Hồ sơ, thủ tục thanh toán hợp đồng xây dựng mới nhất

1. Thành phần hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng mới nhất:

Căn cứ theo quy định tại Điều 20 của Nghị định 37/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng (sau được sửa đổi tại Nghị định 50/2021/NĐ-CP của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng), có quy định về thành phần hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng. Theo đó, hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng sẽ do bên nhận thầu soạn thảo sao cho phù hợp với từng loại hợp đồng xây dựng, sao cho phù hợp với giá của hợp đồng và phù hợp với thỏa thuận của các bên được quy định trong hợp đồng xây dựng. Thành phần hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng sẽ bao gồm các tài liệu cơ bản như sau:

Thứ nhất, đối với hợp đồng trọn gói thì sẽ bao gồm các giấy tờ và tài liệu sau:

+ Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành trong các giai đoạn thanh toán được lập phù hợp với quy định của pháp luật, biên bản nghiệm thu phải có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc có xác nhận của đại diện tư vấn, có xác nhận của đại diện bên nhận thầu, biên bản nghiệm thu khối lượng này sẽ được xác định là bạn xác nhận hoàn thành công trình, hoàn thành hạng mục công trình và hoàn thành khối lượng công việc phù hợp với phạm vi công việc cần phải thực hiện theo hợp đồng mà không cần phải có xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết;

+ Bảng tính toán giá trị nội dung đối với các công việc phát sinh ngoài phạm vi của hợp đồng xây dựng đã ký kết ban đầu, phải có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc có xác nhận của đại diện tư vấn, đại diện bên nhận thầu;

+ Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu, trong đề nghị đó cần phải thể hiện nội dung giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, giá trị khối lượng các công việc phát sinh trên thực tế, giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị để đề nghị thanh toán trong các giai đoạn sau khi đã trừ đi các khoản tiền phù hợp, đề nghị thanh toán phải có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc xác nhận của đại diện bên nhận thầu.

Thứ hai, đối với hợp đồng theo đơn giá cố định thì giá bao gồm các loại tài liệu và giấy tờ cơ bản sau:

+ Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành công việc trên thực tế trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu, hoặc có xác nhận của đại diện tư vấn, hoặc đại diện của bên nhận thầu;

+ Bảng tính toán giá trị cho những công việc chưa có đơn giá được quy định trong hợp đồng xây dựng, trong bảng đó cần phải thể hiện rõ khối lượng và đơn giá cho các công việc có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc xác nhận của đại diện tư vấn, đại diện của bên nhận thầu;

+ Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu, trong đề nghị đó cần phải thể hiện nội dung giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng xây dựng, giá trị khối lượng đối với các công việc phát sinh trên thực tế, giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị để đề nghị thanh toán trong các giai đoạn sau khi đã bù trừ đi các khoản phù hợp, có xác nhận của đại diện bên giao thông và xác nhận của đại diện bên nhận thầu.

Thứ ba, đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh thì sẽ bao gồm các loại giấy tờ và tài liệu sau:

+ Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành thực tế trong các giai đoạn thanh toán, có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc có xác nhận của đại diện tư vấn, có xác nhận của đại diện bên nhận thầu;

+ Bảng tính đơn giá đã có sự điều chỉnh trượt giá theo đúng với thỏa thuận được quy định trong hợp đồng xây dựng, cần phải có sự xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện của các nhà tư vấn, có xác nhận của đại diện bên nhận thầu;

+ Bảng tính giá trị cho những công việc chưa có đơn giá được quy định trong hợp đồng xây dựng, trong bảng đó cần phải thể hiện khối lượng và đơn giá cho các công việc, cần phải có sự xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc có xác nhận của đại diện tư vấn, xác nhận của đại diện bên nhận thầu;

+ Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu, trong đề nghị đó cần phải phản ánh nội dung giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng xây dựng, giá trị khối lượng đối với các công việc phát sinh trên thực tế, giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị để đề nghị thanh toán trong các giai đoạn sau khi đã trừ đi các khoản phù hợp, có sự xác nhận của đại diện bên giao thầu và xác nhận của đại diện bên nhận thầu.

Thứ tư, đối với hợp đồng theo thời gian thì cần phải có các tài liệu và giấy tờ sau:

+ Biên bản nghiệm thu thời gian làm việc thực tế hoặc bảng chấm công được lập theo quy định của pháp luật, bảng chấm công đó cần phải tương ứng với kết quả công việc trong các giai đoạn thanh toán, có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc xác nhận của đại diện tư vấn, đại diện của bên nhận thầu. Trong trường hợp, trong quá trình thực hiện có công việc phát sinh cần phải thực hiện thủ tục bổ sung chuyên gia, tuy nhiên trong hợp đồng chưa có mức thù lao đối với các chuyên gia đó, các bên cần phải thỏa thuận với nhau và thống nhất mức thù lao trước khi thực hiện. Khi đó, hồ sơ thanh toán phải có bảng tính giá trị công việc phát sinh trên thực tế ngoài phạm vi công việc cần phải thực hiện theo hợp đồng xây dựng, cần phải được đại diện của bên giao thầu và đại diện của bên nhận thầu xác nhận;

+ Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu, trong đề nghị đó cần phải thực hiện nội dung giá trị hoàn thành theo hợp đồng xây dựng, giá trị cho những công việc phát sinh trên thực tế, giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị để tiến hành thủ tục đề nghị thanh toán trong các giai đoạn sau khi đã bù trừ đi các khoản phù hợp, có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.

