Hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử giúp tiết kiệm chi phí, tận dụng tối ưu hóa sự tiến bộ của khoa học công nghệ. Tuy nhiên, về tính pháp lý của hình thức hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử, dù quy định của pháp luật về cơ bản đã hoàn thiện nhưng vẫn còn một số nội dung chưa được hiểu đúng và trên thực tế vẫn được các bên thực hiện.
Dựa vào nguyên tắc pháp lý chung, trên cơ sở quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 về chế định giao dịch dân sự, thì các giao dịch dân sự có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể theo quy định của pháp luật. Giao dịch dân sự là thuật ngữ chung dùng để chỉ hợp đồng trong các quan hệ dân sự hoặc thương mại hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của các bên tham gia. Với quy định này có thể khẳng định một cách logic: hình thức hợp đồng thương mại cũng có thể được thành lập thông qua lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể phù hợp với quy định của pháp luật. Trong đó, hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử được thực hiện thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được xem như hình thức ký kết bằng văn bản và giá trị pháp lý của nó được thừa nhận. Song, để đảm bảo được xem như hình thức văn bản theo luật định thì các thông tin có chứa trong thông điệp dữ liệu phải có thể truy cập và sử dụng để đối chiếu trong những trường hợp cần thiết, chẳng hạn như hợp đồng được lưu trữ dưới dạng tệp PDF, Word, hình ảnh (JPEG, JPG, PNG,..) hay các hình thức số tương tự.
Mặt khác, để đảm bảo tính pháp lý về hình thức hợp đồng và cũng nhằm hạn chế để xảy ra tranh chấp trong quá trình giao kết hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử, các bên tham gia cần đảm bảo một số nguyên tắc nhất định:
Thứ nhất, nguyên tắc thỏa thuận và quyền lựa chọn phương tiện điện tử: các bên trong hợp đồng có quyền thỏa thuận và thống nhất sử dụng các loại phương tiện điện tử nhất định để giao kết và thực hiện hợp đồng. Đây chính là quyền và việc lựa chọn phương tiện điện tử để tiến hành giao kết hợp đồng cần được các bên đồng thuận nhằm tránh các tranh chấp có thể phát sinh do không đáp ứng về công cụ, phương tiện điện tử để tiến hành ký hay gửi hợp đồng. Trên thực tế, phương tiện điện tử phục vụ cho giao kết hợp đồng thương mại được lựa chọn thông thường sẽ là thư điện tử (thông qua Gmail, Yahoo, Outlook hay các dạng tương tự), xuất phát bởi tính thông dụng, đơn giản và thuận tiện khi các chứng từ được trao đổi một cách nhanh chóng, nhưng có thể sẽ không đảm bảo đúng quy định pháp luật về hình thức hợp đồng.
Thứ hai, nguyên tắc đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng xác thực thông tin: các bên trong giao kết hợp đồng có quyền thỏa thuận đặt ra các yêu cầu kỹ thuật, chứng thực thông tin, bảo đảm tính toàn vẹn và các nguyên tắc bảo mật có liên quan đến nội dung và hình thức hợp đồng thương mại điện tử. Để đánh giá tính toàn vẹn thì cần đảm bảo rằng nội dung của thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về mặt hình thức có thể phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị chứng từ trên phương tiện điện tử mà các bên đang sử dụng do không có sự tương thích về định dạng’. Ngoài ra, để đánh về khả năng xác thực hay độ tin cậy của thông tin nội dung của hợp đồng thì cần dựa trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên về một số giải pháp cụ thể: (1) xác thực chứng từ điện tử bằng chữ ký số: nội dung của hợp đồng cần phải được các bên xác nhận bằng chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được thành lập hợp pháp cấp; (2) vấn đề lưu trữ hợp đồng và chứng từ điện tử để bảo đảm độ tin cậy và an toàn thì hợp đồng và các chứng từ điện tử có liên quan sẽ có thể được lưu trữ trên hệ thống của một tổ chức hợp pháp cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử do các bên lựa chọn trên cơ sở thỏa thuận và thống nhất, tuy nhiên không nhất thiết bắt buộc phải thông qua tổ chức như vậy mà các bên có thể linh hoạt xử lý trong vấn đề này; (3) các giải pháp khác do các bên thỏa thuận: phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Thực tiễn tại một số doanh nghiệp cho thấy việc ký kết hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử thông qua một cách thức đơn giản: “một bên sẽ gửi tệp hợp đồng đã ký dưới định dạng PDF thông qua thư điện tử và bên còn lại sau khi nhận cũng tiếp tục thực hiện với cách thức tương tự nhưng không kèm theo chữ ký số theo quy định của luật để định danh xác thực và hợp đồng vẫn được các bên thực hiện trên tinh thần hợp tác, thống nhất thỏa thuận và thiện chí trong kinh doanh”. Hợp đồng thương mại bằng cách thức này vẫn chưa đảm bảo về tiêu chí đánh giá độ tin cậy, do đó không đáp ứng về mặt hình thức để có giá trị pháp lý như hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử, nên sẽ khó có thể làm cơ sở để chứng minh khi có tranh chấp phát sinh. Hình thức ký kết này lại trở nên thông dụng, đặc biệt trong giai đoạn đại dịch covid-19 diễn biến phức tạp kể từ năm 2020, các quy định về việc hạn chế di chuyển, tiếp xúc được Chính phủ ban hành, cũng như các dịch vụ vận chuyển phục vụ sản xuất, kinh doanh bị gián đoạn trong một số trình nhất định, việc giao kết hợp đồng thông qua thư điện tử, fax, telex hay các dạng tương tự được cho là giải pháp hiệu quả trong thời điểm dịch bệnh đang lây lan, nhưng sẽ khó đảm bảo về các điều kiện liên quan đến hình thức hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử theo quy định pháp luật.
