến từ quốc gia nào. Ví dụ như: Việt Nam có đầu mã có quốc gia là 893; Trung Quốc có đầu mã quốc gia là 690, Singapore có đầu mã quốc gia là 888,….

b, Đăng ký mã GLN

Thủ tục đăng ký mã GLN được thực hiện qua các bước như sau:

– Bước 1: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã số, mã vạch của cá nhân, tổ chức có nhu cầu sử dụng mã số, mã vạch;

– Bước 2: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tổ chức việc thẩm định hồ sơ đăng ký sử dụng mã số, mã vạch. Nếu hồ sơ đăng ký không đầy đủ theo quy định, trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được hồ sơ đăng ký thì cơ quan thường trực về mã số, mã vạch sẽ phải thông báo cho cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ để sửa đổi, bổ sung. Trong trường hợp hồ sơ đăng ký đã hợp lệ thì cá nhân, tổ chức phải nộp các chi phí theo quy định và cơ quan thường trực về mã số, mã vạch cấp Giấy xác nhận mã số, mã vạch (hiệu lực không quá 3 năm kể từ ngày được cấp);

– Bước 3: Kết quả được trả trực tiếp tại trụ sở Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc được trả theo đường bưu điện. Chi phí sử dụng mã số địa điểm toàn cầu – GLN đó là 200.000 đồng/năm.

5. Mã địa điểm toàn cầu GLN được sử dụng khi nào?

* Trao đổi dữ liệu điện tử 

– Trong EDI, GLN là một khái niệm cơ bản, cung cấp các khả năng phân định đơn nhất toàn cầu cho trao đổi an toàn các thông tin kinh doanh trên mạng và việc phân định rõ ràng mọi thực thể pháp nhân, các địa điểm hoạt động/ địa điểm tự nhiên đã được mô tả ở trong tài liệu kinh doanh. 

– GLN đảm bảo cho quá trình trao đổi, xử lý có tính hiệu quả và tính chính xác bởi địa chỉ, tên, thông tin về địa điểm riêng không cần phải trao đổi trong mọi giao dịch. Chỉ cần trao đổi thông tin cần thiết một lần và được lưu ở hệ thống liên quan, sau đó sẽ lấy ra bằng cách sử dụng tham chiếu đến một GLN đơn nhất. 

* Đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu 

– Mã GLN có vai trò rất quan trọng và là bắt buộc ở trong GDSN. Mã số GLN được sử dụng để phân định chủ dữ liệu, nhà phân phối,nhà cung cấp thông tin, nhà sản xuất, nhà môi giới và các địa điểm tự nhiên, thực thể pháp nhân. 

– Sử dụng mã GLN theo hình thức này tạo ra thuận tiện cho quá trình công bố và thuê bao thông tin trong suốt mạng lưới cũng như cung cấp dữ liệu chủ đến GDSN. 

* Tiếp nhận dữ liệu hiệu quả: 

– GLN cũng tương tự như tất cả các mã phân định khác, nó có thể được mã hóa vào mã số mã vạch hoặc mã hoá vào mã EPC/RFID để tiếp nhận dữ liệu hiệu quả. Có hai ứng dụng chủ yếu đó là: 

+ Mã hóa GLN vào mã số mã vạch GS1-128 làm cho một phần phía trên nhãn GS1 Logistic cho ứng dụng quét dữ liệu và xếp thành hàng tự động hoặc giao hàng một cách nhanh chóng. 

+ Trong chuỗi cung ứng tất cả các điểm đọc được EPC/RFID tạo thuận lợi sẽ được phân định bằng mã GLN, vì vậy tính minh bạch sẽ cung cấp toàn bộ khi hàng, vật phẩm được gửi di chuyển trong suốt chuỗi cung ứng. 

– Khi sử dụng hệ thống GS1, việc chuyển hàng sẽ dễ dàng được thể hiện ở dạng thẻ EPC/RFID hoặc dạng mã vạch đến một địa điểm nào đó, từ đó có thể nhập vào hệ thống nội bộ của công ty một cách nhanh chóng và chính xác, tạo sự thuận lợi cho quá trình gửi hàng đến chủ định của nó hiệu quả. 

6. Các lợi ích của mã GLN:

* Mã GLN có thể dùng như một mã nội bộ 

– Có thể nói rằng mã GNL và mã vạch nội bộ là trợ thủ vô cùng đắc lực của các tổ chức/doanh nghiệp trong quá trình hoạt động quản lý kinh doanh nội bộ. 

– Tất cả công ty đều có thể thiết kế hệ thống, cấu trúc mã nội bộ nhằm phân định những địa điểm có liên quan đến mục đích hoạt động của mình. Biện pháp nội bộ có thể nhanh chóng và dễ dàng nhất, nhưng việc trao đổi thông tin giữa những công ty khác sẽ phát sinh một số vấn đề như sau: 

+ Trùng nhau: Nhiều bên thương mại có thể sử dụng cùng một loại mã số để phân định những địa điểm của mình. 

+ Phức tạp: Mã nội bộ có định dạng và cấu trúc khác nhau nên làm cho những chương trình ứng dụng sẽ phức tạp hơn nhiều và việc thay đổi chương trình ứng dụng sẽ phải phát sinh chi phí. 

+ Mang tính hàm ý: Những mã số nội bộ chứa các thông tin có liên quan đến địa điểm ngay bên trong cấu trúc mã, điều đó sẽ làm cho quá trình xử lý khó hơn bởi cấu trúc mã nội bộ mở ra cùng với các ý nghĩa mới bị đảo lộn. 

– Việc sử dụng mã số GLN cung cấp cho các công ty một phương pháp để phân định địa điểm ở trong và bên ngoài phạm vi công ty, có đặc điểm như sau: 

+ Đơn nhất: có một cấu trúc khá đơn giản giúp cho việc xử lý và truyền dữ liệu được thuận lợi. 

+ Đa lĩnh vực: ký tự không hàm ý của mã GLN được phép phân định mọi địa điểm và kế tiếp là mọi hoạt động trong kinh doanh không tính đến hành động của nó. 

+ Quốc tế: trên toàn cầu GLN là đơn nhất. Hơn hết, mạng lưới quốc tế của những GS1 thành viên trong hơn 100 quốc gia sẽ trợ giúp bằng ngôn ngữ địa phương những vấn đề có liên quan.