Hợp đồng điện tử là gì? Giao kết hợp đồng điện tử là gì? Ưu điểm của hợp đồng điện tử? Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử? Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp mới nhất 2022? Cách ký hợp đồng điện tử?
Hiện nay, công nghệ thông tin phát triển ngày càng mạnh mẽ do đó việc giao kết hợp đồng được các doanh nghiệp tiến hành ký kết trực tiếp hoặc thông qua hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp ngày càng phổ biến. Vậy, pháp luật quy định như thế về cách ký hợp đồng điện tử được pháp luật quy định như thế nào? Để giải đáp vấn đề này, Luật Dương Gia xin gửi đến quý bạn đọc bài viết: Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp (Cập nhật 2022).
Cơ sở pháp lý:
– Luật Giao dịch điện tử năm 2005;
– Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568
Mục lục bài viết
1. Hợp đồng điện tử là gì?
Căn cứ theo Điều 33 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này. Hợp đồng điện tử có đặc điểm nổi bật sau:
Thứ nhất, hợp đồng điện tử được thể hiện bằng Thông điệp dữ liệu điện tử, trong giao kết hợp đồng điện tử việc đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu (Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác).
Thứ hai, có ít nhất 03 chủ thể tham gia giao kết hợp đồng gồm: Bên đề nghị, bên được đề nghị và các nhà cung cấp dịch vụ mạng và cơ quan chứng thực chữ ký điện tử, cơ quan này không tham gia đàm phán, giao kết hợp đồng mà thực hiện chứng năng hỗ trợ, đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý cho việc thực hiện giao kết và thực hiện hợp đồng.
Thứ ba, các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết hợp đồng.
Thứ tư, hợp đồng điện tử có sự hạn chế về phạm vi áp dụng, bởi theo quy định Luật Giao dịch điện tử các giao dịch điện tử được áp dụng hoạt động của các cơ quan nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại,… Cần lưu ý rằng, quy định giao dịch điện tử không áp dụng đối với trường hợp các giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.
Thứ năm, có tính hiện đại, chính xác và phi biên giới bởi hợp đồng điện tử sử dụng công nghệ điện tử, kỹ thuật số, tư tính, quang học,…chứng từ điện tử, thư điện tử điện tín và các hình thức tương tự khác.
2. Giao kết hợp đồng điện tử là gì?
Căn cứ theo Điều 36 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định:
“Điều 36. Giao kết hợp đồng điện tử
1. Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.
2. Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.”
Như vậy, trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử, các bên sẽ sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch của mình. Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu mà các bên đã lập.
3. Ưu điểm của hợp đồng điện tử:
Ký hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
– Xóa bỏ được khoảng cách về không tin và thời gian với chữ ký điện tử nhanh chóng trên nhiều nền tảng khác nhau như trên laptop, máy tính, ipad, điện thoại,…
– Giảm tình trạng ký tay, đóng dấu rườm rà. Hợp đồng điện tử có nhiều hình thức ký tiện dụng, tích hợp với mọi loại chữ ký số như: chữ ký số tập trung HSM, USB Token, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp,…
– Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí: chi phí đi lại, chi phí in ấn, lưu trữ hợp đồng,…
4. Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử:
Căn cứ theo Điều 35 Luật Giao dịch điện tử năm 2015 quy định các nguyên tắc giao dịch điện tử như sau?
Thứ nhất, các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.
Thứ hai, việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng.
Thứ ba, khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.
5. Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp mới nhất 2022:
Hiện nay, theo quy định pháp luật hiện hành cách ký hợp đồng điện tử thường gồm 3 bước cơ bản, Cụ thể:
Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng
Sau khi đạt được thỏa thuận hợp tác các bên cần đề nghị giao kết hợp đồng để đảm bảo quyền và lợi ích cũng như trách nhiệm của các bên khi giao kết hợp đồng.