Một vấn đề khác, việc sử dụng “chữ ký scan” trong hợp đồng thương mại có được công nhận như hình thức chữ ký số để giúp cho hình thức hợp đồng đáp ứng các quy định pháp luật Việt Nam hay không? Về tính pháp lý, có thể nhận định: chữ ký scan chưa đáp ứng các điều kiện để được thừa nhận như chữ ký số như đã phân tích trên cơ sở quy định của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và Nghị định số 130/2018/NĐ- CP của Chính phủ ngày 27 tháng 9 năm 2018 quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Trong hoạt động xét xử của tòa án liên quan đến hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng, cụ thể trong “Án lệ số 04/2016/AL ngày 6/4/2016 và Án lệ số 07/2016/AL ngày 17/10/2016, vấn đề thiếu chữ ký hoặc không có của các bên trong hợp đồng thì hợp đồng vẫn có thể có hiệu lực pháp lý nếu các bên có sự ưng thuận, thừa nhận và đã tiến hành thực hiện các nội dung giao kết trong hợp đồng’. Điều đó cho thấy trong một số tình huống pháp lý nhất định thì chữ ký của các bên có được thể hiện trong hợp đồng hay không thì cũng không làm ảnh hưởng đến hình thức và hiệu lực của hợp đồng. Vấn đề này có thể được áp dụng đối với hợp đồng thương mại được giao kết bằng phương thức điện tử nếu có tranh chấp xảy ra liên quan đến thiếu hoặc không có chữ ký điện tử.
Bên cạnh đó, việc một bên hoặc các yêu cầu công chứng hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử thì vấn đề sẽ giải quyết như thế nào? – Pháp luật về giao dịch điện tử không bắt buộc các bên phải công chứng hợp đồng đã ký, xuất phát từ quy định chữ ký số đã chứng minh được phần nào tính toàn vẹn, độ tin cậy chính xác của nội dung hợp đồng nên vấn đề công chứng sẽ không thật sự cần thiết. Và nếu như vấn đề công chứng được đặt ra thì hợp đồng phải thành lập và ký kết trên giấy tờ và đóng dấu xác thực của các bên, điều này sẽ làm mất đi bản chất của hợp đồng điện tử nói chung và quay trở lại với hợp đồng dưới cách thức truyền thống. Theo khoản 01, điều 02, Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Và giá trị pháp lý của văn bản công chứng chỉ có hiệu lực kể từ ngày văn bản đó được công chứng viên “ký và đóng dấu” của tổ chức hành nghề công chứng. Do đó, có thể nhận định việc yêu cầu công chứng từ một bên hoặc các bên đối với hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử không hợp lý khi đối chiếu đến bản chất chung của hợp đồng điện tử.
Mặt khác, đối với hợp đồng chuyển giao các đối tượng của quyền sở hữu công nghiệp theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ (được xem như một loại hợp đồng thương mại), cụ thể là hợp đồng chuyển quyền sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp thì phải được thực hiện dưới hình thức hợp đồng bằng văn bản thể hiện đầy đủ các thỏa thuận giữa các bên nhưng không được thừa nhận dưới hình thức là hợp đồng điện tử. Bằng cách lập luận thì hình thức bằng văn bản của hợp đồng bao gồm cả hợp đồng được giao kết thông các phương tiện điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử. Tuy nhiên, Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN ngày 14 tháng 02 năm 2007 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn thi hành Nghị định số 103/2006/NĐ-CP ngày 22 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ đã gián tiếp phủ nhận hình thức điện tử của hợp đồng chuyển quyền sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp, theo đó trong yêu cầu hồ sơ thực hiện đăng ký hợp đồng chuyển giao tại Cục Sở hữu trí tuệ thì hợp đồng (bản sao hợp lệ hoặc bản gốc) một trong những tài liệu cần có trong hồ sơ và nếu hợp đồng có nhiều trang thì từng trang của hợp đồng phải có chữ ký xác nhận của các bên chuyển giao hoặc đóng dấu giáp lai. Việc yêu cầu có chữ ký xác nhận trong từng trang và có dãn, giáp lai trong hợp đồng của Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN đã khẳng định hình thức văn bản giấy mới có giá trị pháp lý khi tiến hành giao kết hợp đồng chuyển quyền sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp.
Kết luận: tính pháp lý của hình thức pháp lý của hợp đồng thương mại bằng phương thức điện tử ngoài tuân thủ các điều kiện, quy tắc chung của pháp luật về giao dịch điện tử và thương mại điện tử, thì còn phụ thuộc vào quy định cụ thể trong một số lĩnh vực nhất định, thực tiễn hoạt động xét xử của tòa án và trường hợp ngoại lệ do Chính phủ quy định.
