Hiện nay, trên thực tế rất nhiều trường hợp hàng hóa mua bán bị trả lại do chất lượng, quy cách của hàng hóa không đáp ứng. Nhưng việc giao dịch mua bán đã hoàn thành, bên bán đã xuất hóa đơn cho bên mua hàng. Vậy trường hợp này xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp xuất hóa đơn cho hàng bán bị trả lại:
Mục lục bài viết
1. Hướng dẫn xuất hóa đơn cho hàng bán bị trả lại:
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về việc lập hóa đơn hoàn trả hàng như sau:
– Người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đối với những hàng hóa dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ hay như xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa vẫn phải được lập hóa đơn.
– Người bán khi lập hóa đơn phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định:
+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
+ Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn.
+ Số hóa đơn.
+ Thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
+ Thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
+ Thông tin tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
+ Phải có chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
+ Thời điểm lập hóa đơn hiện thị theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
+ Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
+ Thông tin mã của cơ quan thuế.
+ Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
+ Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cần có thông tin tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn.
+ Thông tin về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
+ Các nội dung khác trên hóa đơn theo quy định pháp luật.
Đồng thời, theo khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định trường hợp người mua hoặc người bán phát hiện sai sót hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua thì xử lý như sau:
(i) Đối với trường hợp sai thông tin mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng, xử lý như sau:
Một là, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh hóa đơn đã lập bị sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai thì phải ghi như sau: “ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Theo tìm hiểu, thực tế, khi xuất hóa đơn hàng bán trả lại, bên bán xuất hóa đơn như hóa đơn điều chỉnh giảm, trong đó ghi rõ từng mặt hàng và giá trị ghi âm (-), có thể có dòng chữ “Hoàn trả hàng hóa cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày … tháng… năm…”.
Hai là, người bán thực hiện lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (lưu ý trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, khi đó người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót).
Trong trường hợp này, hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót ghi như sau: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Như vậy, theo các quy định trên thì người bán hàng nếu như đã lập hóa đơn điện tử giao cho người mua hàng thì nếu như người mua phải hoàn trả hàng hóa do thông tin ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì các bên sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nguyên nhân, sau đó thực hiện một trong hai cách sau:
– Lập hóa đơn điện tử giao lại cho người bán.
– Hoặc lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập theo quy định.
2. Hóa đơn hoàn trả hàng lưu trữ như thế nào?
Căn cứ Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hoa đơn hoàn trả hàng hóa như sau:
– Đối với hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ phải đảm bảo:
+ Thực hiện lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định.
+ Đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
– Đối với hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải đảm bảo được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
– Cá nhân, tổ chức, cơ quan theo quy định được quyền lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử trên cơ sở sao cho phù hợp đối với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
– Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải đảm bảo sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu.
– Với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in thì được bảo quản và lưu trữ với điều kiện gồm:
+ Các hóa đơn, chứng từ đó chưa lập phải được lưu trữ, bảo quản trong kho căn cứ vào chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
+ Các hóa đơn, chứng từ đã được lập trong các đơn vị kế toán đảm bảo được lưu trữ dựa trên quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
+ Các hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán lưu ý phải được lưu trữ, bảo quản tương tự như tài sản riêng của cá nhân, hộ và tổ chức đó.
Do đó, hóa đơn hoàn trả hàng được thực hiện lưu trữ theo quy định trên.
3. Một số công văn hướng dẫn xuất hóa đơn hàng bán trả lại:
(1) Công văn số 4511/TCT-CS của Tổng cục Thuế hướng dẫn xuất hóa đơn GTGT đối với hàng bán bị trả lại.
(2) Công văn 67049/CTHN-TTHT của Cục Thuế Thành phố Hà Nội hướng dẫn về hóa đơn hoàn trả hàng hóa.
(3) Công văn 67049/CTHN-TTHT của Cục Thuế Thành phố Hà Nội hướng dẫn về hóa đơn hoàn trả hàng hóa.
(4) Công văn 13603/CTHDU-TTHT của Cục Thuế tỉnh Hải Dương ngày 12/9/2023.
(5) Công văn 1777/CTGLA-TTHT của Cục Thuế tỉnh Gia Lai ngày 11/9/2023.
(6) Công văn 9342/CTQNI-TTHT của Cục Thuế tỉnh Quảng Ninh ngày 05/09/2023.
(7) Công văn 20785/CTBDU-TTHT của Cục thuế tỉnh Bình Dương ngày 29/8/2023.
(8) Công văn số 20009/CTBDU-TTHT của Cục thuế tỉnh Bình Dương ngày 23/8/2023.
(9) Công văn số 2834/CTBNI-TTHT của Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh hướng dẫn lập hoá đơn đối với hàng hoá cho mượn và hoàn trả ngày 24/7/2023.
(10) Công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh về hướng dẫn lập HĐĐT đối với hoạt động trả hàng và chiết khấu thương mại ngày 19/7/2023.
(11) Công văn số 2121/TCT-CS của Tổng Cục Thuế hướng dẫn lập hóa đơn theo Nghị định số 15/2022/NĐ-CP ngày 29/5/2023.
(12) Công văn số 168/CTBNI-TTHT của Cục thuế Tỉnh Bắc Ninh hướng dẫn thuế suất thuế giá trị gia tăng đối với hàng bán trả lại ngày 13/01/2023
Theo nội dung thống nhất trong các công văn trên thì Tổng cục Thuế hướng dẫn bên bán nhận lại hàng hoá trả lại một phần hay toàn bộ thì thực hiện lập hoá đơn điều chỉnh giảm hoặc thay thế cho hoá đơn đã lập.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
Thông tư số 219/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng và nghị định số 209/2013/nđ-cp ngày 18/12/2013 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều luật thuế giá trị gia tăng
THAM KHẢO THÊM:
