Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Các giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự?

1. Khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hoá lãnh sự là việc chứng nhận chữ ký và con dấu trên những giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận lập hoặc công chứng để sử dụng ở Việt Nam hoặc những giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận, và chứng thực sự phù hợp về hình thức văn bản của những giấy tờ, tài liệu đó với pháp luật nước lập văn bản.

Căn cứ khoản 2, điều 2, Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính Phủ cấp ngày ngày 05 tháng 12 năm 2011 về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thì khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự là gì được quy định và nói rõ như sau:

“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu, giấy tờ nước ngoài là quy định bắt buộc (ngoại trừ một số loại giấy tờ của một số nước được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Bởi đây là thủ tục khẳng định tính pháp lý của tài liệu và do chính cơ quan có thẩm quyền xác nhận, do đó, các cơ quan khác trên lãnh thổ Việt Nam sẽ tin tưởng và công nhận tài liệu được sử dụng hợp pháp ở Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự khác chứng nhận lãnh sự, bởi “chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

2. Khi nào cần hợp thức hóa lãnh sự và Hồ sơ hợp thức hóa lãnh sự:

Như khái niệm trên như vậy khi bạn có các giấy tờ, tài liệu được cấp tại nước ngoài mà muốn được hợp pháp và có giá trị pháp luật tại Việt Nam thì cần phải làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại các cơ quan nhà nước có thầm quyền.

Ví dụ: Cô dâu Việt Nam lấy chồng Nước ngoài (Nhật Bản) tại Việt Nam. Sau đó chuyển sang Nhật Bản sinh sống và làm việc. Sau 2 năm thì họ ly hôn, vậy họ có giấy tờ ly hôn của tòa án tại Nhật Bản cấp. Khi người này về lại Việt Nam và muốn tái giá thì phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy chứng nhận ly hôn được cấp tại Nhật Bản để có thể xác nhận độc thân và đăng kí kết hôn mới tại Việt Nam.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam bao gồm:

– 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.

– Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).

– 01 bản chụp (photocopy) giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự để lưu lại.

– 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

– 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.

– 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

3. Các giấy tờ tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự:

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và được hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, 05 loại giấy tờ sau không được hợp pháp hóa lãnh sự:

– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;

– Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau trong chính các loại giấy tờ đó hoặc với các giấy tờ khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;

– Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật;

– Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc, không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Ngoài ra, các loại chữ ký, con dấu được sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu và chữ ký gốc;

– Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích, không phù hợp với chủ trương, chính sách hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

4. Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:

Theo quy định của pháp luật Việt Nam sẽ có các trường hợp giấy tờ, tài liệu được miễn giảm hợp pháp hóa lãnh sự, chi tiết như sau:

– Các giấy tờ, tài liệu được quy định theo điều ước quốc tế trong đó Việt Nam và các nước liên quan là thành viên hoặc được áp dụng theo nguyên tắc có đi có lại giữa các nước với nhau.

– Các giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao qua đường ngoại giao giữa các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam với các cơ quan có thẩm quyền của các nước khác và ngược lại.

– Các giấy tờ, tài liệu được quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật Việt Nam.

– Các giấy tờ, tài liệu mà cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam không có yêu cầu phải làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam.

5. Thủ tục tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự:

Bước 1: Người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự tiến hành chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định

Bước 2: Đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ nộp trực tiếp hoặc nộp gián tiếp qua đường bưu điện trực tuyến (nếu có)

Bước 3: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định thì cấp phiếu biên nhận đối với nộp trực tiếp trong vòng 1 ngày, đối với tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự có 11 bản trở lên thời gian giải quyết là 2 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ không đầy đủ thì sẽ hướng dẫn người nộp hoàn thiện, bổ sung hồ sơ.

6. Cơ quan có thẩm quyền làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự:

Điều 5 Nghị định 111/2011 quy định về cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự như sau:

” 1. Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.

Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.”

Từ đó có thể thấy, Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam bao gồm:

– Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (sau đây gọi là Cục Lãnh sự).

Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: Từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bẩy, trừ các ngày lễ, Tết.

– Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi là Sở Ngoại vụ);

Địa chỉ: số 6 Alexandre De Rhodes, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết trả: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bẩy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết

– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác của Việt Nam được uỷ nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện Việt Nam).

Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ, người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam có quyền ký hợp pháp lãnh sự.

– Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ có thể uỷ quyền cho Trưởng phòng Hợp pháp hóa – Chứng nhận lãnh sự Cục Lãnh sự, Trưởng phòng Lãnh sự Sở Ngoại vụ ký hợp pháp hóa lãnh sự.

– Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam có thể uỷ quyền cho viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự ký hợp pháp hóa lãnh sự.

Thời gian xử lý hồ sơ là 01 ngày nếu số lượng tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự từ 1-10 bản và 02 ngày trở lên nếu số lượng tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự từ 11 bản trở lên hoặc các tài liệu yêu cầu xác minh khác.

Ngoài ra, người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự cần phải lưu ý một số điểm sau đây:

– Các loại giấy tờ, tài liệu được hợp pháp hóa lãnh sự chỉ được chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh mà không gồm nội dung và hình thức của các loại giấy tờ, tài liệu này;

– Có thể ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự mà không cần giấy ủy quyền;

– Có 03 cách nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp, thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền hoặc gửi qua đường bưu điện;

– Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự là tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu đó được sử dụng (Điều 2 Thông tư 01/2012/TT-BNG);

– Phí hợp pháp hóa lãnh sự là: 30.000 đồng/lần trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thỏa thuận có quy định khác hoặc được miễn thu phí với tổ chức, cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao “theo nguyên tắc có đi có lại”. (Thông tư 157/2016/TT-BTC).