Hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất, thất lạc mới nhất

Hiện nay trường hợp nhiều người đóng bảo hiểm xã hội ở một công ty A được một thời gian, sau đó chuyển sang công ty B làm việc, nhưng công ty A đã làm mất sổ bảo hiểm xã hội của người lao động rồi công ty đó cũng giải thể hoặc vì lý do nào đó như chuyển nhà hay hỏa hoạn, thiên tai mà người đã làm mất sổ bảo hiểm xã hội của mình. Pháp luật về bảo hiểm xã hội cho phép người lao động, người sử dụng lao động được xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.

Tuy nhiên nhiều người lao động đặt ra câu hỏi cho Luật Dương Gia như hồ sơ cấp lại sổ gồm những giấy tờ gì? Nộp cho cơ quan nào? Nhằm tránh mất quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, qua bài viết này, đội ngũ chuyên gia, luật sư của Luật Dương Gia sẽ hướng dẫn bạn soạn thảo hồ sơ, nộp và nhận kết quả xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo quy định mới nhất.

Tư vấn chuẩn bị hồ sơ và các giấy tờ cần thiết để xin cấp lại sổ BHXH bị mất trực tuyến: 1900.6568

Căn cứ vào các quy định của pháp luật hiện hành, chúng tôi chia vấn đề thành 03 nội dung chính sau đây:

Thứ nhất, thành phần hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất gồm những giấy tờ sau:

Căn cứ Khoản 1, Điều 27 Quyết định 595/QĐ- BHXH ngày 14 tháng 04 năm 2017 quy định về hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do mất như sau:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (áp dụng theo mẫu TK1-TS)

– Đơn trình báo mất sổ bảo hiểm xã hội phải có xác nhận của cơ quan Công an nơi mất sổ hoặc chính quyền địa phương nơi người lao động cư trú

– Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội (áp dụng theo mẫu số 06/SBH), có xác nhận của UBND xã, phường, thị trấn nơi cư trú.

– Giấy xác nhận chưa được nhận trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần tại cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương nơi người lao động cư trú.

– Giấy xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội của cơ quan bảo hiểm xã hội đã và đang đóng.

– Bản sao chứng minh thư nhân dân (có chứng thực).

Theo đó, nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đang đóng bảo hiểm xã hội (đối với trường hợp đang đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện) hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đóng bảo hiểm xã hội cuối cùng trước khi dừng tham gia.

Cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện đối chiếu hồ sơ cấp lại đối với hồ sơ và dữ liệu do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý, nếu đủ điều kiện và xác định người bị mất sổ bảo hiểm xã hội chưa hưởng trợ cấp 1 lần thì thực hiện cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.

Việc rà soát thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội của người lao động đang tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại các đơn vị sử dụng lao động (đơn vị) đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin về nhân thân; thời gian tham gia bảo hiểm xã hội: quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị; Tiền lương, thâm niên nghề, phụ cấp đóng bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp; Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của người lao động (xã, huyện, tỉnh).

Người lao động cần kê khai rõ quá trình có đóng bảo hiểm xã hội đã được chốt bảo lưu thời gian vào mục 13 để bảo hiểm xã hội có sơ sở cấp lại sổ.

Thứ hai, về nơi nộp hồ sơ và nhận kết quả cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất:

Căn cứ Điều 3 Quyết định 595/QĐ- BHXH ngày 14 tháng 04 năm 2017 quy định nơi nộp hồ sơ và nhận kết quả cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất như sau:

– Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện (quận) nơi đăng ký hộ khẩu thường trú tham gia bảo hiểm xã hội có thẩm quyền cấp lại sổ khi bị mất. Người lao động cần nộp hồ sơ trên tại cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện (quận).

– Đối với sổ bảo hiểm xã hội do bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố khác cấp, khi thực hiện rà soát, nếu phát hiện sai sót, bảo hiểm xã hội nơi rà soát có văn bản phối hợp với bảo hiểm xã hội nơi cấp sổ hoặc nơi xác nhận quá trình tham gia trước đó của người lao động để xác minh lại.

Thứ ba, về thời hạn cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do bị mất:

Căn cứ Khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH thì việc cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do mất là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết. 

Các lưu ý về hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất:

– Hồ sơ làm căn cứ cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội thực hiện theo quy định tại Điều 25 và Điều 29 Quy định về quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định số 959/QĐ-BHXH ngày 09/9/2015 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Đối với sổ bảo hiểm xã hội của người lao động đang bảo lưu thời gian đóng, khi người lao động tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội hoặc giải quyết chế độ thì cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện rà soát sổ bảo hiểm xã hội theo quy định tại công văn số 4027/BHXH-ST.

1. Thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất

Tóm tắt câu hỏi:

Tôi không còn đi lao động tại các doanh nghiệp nữa nhưng lại bị mất sổ BHXH, một thời gian nữa tôi sẽ xin việc và đi làm trở lại sau. Vậy tôi muốn xin cấp lại thì phải làm thế nào?

Luật sư tư vấn:

Hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

– Đơn trình báo mất sổ BHXH có xác nhận của cơ quan công an nơi xảy ra vụ việc hoặc chính quyền địa phương nơi cứ trú

– Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (theo mấu số 06/SBH) có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú

– Giấy xác nhận quá trình đóng BHXH của cơ quan BHXH liên quan

– Giấy xác nhận chưa được giải quyết trợ cấp 1 lần tại cơ quan BHXH địa phương nơi cư trú

– Tờ khai cấp sổ ( nếu đã bị mất thì phải liên hệ đơn vị cũ hoặc cơ quan BHXH nơi cấp sổ để sao y)

– Bản sao chứng minh thư nhân dân (có chứng thực)

1. Người tham gia BHXH:

– Người tham gia BHXH làm đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu số 06/SBH), nêu rõ lý do bị mất và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật việc chưa hưởng chế độ BHXH một lần.

– Nộp đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH cho cơ quan BHXH nơi chốt sổ BHXH

– Tiếp nhận sổ BHXH (bìa sổ, tờ sổ) từ người sử dụng lao động.

– Kiểm tra các thông tin in trên bìa sổ, tờ sổ cấp lại, nếu có sai sót thì thông báo cho người sử dụng lao động.

– Ký, ghi rõ họ tên vào nơi quy định trên bìa sổ, tờ sổ cấp lại.

– Chuyển lại bìa sổ, tờ sổ cho người sử dụng lao động lưu giữ.

2. Cơ quan BHXH:

– Tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH.

– Kiểm tra, đối chiếu nội dung trong đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH với hồ sơ và cơ sở dữ liệu đang quản lý. Trường hợp có thời gian đóng BHXH ở tỉnh khác mà chưa rõ thì phối hợp với BHXH tỉnh đó để xác minh lại

– In, cấp lại bìa sổ, tờ sổ.

– Ký vào nơi quy định trên bìa sổ, tờ sổ.

– Lưu hồ sơ cấp lại sổ BHXH tại cơ quan BHXH; chuyển bìa sổ, tờ sổ cấp lại cho người tham gia BHXH.

a) Cơ quan có thẩm quyền quyết định: BHXH tỉnh.

b) Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có): Phòng Cấp sổ, thẻ.

Thẩm quyền cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do người sử dụng lao động làm mất hoặc hỏng thuộc về cơ quan BHXH nơi đóng BHXH, công ty chúng tôi hiện nay chưa có dịch vụ nhanh chóng để cấp sổ BHXH. 

Bên cạnh đó, vì người lao động hiện tại chưa tham gia quan hệ lao động nữa cần bảo lưu thời gian đóng BHXH theo Điều 61 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014

2. Làm thế nào để cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do bị mất, thất lạc

Tóm tắt câu hỏi:

Chào luật sư, luật sư cho em hỏi, hiện tại em đang dùng số sổ bảo hiểm cũ để đóng bảo hiểm tại đơn vị mới nhưng em không có sổ. Lí do là vì công ty trước đây gửi trả sổ cho em làm mất sổ trong quá trình chuyển trả. Do khoảng cách địa lí mà em không thể quay lại công ty cũ. Bây giờ em có thể xin cấp lại sổ mới (vẫn giữ nguyên số sổ đó) và hủy bỏ quá trình đã đóng BH ở công ty cũ được không ạ? Thủ tục thế nào ạ??

Luật sư tư vấn:

Trong trường hợp của bạn, Điều 97 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định như sau:

“1. Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu bao gồm:

a) Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động kèm theo danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội;

b) Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.

2. Hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp hỏng hoặc mất bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động;

b) Sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị hỏng.

3. Chính phủ quy định thủ tục, hồ sơ tham gia, cấp sổ bảo hiểm xã hội đối với đối tượng quy định tại điểm e khoản 1 Điều 2 của Luật này.”

Nếu như anh làm mất sổ bảo hiểm xã hội, anh có thể làm hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị mất. Hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bao gồm đơn nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động.

Anh có thể nộp hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm tại cơ quan bảo hiểm xã hội. Theo mục c khoản 3 Điều 99 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014:

“15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm xã hội;trường hợp quá trình xác minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội phức tạp thì không quá 45 ngày.Trường hợp không cấp thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do;” 

Trong thời gian 15 ngày kể nhận đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội nếu như không phải xác minh. Nếu việc xác minh quá phức tạp, thời hạn này có thể kéo dài tuy nhiên không được quá 45 ngày. 

