Giấy xác nhận dân sự là gì? Nơi cấp, lệ phí và thủ tục cấp giấy xác nhận dân sự?

1. Giấy xác nhận dân sự là gì?

Xác nhận dân sự là việc một cá nhân muốn thông qua cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xác nhận rằng cá nhân có hoặc không có tham gia một sự việc, hành vi đã xảy ra trên thực tế trong thời gian cá nhân sinh sống, cư trú tại địa phương để chứng minh nhân thân trong sự việc, hành vi đó và chứng minh việc tham gia thực hiện là tuân thủ các quy định của pháp luật hoặc xác nhận lý lịch, thông tin cá nhân,… cho người xin xác nhận.

Giấy xác nhận dân sự là một loại giấy ghi nhận và xác thực việc cá nhân đó có chấp hành các quy định pháp luật tại nơi địa phương cư trú ví dụ như vấn đề tiền án tiền sự, có thuộc trường hợp cấm đi khỏi nơi cư trú không?,… giấy tờ này thường được sử dụng trong khi xin việc, bổ sung hồ sơ tốt nghiệp.

Mẫu đơn xin xác nhận dân sự được sử dụng với mục đích chứng minh về lý lịch cá nhân sử dụng để làm hồ sơ học tập hay xin việc ở một nơi nào đó. Hiện mẫu đơn xin xác nhận dân sự được yêu cầu khá phổ biến, là một trong những nội dung cần thiết để xác nhận nhân sự tham gia vào các giao dịch dân sự, các môi trường yêu cầu nhân thân trong sạch, chứng minh môt phần nhân thân về việc chấp hành pháp luật.

Mẫu đơn xin xác nhận dân sự có nội dung khá đơn giản, chủ yếu là điền các thông tin về cá nhân mình và những người liên quan mật thiết như bố mẹ, vợ chồng, anh em,…nội dung quan trọng nhất chính là phần xác nhận của công an phường xã về việc bạn đảm bảo không vi phạm những chủ trương, chính sách của Đảng, không có tiền án tiền sự trong thời gian thường trú tại địa phương. Cùng với việc điền vào mẫu tờ khai này, cá nhân khi muốn làm xác nhận dân sự cần trình bày nguyện vọng của mình cho cán bộ xã phương để họ hiểu được bạn đang muốn gì cần gì khi làm xác nhận dân sự.

Giấy xác nhận dân sự tiếng Anh là Civil certification

2. Thủ tục hành chính cần làm giấy xác nhận dân sự:

Khi cá nhân có mong muốn, yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho mình một vấn đề dân sự như việc cá nhân có hoặc không có tham gia một sự việc, hành vi đã xảy ra trên thực tế trong thời gian cá nhân sinh sống, chấp hành các chủ trường của Nhà nước, Đảng và pháp luật, cư trú tại địa phương, việc cá nhân tuân thủ, không vi phạm pháp luật, thông tin cá nhân, xác nhận lý lịch,… thì cá nhân sẽ làm Đơn xin xác nhận dân sự gửi lên cho cơ quan công an cấp xã để thực hiện xác nhận.

Có rất nhiều lí do để cần một giấy xác nhận nhân sự trong hồ sơ xin việc, nhưng lí do cơ bản nhất đó là việc, nó là loại giấy được xác nhận một cách cẩn thận nhằm đảm bảo việc ứng viên không bị vi phạm pháp luật, không bị tiền án, tiền sự tại địa phương. Vì tính chất của giấy này là phải xác minh tại địa phương nơi ứng viên đang sinh sống nên tính xác thực rất là cao.

Có rất nhiều trường hợp trên thực tế mà cá nhân có thể làm giấy xác nhận dân sự. Một số trường hợp cụ thể sau:

• Xác nhận việc cá nhân mất giấy tờ,
• Việc cá nhân chấp hành tốt các chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước, tuân thủ pháp luật, bản thân luôn hoàn thành các nhiệm vụ địa phương giao, không vi phạm pháp luật và không có tiền án tiền sự.
• Xác nhận lý lịch, những thông tin cá nhân
• Liên quan tới nhân thân, ông bà, cha mẹ, anh chị em, tình trạng hôn nhân.
• Sinh viên được nhà trường yêu cầu xin xác nhận dân sự để thực hiện thủ tục tốt nghiệp, xác nhận thời gian hoạt động hè không có hành vi vi phạm pháp luật,
• Người lao động được yêu cầu xin giấy xác nhận dân sự nhằm đảm bảo khía cạnh chấp hành tốt nghĩa vụ công dân, chính sách của Đảng, nhà nước trước khi vào công ty, trong hồ sơ xin việc. Đây là yêu cầu thực tế của không ít đơn vị sử dụng lao động, đặc biệt với những vị trí công việc đặc thù đòi hỏi tinh thần kỷ luật, trách nhiệm cao như thủ kho, thủ quỹ, kế toán, tài xế,…
• Công dân khi muốn nhập cảnh vào quốc gia khác theo quy định của pháp luật quốc gia, để xin visa ngoài phải chứng minh được về tình trạng tài chính, ngoại ngữ,… còn phải chứng minh khía cạnh đạo đức, chấp hành nghĩa vụ công dân.
• Một số tổ chức, hội, đoàn thể yêu cầu chứng minh các thông tin đối với người tham gia,…

3. Nơi cấp giấy xác nhận dân sự:

Thông thường, cá nhân sẽ gửi Đơn xin xác nhận dân sự thường đến cho cơ quan công an cấp xã vì cơ quan này có nhiệm vụ, chức năng nắm tình hình, xác minh và kiểm tra an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã. Dựa trên nội dung mà cá nhân muốn xác nhận được ghi trong Đơn xin xác nhận dân sự, cơ quan công an sẽ tiến hành xác nhận vụ việc dân sự của cá nhân. Do đó, việc soạn thảo Đơn xin xác nhận dân sự làm sao cho đầy đủ, ngắn gọn, xúc tích có vai trò nhất định trong việc vừa giúp cá nhân muốn xác nhận dân sự trình bày, thể hiện được toàn bộ nội dung, vấn đề mà mình muốn xác nhận, vừa giúp cơ quan công an có được những thông tin cơ bản, cần thiết của cá nhân và nắm bắt được toàn bộ mong muốn của người làm đơn để có thể tiến hành các bước xác nhận.

