Hai sổ kế toán là gì? Tác hại của việc sử dụng 2 sổ kế toán?

1. Hai sổ kế toán là gì?

1.1. Sổ kế toán là gì?

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu có sẵn theo quy định của pháp luật có liên kết chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán, trên cơ sở các dữ liệu thống kê từ chứng từ, hóa đơn nhằm mục đích quan trọng quản lý các hoạt động kinh tế trong đơn vị, doanh nghiệp.

Cá nhân, tổ chức lập sổ kế toán gọi là đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải có đầy đủ nội dung ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

Nội dung trong sổ kế toán theo quy định tại khoản 3 Điều 24 Luật kế toán năm 2015, bao gồm:

+ Ngày, tháng, năm ghi sổ

+ Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ

+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán

+ Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

1.2. Vai trò của sổ kế toán:

– Sổ kế toán dùng để ghi chép dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ một cách khoa học, có thống kế về doanh thu, nắm bắt được lời, lãi để từ đó có phương án xử lý hoạt động kinh doanh.

– Sổ kế toán được coi là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán ở bất kì đơn vị, doanh nghiệp nào. Đây được coi là khâu trung gian của công tác kế toán, sẽ giúp các thông tin, dữ liệu chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp lại, minh chứng cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào. Từ đó phác họa lên bức tranh kinh tế của doanh nghiệp thông qua báo cáo tài chính doanh nghiệp.

– Từ sổ kế toán biểu hiện sự lên xuống trong doanh thu, do đó doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể để hoạch định ra phương hướng tiếp theo của doanh nghiệp mình.

1.3. Hai sổ kế toán là gì?

Hai sổ kế toán là việc doanh nghiệp thành lập hai hệ thống sổ sách khác nhau trong công ty để cập nhật dữ liệu cũng như lợi nhuận, doanh thu của công ty nhằm mục đích chính là để giảm nghĩa vụ đóng thuế.

Hiện nay, trong các doanh nghiệp tồn tại khá phổ biến hành vi sử dụng hai sổ kế toán. Đây là một thực trạng rất đáng báo động.

2. Tác hại của việc sử dụng 2 sổ kế toán?

2.1. Thực trạng việc sử dụng 2 sổ kế toán hiện nay:

Luật kế toán năm 2015 đã quy định rất rõ hành vi sử dụng 2 sổ kế toán là hành vi nghiêm cấm, cụ thể tại Khoản 10 Điều 13 như sau: Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố các báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán.

Như vậy, việc ghi chép 2 sổ kế toán là không hợp pháp theo quy định của pháp luật về kế toán. Ở Việt Nam, tình trạng này hiện đang rất phổ biến, chủ yếu để trốn tránh trách nhiệm đóng thuế với cơ quan Nhà nước

Khi thực hiện hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa, để giảm doanh thu chịu thuế do khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn (thường với ngành bán lẻ) thì doanh nghiệp thường sẽ ghi sổ theo hướng doanh số thấp hơn, xuất hàng ít hơn, chủ yếu là phần doanh thu phải xuất hóa đơn cho khách hàng, còn trên số liệu bản chất trong nội bộ vẫn ghi nhận doanh thu theo số hàng hóa bán thực tế và lợi nhuận thu thực tế để theo dõi quá trình lãi, lỗ của doanh nghiệp.

2.2. Tác hại của việc sử dụng hai sổ kế toán: 

Thứ nhất, việc sử dụng hai sổ kế toán với mục đích là trốn thuế theo quy định của pháp luật hành vi trốn thuế từ 100 triệu đồng trở lên có thể bị truy tố hình sự. Cụ thể Điều 200 Bộ luật Hình sự năm 2015 có quy định:

“1. Người nào thực hiện một trong các hành vi sau đây trốn thuế với số tiền từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc dưới 100.000.000 đồng nhưng đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế hoặc đã bị kết án về tội này hoặc về một trong các tội quy định tại các điều 188, 189, 190, 191, 192, 193, 194, 195, 196, 202, 250, 251, 253, 254, 304, 305, 306, 309 và 311 của Bộ luật này, chưa được xóa án tích mà còn vi phạm, thì bị phạt tiền từ 100.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng hoặc phạt tù từ 03 tháng đến 01 năm:

a) Không nộp hồ sơ đăng ký thuế; không nộp hồ sơ khai thuế; nộp hồ sơ khai thuế sau 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế hoặc hết thời hạn gia hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định của pháp luật;

b) Không ghi chép trong sổ kế toán các khoản thu liên quan đến việc xác định số tiền thuế phải nộp;

c) Không xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ hoặc ghi giá trị trên hóa đơn bán hàng thấp hơn giá trị thanh toán thực tế của hàng hóa, dịch vụ đã bán;

d) Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán hàng hóa, nguyên liệu đầu vào trong hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được miễn, số tiền thuế được giảm hoặc tăng số tiền thuế được khấu trừ, số tiền thuế được hoàn;

đ) Sử dụng chứng từ, tài liệu không hợp pháp khác để xác định sai số tiền thuế phải nộp, số tiền thuế được hoàn;

e) Khai sai với thực tế hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu mà không khai bổ sung hồ sơ khai thuế sau khi hàng hóa đã được thông quan, nếu không thuộc trường hợp quy định tại Điều 188 và Điều 189 của Bộ luật này;

g) Cố ý không kê khai hoặc khai sai về thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, nếu không thuộc trường hợp quy định tại Điều 188 và Điều 189 của Bộ luật này;

h) Câu kết với người gửi hàng để nhập khẩu hàng hóa, nếu không thuộc trường hợp quy định tại Điều 188 và Điều 189 của Bộ luật này;

i) Sử dụng hàng hóa thuộc đối tượng không chịu thuế, miễn thuế, xét miễn thuế không đúng mục đích quy định mà không khai báo việc chuyển đổi mục đích sử dụng với cơ quan quản lý thuế.

2. Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tiền từ 500.000.000 đồng đến 1.500.000.000 đồng hoặc phạt tù từ 01 năm đến 03 năm:

a) Có tổ chức;

b) Số tiền trốn thuế từ 300.000.000 đồng đến dưới 1.000.000.000 đồng;

c) Lợi dụng chức vụ, quyền hạn;

d) Phạm tội 02 lần trở lên;

đ) Tái phạm nguy hiểm.

3. Phạm tội trốn thuế với số tiền 1.000.000.000 đồng trở lên, thì bị phạt tiền từ 1.500.000.000 đồng đến 4.500.000.000 đồng hoặc phạt tù từ 02 năm đến 07 năm:

4. Người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

5. Pháp nhân thương mại phạm tội quy định tại Điều này, thì bị phạt như sau:

a) Thực hiện một trong các hành vi quy định tại khoản 1 Điều này trốn thuế với số tiền từ 200.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc từ 100.000.000 đồng đến dưới 200.000.000 đồng nhưng đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế hoặc đã bị kết án về tội này hoặc về một trong các tội quy định tại các điều 188, 189, 190, 191, 192, 193, 194, 195 và 196 của Bộ luật này, chưa được xóa án tích mà còn vi phạm, thì bị phạt tiền từ 300.000.000 đồng đến 1.000.000.000 đồng;

b) Phạm tội thuộc một trong các trường hợp quy định tại các điểm a, b, d và đ khoản 2 Điều này, thì bị phạt tiền từ 1.000.000.000 đồng đến 3.000.000.000 đồng;

c) Phạm tội thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này, thì bị phạt tiền từ 3.000.000.000 đồng đến 10.000.000.000 đồng hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn từ 06 tháng đến 03 năm;

d) Phạm tội thuộc trường hợp quy định tại Điều 79 của Bộ luật này, thì bị đình chỉ hoạt động vĩnh viễn;

đ) Pháp nhân thương mại còn có thể bị phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng, cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định hoặc cấm huy động vốn từ 01 năm đến 03 năm.”

Thứ hai, việc sử dụng 2 sổ kế toán này sẽ gây khó dễ trong việc theo dõi số liệu thực tế của doanh nghiệp. Việc cùng lúc song song thống kế theo dõi 2 sổ không thể kiểm soát được đầu ra đầu vào của công ty, các dữ liệu về doanh thu, lợi nhuận của công ty và từ đó dẫn đến việc phân tích các số liệu đó rất khó khăn. Do vậy, công cuộc nắm bắt tình hình kinh doanh của công ty không được thống nhất.

Thứ ba, công việc cho bộ phận kế toán cũng như chi phí dành cho công việc này cũng tăng, thay vì chỉ làm một sổ, một công việc đơn giản thì nay lại nhân đôi về công việc cho nhân đôi, dẫn đến chi phí trả công cho nhân viên cũng tăng. Thêm nữa, thay vì dùng một phần mềm quản lý thu chi, thì công ty có thể phải mua thêm phần mềm để theo dõi, dẫn đến tăng chi phí cho công nghệ phần mềm.

Thứ tư, việc sử dụng hai 2 sổ kế toán ảnh hưởng rất lớn đến sự minh bạch, công khai của công ty. Bởi nội bộ công ty rất dễ xảy ra sự xáo trộn, nghi ngờ lẫn nhau, không tạo được sự tin tưởng, minh bạch trong quá trình quản lý công ty.

3. Phương pháp hạn chế việc sử dụng 2 sổ kế toán:

Khi nhận thức được tác hại của việc sử dụng 2 sổ kế toán như trên, doanh nghiệp sẽ phải có cái nhìn thay đổi cũng như đề ra phương hướng xử lý khắc phục tình trạng trên để tạo ra môi trường kinh doanh minh bạch nhất. Có thế đề ra một số hướng xử lý khắc phục sau đây:

– Thứ nhất, phải thay đổi cơ cấu, bản chất văn hóa trong doanh nghiệp: nâng cao sự trong sạch, minh bạch của nội bộ công ty.

– Thứ hai, doanh nghiệp phải đảm bảo phải khai thật, khai đủ doanh thu để thực hiện nghĩa vụ tài chính thuế với Nhà nước.

– Thứ ba, phải thay đổi quy trình quản trị doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải đặt ra điều lệ kiểm soát ngay từ đầu rằng nhân viên phải có hóa đơn hợp lệ mới được thanh toán, xóa đi những thói quen gian lận hay không lấy hóa đơn vì mất thời gian.

– Thứ tư, đề xuất việc điều chỉnh lại số liệu hiện hành cho phù hợp: doanh nghiệp phải đối chiếu lại sổ sách, giấy tờ để xác minh lại dữ liệu thực tế của doanh thu từ hoạt động kinh doanh, từ đó sắp xếp lại dữ liệu về đúng quỹ đạo.