Ký chính thức là gì? Quy định về ký chính thức? Phân biệt với ký tắt?

1. Ký chính thức là gì?

Ký chính thức hay còn được gọi là ký chính thức trong văn bản là chữ ký cuối trang văn bản có giá trị xác nhận lại toàn bộ nội dung trên văn bản. Chỉ có người có thẩm quyền mới có trách  nhiệm ký chính thức.

Ký chính thức tiếng Anh là “ Officially signed “

2. Quy định về ký chính thức:

– Chữ ký phải ký bằng bút mực và được ký trực tiếp lên văn bản, giấy tờ (trừ những trường hợp chữ ký điện tử được cấp phép sử dụng theo quy định của pháp luật).

– Chữ ký này được ký phía dưới dòng chữ ghi chữ ký chức danh, người ký: Thủ trưởng đơn vị ký, giám đốc , người soạn thảo ký, trưởng phòng ….

– Chữ ký chính thức có thể đóng dấu chức danh, tổ chức hoặc không cần đóng dấu phụ thuộc vào từng loại hình văn bản và quy định của chủ thể ban hành văn bản đó.

– Chữ ký chính thức được ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

– Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ), ký thay mặt (phải ghi TM). Đặc biệt, không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.

3. Ký tắt (ký nháy) là gì?

Trong các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể khái niệm “ký tắt”, “ký nháy” cũng như cách sử dụng của loại chữ ký này. Tuy nhiên, trong một phạm vi khác, ký tắt/ký nháy có xuất hiện và được đề cập đến như sau:

Tại Khoản 7 Điều 2 Luật Điều ước quốc tế 2016: “Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

Ngoài ra, Điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2016 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có quy định như sau:

“1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định;

2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận””.

Như vậy, có thể hiểu chữ ký tắt (ký nháy) là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Người được giao nhiệm vụ thể hiện việc đã kiểm tra của mình thông qua việc ký nháy, để người có thẩm quyền ký chính thức yên tâm về văn bản mình ký. Cơ quan đơn vị sẽ quy định rõ về phạm vi chịu trách nhiệm về chữ ký của mỗi người ký nháy hay ký chính thức trong quy chế của cơ quan, đơn vị, tổ chức.

4. Quy định về ký tắt (ký nháy):

Trách nhiệm của người ký nháy

Ký nháy được nhắc đến tại Điều 9 Thông tư 04/2013/TT-BNV như sau:

“Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Theo quy định này, người ký nháy chính là người có trách nhiệm kiểm tra, rà soát văn bản trước khi gửi cho lãnh đạo khi ban hành một văn bản nào đó. Riêng với các hợp đồng chữ ký nháy có tác dụng xác nhận (ví dụ trong trường hợp văn bản gồm nhiều trang).

Các loại ký nháy

– Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản:

Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

– Chữ ký nháy tại dòng cuối cùng của văn bản:

Chữ ký nháy nằm cuối cùng nội dung của văn bản do người soạn thảo văn bản ký nháy. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo. Khi người có thẩm quyền ký chính thức tại văn bản, dựa vào chữ ký nháy của người soạn thảo văn bản có thể nhận biết được ai là người đã soạn thảo văn bản đó, trên cơ sở đó có thể quy trách nhiệm trong trường hợp có sai sót xảy ra.

– Chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận:

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

Một số ví dụ về các văn bản cần có chữ ký nháy

Với bất cứ văn bản hành chính nào được soạn thảo bởi các cơ quan hành chính nhà nước đều phải có chữ ký nháy, kể cả các văn bản quy phạm pháp luật hoặc những văn bản lưu hành nội bộ của một cơ quan, tổ chức cũng bắt buộc phải có chữ ký nháy.

Ví dụ: Công văn, Quyết định, Các văn bản luật, Thông báo,…

Đối với khối doanh nghiệp tư nhân hoặc các tổ chức, cơ quan không phải cơ quan hành chính nhà nước, không bắt buộc tất cả các văn bản phải có chữ ký nháy. Nhưng cũng có một số văn bản mà người soạn thảo văn bản cũng như những người cùng tham gia ký văn bản cần có chữ ký nháy tại cuối mỗi trang của văn bản.

Ví dụ: Hợp đồng có nhiều trang, Các văn bản công văn, thông báo của doanh nghiệp có nhiều trang và người soạn thảo văn bản không phải là người có thẩm quyền ký văn bản đó

5. Phân biệt ký chính thức và ký tắt:

Chữ ký nháy được ký trước chữ ký chính thức, có tác dụng kiểm tra, rà soát về nội dung, xác nhận đã đọc toàn bộ nội dung văn bản trước khi đưa cho người có thẩm quyền ký chính thức.

Chữ ký nháy không có giá trị về mặt pháp lý, còn chữ ký chính thức của người ký phải trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý.

Chữ ký nháy không cần phải ký đầy đủ toàn bộ chữ ký như chữ ký thông thường, còn chữ ký chính thức cần phải ghi đúng và đầy đủ chữ ký thông thường, có đóng dấu xác nhận hoặc không.

6. Một số quy định khác của pháp luật về chữ ký:

Màu mực chữ ký

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nêu: “Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”.

Như vậy, khi ký tên vào trong văn bản, phải dùng bút có mực màu xanh và điểm cần lưu ý là không dùng các loại mực dễ phai.

Các thẩm quyền ký ban hành

– Ký thay: tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký ban hành văn bản với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng nêu:

“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”.

– Ký thừa lệnh: tại Khoản 4 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định:

“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức”.

– Ký thừa ủy quyền: tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định:

 “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền”.

– Thay mặt: tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký ban hành văn bản với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể nêu:

“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách”.

Căn cứ pháp lý sử dụng trong bài viết:

–  Luật Điều ước quốc tế 2016

– Thông tư số 04/2013/TT-BNV

– Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.