4. Thủ tục cấp giấy xác nhận dân sự:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ 

Thứ nhất: Đơn xin xác nhận dân sự

Vì chưa có mẫu thống nhất theo luật và tùy vào mục đích xin giấy xác nhận dân sự, Quý vị chuẩn bị mẫu này cho phù hợp (có thể tham khảo các mẫu có sẵn do các tổ chức có yêu cầu xin cung cấp hoặc địa phương hướng dẫn).

Thông thường, Giấy xác nhận dân sự thường có các nội dung:

– Tên của người xin xác nhận;

– Địa chỉ thường trú của người xin xác nhận;

– Họ tên Mẹ;

– Địa chỉ thường trú của mẹ;

– Họ tên Bố;

– Địa chỉ thường trú của Bố;

– Họ tên Vợ/ Chồng;

– Địa chỉ thường trú của Vợ/chồng;

– Phần cam đoan hoặc xác nhận;

Phần thông tin xác nhận của địa phương.

Đơn xin xác nhận dân sự phải thể hiện được yêu cầu xác nhận, từ đó, cơ quan có thẩm quyền mới có thể thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu thông tin cần thiết và cấp xác nhận. Do đó, đây là thành phần bắt buộc phải có trong hồ sơ.

Thứ hai: Giấy tờ chứng minh nhân thân và chứng minh cư trú.

– Các giấy tờ chứng minh thông tin nhân thân thông dụng hiện nay: Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu.

Khi đi làm bất kỳ thủ tục nào, Quý vị đều cần chứng minh thông tin nhân thân của mình, xin giấy xác nhận dân sự không ngoại lệ. Đồng thời đây cũng là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xác minh chủ thể yêu cầu xác nhận, một số nội dung trong đơn xin xác nhận về nhân thân.

– Các giấy tờ chứng minh nơi cư trú: Sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp ghi nhận tình trạng cư trú.

Hiện nay, cơ quan quản lý nhà nước được chia theo cấp từ trung ương đến địa phương và chia theo lãnh thổ. Một cơ quan nhất định quản lý theo cấp, phạm vi lãnh thổ cụ thể phù hợp với thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ được giao. Các cơ quan ở địa phương chỉ có thể cho bạn xác nhận với thời gian cư trú tại địa phương, chính vì vậy, bạn cần mang theo các giấy tờ chứng minh về khoảng thời gian cư trú của mình để được xác nhận một cách chính xác các thông tin yêu cầu.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Thông thường sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan công an xã, phường, thị trấn nơi cư trú.
Mặc dù hiện nay không có quy định về thẩm quyền cấp giấy xác nhận dân sự cụ thể, song căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, công an xã, phường, thị trấn quản lý về các vấn đề cư trú, an ninh, trật tự,… do đó có thể xác nhận các thông tin mà Quý vị yêu cầu.

Bước 3: Nhận kết quả

Một số địa phương không cấp xác nhận dân sự, chính vì vậy, dựa vào mục đích của mình, Quý vị có thể xin giấy tờ khác thay thế. VD: Để chứng minh không có án tích, vi phạm bị xử lý hình sự, bạn có thể xin phiếu lý lịch tư pháp số 1 hoặc số 2.

5. Mẫu giấy xác nhận dân sự:

Do quy định pháp luật không có quy định rõ về mẫu giấy xác nhận dân sự, tuy vậy việc lập một bản ghi nhận đó vẫn cần phải đảm bảo đầy đủ những thông tin cơ bản, cần thiết. Sau đây, chúng tôi soạn thảo một mẫu giấy xác nhận dân sự như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

GIẤY XÁC NHẬN DÂN SỰ

Tôi tên là:….

Sinh ngày:…..

Quốc tịch: Việt Nam

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:…..

Số chứng minh nhân dân:…..

Cấp ngày:…..                  Tại: …..

Tôi xin cam đoan về khẳng định nội dung thông tin: Tôi không thuộc trường hợp đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, không đang trong thời gian phải chấp hành bản án hình sự của tòa án hoặc người bị  áp dụng biện pháp xử lý hành chính phải vào các cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục ở địa phương.

Do vậy , tôi mong công An xã …… có thể xác nhận thông tin nhân thân cho tôi để tôi có thể nộp đơn ứng tuyển tại công ty …….

Tôi xin chân thành cảm ơn!

XÁC NHẬN CỦA TRƯỞNG CÔNG AN (Ký, ghi rõ họ và tên, đóng dấu) Anh……….. hiện đang có hộ khẩu thường trú tại địa phương không thuộc trường hợp đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, không đang trong thời gian phải chấp hành bản án hình sự của tòa án hoặc người bị  áp dụng biện pháp xử lý hành chính phải vào các cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục ở địa phương. Trưởng công an xã (ký, ghi rõ họ tên)

NGƯỜI XIN XÁC NHẬN (Ký, ghi rõ họ và tên)