Hồ sơ mời thầu là gì? Quy định nội dung và lập hồ sơ mời thầu?

1. Khái quát chung về đấu thầu hàng hóa, dịch vụ?

Đấu thầu hàng hóa, dịch vụ là một hoạt động thương mại, theo đó một bên mua hàng hóa, dịch vụ thông qua mời thầu (gọi là bên mời thầu) nhằm lựa chọn trong các số các thương nhân tham gia đấu thầu (gọi là bên dự thầu) thương nhân đáp ứng tốt nhất các yêu cầu do bên mời thầu đặt ra và lựa chọn để ký kết và thực hiện hợp đồng (gọi là bên trúng thầu). Do đó, khi tham gia vào hoạt động đấu thầu hàng hóa, dịch vụ bao gồm hai nhóm chủ thể chính là bên mời thầu và bên dự thầu. Bên cạnh đó, có thể có sự tham gia của các chủ thể trung gian như các nhà tư vấn, tổ chuyên gia xét thầu hoặc các chủ thể khác như chủ sở hữu nguồn vốn, đơn vị tài trợ, cho Vay vốn…

Bên mời thầu là bên cỏ nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện một công việc nào đó. Tuy nhiên không phải trong môi trường hợp, bên mời thầu đều là người sở hữu nguồn vốn để mua sản hàng hóa, dịch vụ đó. Một số trường hợp nguồn vốn để thực hiện đầu thiếu là do người khác sở hữu và như vậy chủ sở hữu nguồn vốn sẽ giữ vai trò chi phối nhất định đối với gói thầu. Theo quy định tại khoản 1 Điều 214 Luật Thường mại 2005, bên mời thầu không nhất định phải là thương nhân. Tuy nhiên với cách hiểu đầu thầu hàng hóa, dịch sự là một hoạt động thương mại nhằm mục tiêu sinh lợi thị bên mời thầu chủ yếu sẽ là thung nhân để đảm bao mục đích trên.

Bên dự thầu (các nhà thầu) theo Luật Thương mại năm 2005 là “các thương nhân đáp ứng tốt nhất các yêu cầu do bên mời thầu đặt ra, được lựa chọn để kỷ kết và thực hiện hợp đồng”.. Các thương nhân tham gia dự thầu có thể là thương nhân Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài. Trong trường hợp hoạt động đấu thầu hàng hóa, dịch vụ có sự tham gia của thương nhân nước ngoài thì gọi là đấu thầu quốc tế. Bên dự thầu bao gồm nhiều thương nhân khác nhau, nhưng chỉ có thương nhân thắng cuộc trong quá trình đấu thầu (bên trúng thầu) mới được ký kết hợp đồng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho bên mới thấu. Khái niệm thương nhân trong khoản 1 Điều 6 Luật Thương mại 2005. “Bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cả nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường chuyền và có đăng ký kinh doanh. Như vậy bản dự thầu trong hoạt động đấu thầu hàng hóa, dịch vụ phát có từ cách thường thấp, tức là thỏa mãn điều kiện.

-Là cá nhân hoặc tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, có năng lực hành vi thương mại – là khả năng của cá nhân, pháp nhân bằng những hành vi của mình xác lập thực hiện quyền và nghĩa vụ pháp lý thương mại.
– Thực hiện hành vi thương mại độc lập, mang danh nghĩa chính mình và vì lợi ích của bản thân mình.

– Thực hiện hành vi thương mại mang tính nghề nghiệp thường xuyên trong các ngành nghề, tại các địa bàn, dưới các hình thức và theo các phương thức mà pháp luật không cấm.

– Đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Ngoài ra, trong quan hệ đấu thầu cũng có thể xuất hiện các chủ thể như các nhà tư vấn, chuyên gia xét thầu… Họ có thể tham gia tư vấn, giúp đỡ cho bên mời thầu trong việc lập hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu, đánh giá xét thầu… hoặc giúp đỡ bên dự thầu chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ dự thầu sao cho khả năng trúng thầu là cao nhất. Các chủ thể trung gian này tuy chưa được quy định trong pháp luật về đấu thầu hàng hóa, dịch vụ ở Việt Nam nhưng họ đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình tổ chức và thực hiện đấu thầu, giúp cho hoạt động đấu thầu được thực hiện nghiêm túc, theo đúng thủ tục luật định, kịp thời phát hiện những bất cập và đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp.