Đại diện 1 bên đề nghị giao kết hợp đồng thực hiện cần thao tác:
(i) Đăng nhập hệ thống đề nghị giao kết hợp đồng điện tử;
(ii) Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã thỏa thuận, xác định trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ các bên tham gia;
(iii) Xác định yêu cầu ký, vị trí ký, vai trò ký trên hợp đồng;
(iv) Hệ thống tạo luồng ký tự động và thực hiện thao tác gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để đối tác thực hiện ký hợp đồng điện tử;
Bước 2: Nhận email và trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử
Bên được đề nghị giao kết nhận Email thông báo tự động và thực hiện thao tác truy cập vào đường Link hợp đồng điện tử (Lưu ý: Không cần tài khoản đăng nhập hệ thống);
Sau khi đọc kỹ nội dung các điều khoản hợp đồng, bên được đề nghị tiến hành thao tác xác nhận đồng ý với những nội dung trong hợp đồng bằng hình thức chữ ký số: sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh,..
Trong trường hợp bên được đề nghị không đồng ý với nội dung điều khoản trong hợp đồng thì bên được đề nghị giao kết hợp đồng điện tử phản hồi thông tin, yêu cầu chỉnh sửa và thỏa thuận nội dung hợp đồng.
Bước 3: Thực hiện hợp đồng
Khi đã hoàn tất việc ký hợp đồng điện tử, hệ thống gửi thông báo hoàn tất ký hợp đồng cho các bên, hợp đồng được lưu trữ và mã hóa giao kết hợp đồng. Hợp đồng có giá trị pháp lý theo quy định của Luật giao dịch điện tử.
Các bên căn cứ và nội dung hợp đồng điện tử đã ký kết và thực hiện quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình, đồng thời chuẩn bị để cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
6. Cách ký hợp đồng điện tử:
Hiện nay, đối với các doanh nghiệp, họ thường sử dụng một số cách ký hợp đồng điện tử phổ biến như sau:
– Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số: Chữ ký số Token (USB Token) là thiết bị chứa các ký tự dữ liệu mã hóa và thông tin của doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức,…
– Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký Scan: Người đại diện bên đề nghị và bên được đề nghị giao kết hợp đồng tiến hành thực hiện ký hợp đồng bằng tay, sau đó scan chữ ký dưới dạng ảnh hoặc PDF;
– Ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh: Đại diện bên đề nghị và bên được đề nghị giao kết hợp đồng ký bằng tay, sau đó sử dụng thiết bị ghi hình như máy ảnh, camera chụp lại chữ ký (gọi là chữ ký ảnh). Chữ ký này được chuyển thành file hình ảnh và được chèn vào hợp đồng điện tử, hợp đồng được thực hiện theo các thủ tục và có giá trị chữ ký như ký tay.
Ký hợp đồng điện tử hình thành qua email: Các bên cần sử dụng thư điện tử email để giao dịch. Bên đề nghị ký kết hợp đồng soạn thảo hợp đồng và gửi hợp đồng qua email cho khách hàng và chờ xác nhận. Bên được đề nghị truy cập email sau khi xem xét quyền, lợi ích và trách nhiệm trong hợp đồng. Đối với trường hợp bên được đề nghị đồng ý với nội dung điều khoản hợp đồng thì tiến hành ký hợp đồng. Tuy nhiên đối với cách ký hợp đồng điện tử hình thành qua email cần lưu ý những điểm sau:
(i) Các bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua Email
(ii) Các bên ký hợp đồng phải thống nhất với nhau và có quy định ràng buộc về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng.
(iii) Các bên phải đăng ký thỏa thuận chung về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và nhân thân của nhân viên giao dịch các bên, địa chỉ email sử dụng để giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại, số Fax liên hệ,…
(iv) Các bên tham gia ký đều phải có bản gốc để đối chiếu và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản Email (theo từng loại giao dịch).
(v) Giao dịch viên của các bên cần phải liên lạc với nhau bằng điện thoại, fax,..
