Hướng dẫn quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu

Trong những năm gần đây, nhiều người lựa chọn chung cư là nơi để an cư lập nghiệp của mình ở những thành phố lớn. Nhà chung cư được xem là xã hội thu nhỏ, chính vì vậy cần phải có những quy định, quy tắc ứng xử chung để mọi người tuân theo trong quá trình sinh sống tại đây, nhất là đối với những nhà chung cư mới xây dựng xong. Vậy nên, hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức để đáp ứng những yêu cầu đó. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc có cái nhìn rõ hơn về quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu.

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài trực tuyến 24/7: 1900.6568

Cơ sở pháp lý

– Luật Nhà ở 2014

– Thông tư số 06/2019/TT-BXD ngày 31/10/2019 của Bộ Xây dựng sửa đổi, bổ sung một số điều của các thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư.

– Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/2/2016 ban hành quy chế về quản lý, sử dụng nhà chung cư.

1. Hội nghị nhà chung cư là gì?

Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự. Trong đó:

– Chủ sở hữu nhà chung cư là chủ sở hữu căn hộ chung cư, chủ sở hữu diện tích khác trong nhà chung cư.

– Người sử dụng nhà chung cư là chủ sở hữu đang trực tiếp sử dụng nhà chung cư hoặc tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng hợp pháp căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư thông qua các hình thức thuê, mượn, ở nhờ, được ủy quyền quản lý sử dụng hoặc sử dụng theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tuy nhiên, nhà chung cư cũng có loại có một chủ sở hữu, có loại có nhiều chủ sở hữu nên khái niệm hội nghị nhà chung cư của những loại này cũng có phần khác nhau. Theo đó:

– Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư.

– Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện các chủ sở hữu căn hộ hoặc người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà chung cư nhưng chưa thanh toán hết tiền cho chủ đầu tư, trừ trường hợp thuộc diện chấm dứt hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ).

2. Hội nghị nhà chung cư được tổ chức khi nào?

Cũng giống như những hội nghị thông thường khác, hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp để quyết định những vấn đề liên quan đến nhà chung cư. Tuy nhiên, đối với trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu và nhà chung cư có một chủ sở hữu thì quy định cũng khác nhau, cụ thể:

– Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp để quyết định các vấn đề sau đây:

+ Đề cử, bầu, bãi miễn các thành viên Ban quản trị nhà chung cư; thông qua, bổ sung, sửa đổi Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư;

+ Thông qua, bổ sung, sửa đổi Quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư; quyết định mức phụ cấp trách nhiệm của các thành viên Ban quản trị và các chi phí hợp lý khác phục vụ hoạt động của Ban quản trị;

+ Thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định và việc sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư.

+ Quyết định lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư trong trường hợp chủ đầu tư không có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư hoặc có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhưng không tham gia quản lý vận hành hoặc tham gia quản lý vận hành nhưng không đáp ứng được các yêu cầu như đã thỏa thuận trong hợp đồng cung cấp dịch vụ ký với Ban quản trị nhà chung cư;

+ Thông qua báo cáo về hoạt động quản lý vận hành, hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;

+ Quyết định các nội dung khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư.

– Đối với nhà chung cư do một chủ sở hữu thì hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp để quyết định về những vấn đề:

+ Đề cử, bầu, bãi miễn các thành viên Ban quản trị nhà chung cư; thông qua, bổ sung, sửa đổi Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư;

+ Thông qua, bổ sung, sửa đổi Quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư; quyết định mức phụ cấp trách nhiệm của các thành viên Ban quản trị và các chi phí hợp lý khác phục vụ hoạt động của Ban quản trị;

+ Quyết định các nội dung khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư.

Tuy nhiên, dù trường hợp nào thì hội nghị nhà chung cư lần đầu chỉ được tổ chức khi có đủ các điều kiện theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành và được thể hiện ở phần tiếp theo đây.

3. Điều kiện để tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu?

Theo đó, tại Khoản 5 Điều 1 Thông tư số 06/2019/TT-BXD đã sửa đổi, bổ sung Điều 13 của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/2/2016 về điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu như sau:

– Thứ nhất: Hội nghị nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua).

Trường hợp quá thời hạn 12 tháng mà tòa nhà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao.

– Thứ hai: Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua) và có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư.

