Hướng dẫn chi tiết thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

1. Thế nào là chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân? 

Thuế thu nhập cá nhân được xác định là khoản thuế trực thu, tức là khoản thuế dựa trên thu nhập của người nộp thuế khi đã trừ đi các khoản thu nhập được tính vào các khoản giảm trừ và các khoản miễn thuế theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2007, sửa đổi bổ sung năm 2014 và những văn bản hướng dẫn có liên quan. Thuế thu nhập cá nhân được xác định là nghĩa vụ của người có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân với Nhà nước.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được xác định là loại giấy tờ, văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định theo mẫu số 03/TNCN được ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2022. Theo đó chứng từ này là mẫu giấy tờ cấp cho các cá nhân có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân được kê khai khấu trừ những khoản thuế thu nhập cá nhân tương ứng.

2. Các nội dung có trong chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Những thông tin được thể hiện trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sẽ bao gồm những nội dung chính như:

– Thông tin cá nhân của cá nhân, tổ chức chi trả thuế thu nhập cá nhân: Họ và tên của cá nhân, tổ chức phải chi trả thuế thu nhập cá nhân, mã số thuế, địa chỉ liên hệ và số điện thoại;

– Thông tin cá nhân của cá nhân có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân: Họ và tên của cá nhân, mã số thuế, quốc tịch, địa chỉ liên hệ, số điện thoại liên hệ, số căn cước công dân/ chứng minh thư nhân dân;

– Thông tin các khoản khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như:

+ Các khoản thu nhập mà cá nhân nhận được để chịu thuế thu nhập cá nhân như tiền lương, tiền công, thu nhập từ hoạt động kinh doanh của người đó;

+ Thời điểm cá nhân nhân được thu nhập;

+ Tổng thu nhập chịu thuế đã trả;

+ Số tiền thuế thu nhập cá nhân đã khấu ;

+ Số tiền lương thực nhận của cá nhân sau khi đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

3. Hướng dẫn chi tiết thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Để thực hiện khấu trừ thu nhập cá nhân, cá nhân hay tổ chức chi trả thuế thu nhập cá nhân cần lưu ý việc mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định pháp luật. Theo đó, để mua được chứng từ này thì cá nhân, tổ chức phải thực hiện theo trình tự, thủ tục sau:

3.1. Chuẩn bị hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: 

Việc mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được thực hiện theo hai cách:

– Mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo từng lần phát sinh việc đóng thuế thu nhập cá nhân ( áp dụng đối với doanh nghiệp ít phát sinh hoặc không thường xuyên về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động);

– Mua quyển chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (áp dụng đối với doanh nghiệp thường sinh phát sinh việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động, có nghĩa là doanh nghiệp thường xuyên có người lao động có thu nhập chịu thuế).

Theo đó, đối với từng cách mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì cá nhân hay tổ chức chi trả thuế thu nhập cá nhân sẽ phải chuẩn bị hồ sơ khác nhau. Cụ thể là:

3.1.1. Chuẩn bị hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với doanh nghiệp mua chứng từ theo từng lần phát sinh:

Đối với trường hợp mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo từng lần phát sinh thì doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị hồ sơ bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau:

– Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được thực hiện theo mẫu số 07/CTKT-TNCN được ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT- BTC do Bộ Tài chính ban hành;

– Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp mua chứng từ;

– Bản sao căn cước công dân/ chứng minh thư nhân dân của người được giới thiệu đi mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

– Giấy giới thiệu của doanh nghiệp giới thiệu người đi làm hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

– Bảng kê danh sách những người lao động. Bảng kê này phải thể hiện rõ thông tin của những người lao động và số tiền đã khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân.

3.1.2. Chuẩn bị hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với doanh nghiệp mua chứng từ theo dạng quyển chứng từ:

Đối với trường hợp mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dưới dạng Quyển chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì cần lưu ý chuẩn bị hồ sơ bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau:

– Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được thực hiện theo mẫu số 07/CTKT-TNCN được ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT- BTC do Bộ Tài chính ban hành;

– Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp mua chứng từ;

– Giấy giới thiệu của doanh nghiệp giới thiệu người đi làm hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

– Bản sao căn cước công dân/ chứng minh thư nhân dân của người được giới thiệu đi mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

3.2. Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền bán chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: 

Sau khi doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ gồm đầy đủ giấy tờ, tài liệu được nêu trên thì người được giới thiệu của doanh nghiệp sẽ thực hiện nộp hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại Bộ phận Ấn chỉ tại cục thuế hoặc chi cục thuế quản lý doanh nghiệp để mua chứng từ khấu trừ.

Cơ quan thuế có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ xem xét xét tính đầy đủ và hợp pháp của hồ sơ. Nếu xét thấy hồ sơ của doanh nghiệp gửi đến chưa đầy đủ và chưa đảm bảo tính hợp pháp thì cán bộ tiếp nhận phải thông báo đến người đi nộp hồ sơ và hướng dẫn người đó chỉnh sửa, bổ sung để hồ sơ đảm bảo là hợp lệ. Nếu hồ sơ hợp lệ thì cơ quan thuế có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và giải quyết việc mua bán chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp.

3.3. Thực hiện việc mua bán chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

3.3.1. Đối với doanh nghiệp mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo từng lần phát sinh:

Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hợp lệ đến cơ quan thuế quản lý thì sẽ thực hiện viết chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân ngay tại cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ. Sau đó cơ quan thuế sẽ giao cho doanh nghiệp liên 2 của chứng từ để về giao cho người nộp thuế quyết toán thuế. Trong trường hợp này doanh nghiệp không phải thực hiện nghĩa vụ nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

3.3.2. Đối với doanh nghiệp mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo dạng quyển chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Sau khi nộp hồ sơ hợp lệ đến cơ quan thuế có thẩm quyền thì doanh nghiệp sẽ được cấp một quyển chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Trong quyển chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sẽ gồm 50 số và mỗi số gồm 2 liên. Liên 1 là Báo soát và lưu còn Liên 2 là giao cho người nộp thuế. Theo đó, khi người lao động có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân có yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì doanh nghiệp sẽ viết chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động. Doanh nghiệp sẽ giao cho người lao động có nghĩa vụ nộp thuế Liên 2 và Liên 1 sẽ lưu tại Quyển chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hàng quý với cơ quan quản lý thuế có thẩm quyền. Theo đó, doanh nghiệp sẽ phải làm báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ Thuế thu nhập cá nhân theo Mẫu CTT25/AC được ban hành tại Phụ lục I ban hành kèm theo Quyết định số 440/2013/QĐ-TCT:

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ 

Quý …..năm ……

Ghi chú: Cột 4, 5 ghi chi tiết từng số xóa bỏ, mất cháy

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

 – Quyết định số 440/2013/QĐ-TCT của Tổng cục thuế ban hành ngày 14/3/2013 ban hành quy trình quản lý biên lai;

 – Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.