Thứ năm, đối với các hợp đồng xây dựng có công việc cung cấp các loại thiết bị, thì khối lượng hoàn thành có thể căn cứ vào hóa đơn/chứng từ/bản nghiệm thu, vận đơn và biên bản bàn giao thiết bị, kèm theo các loại tài liệu khác có liên quan đến hoạt động cung cấp thiết bị.

Thứ sáu, đối với các hợp đồng xây dựng có công việc tư vấn, tuy nhiên khó xác định khối lượng hoàn thành, tức là khối lượng hoàn thành chỉ mang tính chất tương đối, thì khối lượng hoàn thành sẽ căn cứ vào hồ sơ tài liệu, căn cứ vào các sản phẩm mà bên nhận thầu đã hoàn thành, được bên giao thầu xác nhận phù hợp với giai đoạn thanh toán mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng.

2. Thủ tục thanh toán hợp đồng xây dựng mới nhất:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để thực hiện thủ tục thanh toán hợp đồng xây dựng. Việc thanh toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với từng loại hợp đồng khác nhau, khi thanh toán theo các thỏa thuận trong hợp đồng thì các bên sẽ không cần phải thực hiện thủ tục ký phụ lục hợp đồng, trừ trường hợp bổ sung công việc chưa có trong hợp đồng căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Nghị định 37/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng (sau được sửa đổi tại Nghị định 50/2021/NĐ-CP của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng).

Bước 2: Bên giao thầu tiếp nhận hồ sơ và giải quyết hồ sơ theo quy định của pháp luật. Các bên thỏa thuận với nhau trong hợp đồng về số lần thanh toán. Thời hạn thanh toán sẽ do các bên thỏa thuận trong hợp đồng, sao cho phù hợp với quy mô và tính chất của từng hợp đồng. Tuy nhiên theo quy định của pháp luật, thời hạn thanh toán sẽ không được kéo dài quá 14 ngày làm việc được tính kể từ ngày bên giao thầu nhận được hồ sơ thanh toán hợp lệ. Trong khoảng thời hạn 07 ngày làm việc được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thanh toán hợp lệ của bên nhận thầu, bên giao thầu sẽ phải hoàn thành các thủ tục cần thiết, sau đó bên giao thầu chuyển đề nghị thanh toán tới ngân hàng và kho bạc nhà nước để phục vụ cho hoạt động thanh toán.

Bước 3: Trong khoảng thời hạn 07 ngày làm việc được tính kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ của bên giao thầu, ngân hàng nhà nước và kho bạc nhà nước sẽ cần phải chuyển đủ giá trị của lần thanh toán đó cho bên nhận thầu. Riêng đối với hợp đồng xây dựng thuộc dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn đầu tư nước ngoài, thời hạn thanh toán thực hiện theo quy định của các Điều ước quốc tế mà nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên. Khi thỏa thuận về thời hạn thanh toán của các bên thì cần phải căn cứ vào quy định trong điều ước này.

3. Quy định về hình thức thanh toán hợp đồng xây dựng: 

Căn cứ theo Điều 21 của Nghị định 37/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng (sau được sửa đổi tại Nghị định 50/2021/NĐ-CP của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng), có quy định về đồng tiền và hình thức thanh toán hợp đồng xây dựng. Cụ thể như sau:

– Đồng tiền sử dụng trong thanh toán hợp đồng xây dựng theo quy định của pháp luật hiện nay được xác định là đơn vị đồng Việt Nam, trong trường hợp sử dụng ngoại tệ để thanh toán trong hợp đồng xây dựng thì sẽ phải do các bên thỏa thuận trong hợp đồng, tuy nhiên không trái với quy định của pháp luật về ngoại hối;

– Trong một hợp đồng xây dựng có những công việc đòi hỏi cần phải thực hiện thủ tục thanh toán bằng nhiều loại đồng tiền khác nhau, thì các bên sẽ cần phải thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng xây dựng trong quá trình giao kết, tuy nhiên cần phải đảm bảo nguyên tắc đồng thanh toán phù hợp với yêu cầu của thành phần giấy tờ/tài liệu trong hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu thanh toán hợp đồng;

– Hình thức thanh toán có thể được thực hiện bằng tiền mặt, được thực hiện thông qua hình thức chuyển khoản và các hình thức phù hợp khác do các bên thỏa thuận, phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ghi nhận trong hợp đồng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định 37/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng;

– Nghị định 50/2021/NĐ-CP của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng;

– Thông tư 02/2023/TT-BXD của Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn một số nội dung về hợp đồng xây dựng.