4. Đối tượng được tham dự hội nghị nhà chung cư lần đầu?

– Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì các đối tượng được tham dự gồm có:

+ Đại diện chủ sở hữu của nhà chung cư

+ Người sử dụng căn hộ chung cư

+ Đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tòa chung cư tọa lạc

– Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì các đối tượng được tham dự gồm có:

+ Đại diện chủ đầu tư của nhà chung cư

+ Đại diện chủ sở hữu tại các căn hộ chung cư đã được bàn giao

+ Đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tòa chung cư tọa lạc

+ Người đang sử dụng căn hộ chung cư (nếu chủ sở hữu không tham dự)

Trường hợp những người này không đến tham dự hội nghị nhà chung cư thì có thể cử đại diện hoặc ủy quyền cho người khác tham gia.

5. Hướng dẫn quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu?

Việc tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu được thực hiện theo quy trình sau đây:

– Chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu: Những công việc cần chuẩn bị như:

+ Kiểm tra, xác định tư cách đại diện của chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị

+ Dự thảo quy chế họp hội nghị nhà chung cư

+ Dự kiến đề xuất sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư

+ Dự thảo quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư

+ Vấn đề về đề xuất mức giá dịch vụ, kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung,…

– Thông báo thời gian, địa điểm của buổi họp cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, Ủy ban nhân dân cấp xã.

– Kiểm tra thành phần tham dự hội nghị

Theo đó, đây là một trong những khâu cực kỳ quan trọng bởi nó liên quan đến quy định của pháp luật về điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp hội nghị nhà chung cư lần đầu phải đảm bảo, cụ thể:

+ Đối với hội nghị của tòa nhà chung cư thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự. Nếu không đủ số người thì phải hoãn và trong thời hạn 7 ngày làm việc, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị nhà chung cư.

+ Đối với hội nghị của cụm nhà chung cư thì phải đảm bảo số lượng đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư. Trường hợp không đủ thì cũng thực hiện việc lập văn bản đề nghị như trường hợp trên.

– Triển khai nội dung công tác nhiệm kỳ từ Ban quản lý tòa nhà

Đây là giai đoạn Ban quản lý tòa nhà tiến hành báo cáo, tổng kết nhiệm kỳ trước và tiến hành triển khai các công tác của nhiệm kỳ sau. Để các cư dân có thể dễ dàng nắm bắt và thực hiện, đòi hỏi việc báo cáo này phải ngắn gọn, súc tích, đúng trọng tâm, dễ hiểu.

– Tiếp thu những ý kiến đóng góp

Theo đó, tất cả các cư dân tham dự hội nghị đều có quyền phát biểu và đóng góp ý kiến của mình về các vấn đề liên quan đến nhà chung cư để góp phần xây dựng một môi trường sống, sinh hoạt ở nhà chung cư được tốt hơn. Những ý kiến này cần được ghi chép cụ thể làm cơ sở để nghiên cứu, triển khai sau này.

– Tổ chức biểu quyết

Theo đó, Luật Nhà ở 2014 đã quy định mọi quyết định của hội nghị nhà chung cư về các vấn đề (được nêu ở mục 2) phải được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu, được lập thành biên bản có chữ ký của các thành viên chủ trì cuộc họp và thư ký cuộc họp hội nghị nhà chung cư.

Hội nghị nhà chung cư lần đầu sẽ tiến hành quyết định các nội dung sau đây:

+ Quy chế họp hội nghị nhà chung cư (bao gồm họp lần đầu, họp thường niên và họp bất thường);

+ Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư;

+ Sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có);

+ Giá các dịch vụ tại nhà chung cư;

+ Các khoản kinh phí mà chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải đóng góp trong quá trình sử dụng nhà chung cư;

+ Các nội dung khác có liên quan.

– Tổng kết và bế mạc

Đây là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu. Bên cạnh việc tổng kết lại chương trình thì Ban Quản lý tòa nhà có thể có những chia sẻ, giải đáp các thắc mắc, đề xuất từ phía cư dân của nhà chung cư.

Từ những phân tích trên có thể thấy, việc tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu là việc làm hết sức ý nghĩa, tạo cơ hội cho những cư dân lần đầu được tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi ý kiến với nhau để góp phần xây dựng môi trường sống ở nhà chung cư thân thiện, hòa đồng, tốt đẹp hơn.