2. Hồ sơ mời thầu là gì? Quy định nội dung và lập hồ sơ mời thầu:

Theo Khoản 29 Điều 3 Luật đấu thầu 2013 thì Hồ sơ mời thầu được hiểu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho tất cả các hình thức đấu thầu ( bao gồm hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế), hồ sơ mời thầu bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu mà bên mời thầu đặt ra dựa trên yêu cầu của sự án để làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và bên mời thầu sẽ nhận hồ sơ dự thầu, sau đó bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư để tiến hành thực hiện gói thầu.

Luật đấu thầu đã quy định rõ về điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu để làm căn cứ cho các hồ sơ mời thầu. Cụ thể lại Điều 7 Luật đấu thầu 2013 đã quy định về điều kiện để phát hành hồ sơ, theo đó thì hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của gói thầu chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:

+ Điều kiện đầu tiên để Hồ sơ mời thầu được lập ra là kế hoạch lựa chọn nhà thầu của chủ đầu tư được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, đây là cơ sở căn bản để hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu được thành lập.

+ Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu để chọn nhà thầu của bên mời thầu được phê duyệt bao gồm các nội dung cơ bản và bắt buộc theo quy định của Luật đấu thầu. Cụ thể thì các hồ sơ này phải có các nội dung quy định về thủ tục đấu thầu được tiến hành như thế nào, để bên dự thầu biết được chi tiết về các công việc và dự án được đấu thầu thì hồ sơ mời thầu cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin về bảng dữ liệu đấu thầu cũng như nêu ra các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu của bên dự thầu cũng các biểu mẫu dự thầu do bên mời thầu lập ra, bảng khối lượng mời thầu do bên mới thầu lập ra. Hồ sơ mời thầu cũng phải được quy định rõ ràng về các yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng của dự án mà bên dự thầu cần phải đáp ứng để đảm bảo thực hiện đúng chất lượng và tiến độ của công trình; điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng và các nội dung cần thiết khác mà bên mời thầu cho rằng bên dự thầu cần phải biết các thông tin đó.

+ Hồ sơ mời thầu sẽ được phát hành chỉ khi thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn của bên mời thầu được đăng tải đáp ứng các điều kiện về thông báo và đăng tải theo quy định của Luật đấu thầu.

+ Để đảm bảo cho gói thầu có đủ điều kiện về nguồn vốn trước khi đi vào thực hiện đấu thầu thì một trong những điều kiện để hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành là nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu, tiến độ sẽ được quy định chi tiết tùy thuộc vào từng gói thầu.

+ Đối với các gói thầu mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung thì điều kiện để hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành là điều kiện về mặt nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán được người có thẩm quyền phê duyệt trước khi hồ sơ được đưa ra phát hành.

+ Thêm một điều kiện để ồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành là việc bên mời thầu phải bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu.

3. Điều kiện hồ sơ yêu cầu dự án phát hành để lựa chọn nhà đầu tư:

– Nếu như hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu lựa chọn nhà thầu cần các điều kiện trên thì hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của dự án chỉ được phát hành để lựa chọn nhà đầu tư khi có đủ các điều kiện sau đây:

+ Do gói thầu lựa chọn nhà đầu tư đặc thù là lựa chọn nhà đầu tư cho dự án mà để hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành thì sẽ phải đáp ứng các điều kiện về dự án thuộc danh mục dự án do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương công bố theo quy định của pháp luật hoặc dự án do nhà đầu tư đề xuất.

+ Cũng như gói thầu lựa chọn nhà thầu thì để hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phát hành thì trước tiên kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền thì mới đủ điều kiện phát hành đồng thời kèm theo điều kiện thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo đúng quy định của Luật đấu thầu.

Như vậy, qua phân tích ở trên có thể thấy hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu lựa chọn nhà thầu hoặc lựa chọn nhà đầu tư đều phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của Luật đấu thầu mới có thể phát hành.