Sau khi được cấp lại sổ bảo hiểm, anh có thể thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm tại nơi làm việc cũ và tiến hành nộp sổ bảo hiểm xã hội tại nơi làm việc mới. 

Ngoài ra Trong trường hợp anh muốn bỏ thời gian làm việc tại nơi làm việc cũ nhưng vẫn giữ nguyên sổ cũ, theo quy định tại Mục 5 Công văn số 3663/BHXH-THU:

“5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy”.

Anh có thể làm đơn cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN khi làm việc tại công ty cũ. Sau khi được khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN , anh sẽ không được hưởng chế độ đối với khoảng thời gian làm việc tại công ty cũ.

3. Trình tự thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất

Tóm tắt câu hỏi:

Luật sư cho tôi hỏi: Tôi nghỉ việc tại công ty vào ngày 01/06/2016, công ty đã chốt sổ BHXH cho tôi và gửi trả lại tôi. Nhưng do sơ xuất tôi đã làm thất lạc sổ tìm không thấy. Vậy luật sư cho tôi hỏi tôi làm mất sổ BHXH rồi có được hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp không (hiện tại vẫn chưa quá hạn 3 tháng)? Nếu đăng ký cấp sổ BHXH mới thì quá trình đóng BH trước đó cửa tôi có bị mất không? Rất mong nhận được hồi âm của luật su sớm nhất. Chân thành cảm ơn.

Luật sư tư vấn:

Căn cứ Điều 16 Nghị định 28/2015/NĐ-CP quy định hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp gồm:

– Đơn đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định.

– Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của một trong các giấy tờ sau đây xác nhận về việc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc:

+ Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc đã hết hạn hoặc đã hoàn thành công việc theohợp đồng lao động;

+ Quyết định thôi việc;

+ Quyết định sa thải;

+ Quyết định kỷ luật buộc thôi việc;

+ Thông báo hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc.

Trường hợp người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 43 Luật Việc làm thì giấy tờ xác nhận về việc chấm dứt hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng là bản chính hoặc bản sao có chứng thực của hợp đồng đó.

– Sổ bảo hiểm xã hội (bản chính)

Như vậy, sổ bảo hiểm xã hội là giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ để bạn hưởng bảo hiểm thất nghiệp.

Nếu nay bạn bị mất sổ bảo hiểm xã hội thì bạn sẽ không thực hiện được thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp. Bạn thực hiện thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 29 Quyết định 959/QĐ- BHXH, thành phần hô sơ như sau:

– Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội (mẫu số 06/SBH) nêu rõ lý do bị mất và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật việc chưa hưởng chế độ bảo hiểm xã hội một lần.

– Chứng minh thư nhân dân.

Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).

Hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội được nộp tại trụ Sở lao động thương binh và xã hội cấp tỉnh nơi công ty có trụ sở.

Thời hạn giải quyết không quá 45 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Khoảng thời gian trước đây bạn đóng bảo hiểm xã hội sẽ không bị mất.

4. Hồ sơ giấy tờ cần thiết xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất

Tóm tắt câu hỏi:

Xin chào! Em có một số thắc mắc muốn xin công ty tư vấn giùm em. Trước đây em có làm công ty ở Vũng Tàu và có tham gia bhxh ở công ty từ năm 2011 đến 6/2016. Hiện tại em đã xin nghỉ việc và làm công ty mới ở tỉnh khác. Do quá trình đi lại em có sơ ý làm mất sổ bảo hiểm vậy em xin hỏi là em đến cơ quan bhxh tỉnh nơi em đang làm việc xin cấp lại sổ bhxh thì cần làm những thủ tục và cần những giấy tờ gì? Em còn nhớ số sổ bhxh của mình. Rất mong được sự tư vấn từ công ty. Em xin cám ơn!

Luật sư tư vấn:

Sổ BHXH: gồm Bìa sổ và các trang tờ rời, được cấp đối với từng người tham gia BHXH, để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH và là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của Luật BHXH.

Sổ Bảo hiểm xã hội được cấp lại khi mất, hỏng, thay đổi số sổ, gộp sổ. Trình tự, thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 29 Quyết định số 959/QĐ BHXH như sau:

Hồ sơ:

– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

– Ngoài ra, ban cần mang theo Chứng minh thư nhân dân và sổ hộ khẩu.

Luật sư tư vấn về cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất:1900.6568

Số lượng hồ sơ: 01 bộ. 

Thời han giải quyết: không quá 15 ngày làm việc, trường hợp phức tạp cần phải xác minh thì không quá 45 ngày làm việc nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

Trường hợp bạn đã tham gia bảo hiểm xã hội ở Vũng Tàu, nay tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội ở tỉnh khác thì bạn có thể nộp hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội lên cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi bạn đang làm việc để giải quyết.