Điều kiện và thủ tục chuyển nhượng Văn phòng công chứng

Hiện nay, vấn đề chuyển nhượng văn phòng công chứng không còn quá xa lạ với nhiều người và diễn ra ngày càng phổ biến. Tuy nhiên khi chuyển nhượng văn phòng công chứng thì cần phải đáp ứng đầy đủ điều kiện cũng như phải được tiến hành theo đúng trình tự, thủ tục mà pháp luật quy định. Vậy điều kiện và thủ tục chuyển nhượng văn phòng công chứng được quy định như thế nào? Bài viết dưới đây của Luật Dương Gia sẽ cung cấp cho bạn đọc nội dung liên quan đến: ” Điều kiện và thủ tục chuyển nhượng văn phòng công chứng”

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài trực tuyến 24/7: 1900.6568

– Cơ sở pháp lý:

+ Luật công chứng 2014.

+ Nghị định 29/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công chứng

1. Điều kiện chuyển nhượng văn phòng công chứng.

– Tại Điều 29 Luật công chứng 2014 quy định về chuyển nhượng văn phòng công chứng, theo đó điều kiện để chuyển nhượng văn phòng công chứng bao gồm:

+ Văn phòng công chứng được chuyển nhượng cho các công chứng viên khác đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật,  theo đó văn phòng công chứng chỉ được chuyển nhượng khi đã hoạt động công chứng được ít nhất là 02 năm.

+ Công chứng viên đã chuyển nhượng Văn phòng công chứng không được phép tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng.

– Pháp luật cũng quy định về điều kiện khi công chứng viên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng, đó là những điều kiện như sau:

(1) Đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với người dự kiến sẽ tiếp quản vị trí Trưởng Văn phòng công chứng.

(2) Cam kết hành nghề tại Văn phòng công chứng mà mình nhận chuyển nhượng.

(3) Cam kết kế thừa quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.

Từ những quy định nêu trên chúng tôi có một số nhận định về chuyển nhượng văn phòng công chứng như sau:

– Tài sản chuyển nhượng: Văn phòng công chứng được xem là tài sản chuyển nhượng, tài sản chuyển nhượng phải thỏa mãn điều kiện duy nhất là đã hoạt động công chứng được ít nhất 02 năm. Điều đó có nghĩa nếu văn phòng công chứng mới thành lập. chưa đăng ký hoạt động từ đủ 02 năm trở lên sẽ không đủ diễu kiện để chuyển nhượng. Tuy nhiên, việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh và việc tiếp nhận thành viên hợp danh mới là quyền chủ động của các công chứng viên. Nếu như văn phòng công chứng chưa đủ điều kiện chuyển nhượng do chưa đủ thời gian hoạt động 02 năm thì các công chứng viên hoàn toàn có thể lựa chọn cách thức tiếp nhận công chứng viên hợp danh mới sau chấm dứt tư cách thành viên hợp danh cũ theo nguyên vọng, dẫn tới quy định điều kiện hoạt động công chứng được ít nhất 02 năm đã bị vô hiệu hóa.

– Hạn chế đối với các công chứng viên chuyển nhượng văn phòng công chứng:

Văn phòng công chứng phải tuân thủ theo quy hoạch, do vậy, Khoản 1 Điều 29 Luật công chứng năm 2014 quy định, công chứng viên đã chuyển nhượng Văn phòng công chứng không được phép tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng. Trong khi, việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo nguyện vọng thì không bị áp dụng hạn chế theo quy định hiện hành, việc chấm dứt tư cách thành viên gần như không bị ràng buộc bởi bất kỳ nghĩa vụ nào trừ trách nhiệm đối với văn phòng công chứng. Điều đó, vô hình trung đã “đẩy” công chứng viên tới việc lựa chọn cách thức thay đổi thành viên hợp danh của văn phòng công chứng thay vì thực hiện chuyển nhượng văn phòng công chứng.

2. Trình tự, thủ tục chuyển nhượng văn phòng công chứng. 

Việc chuyển nhượng văn phòng công chứng phải tuân theo trình tự, thủ tục luật định. Theo đó, trình tự thủ tục chuyển nhượng văn phòng công chứng được thực hiện như sau:

+ Bước 1: Văn phòng công chứng muốn chuyển nhượng phải nộp một bộ hồ sơ chuyển nhượng tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động, trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định, Sở Tư pháp lấy ý kiến của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên (ở những nơi đã thành lập), trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng văn phòng công chứng.

+ Bước 2: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

+ Bước 3: Cuối cùng nếu được phép chuyển nhượng thì các công chứng viên nhận chuyển nhượng mới có thể đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng được chuyển nhượng theo quy định.

– Như vậy, trình tự, thủ tục thực hiện việc chuyển nhượng văn phòng công chứng rất phức tạp và mất rất nhiều thời gian. Trong khi đó, trình tự thủ tục thay đổi thành viên hợp danh lại đơn giản, nhanh chóng và hơn hết đây là quyển chủ động của văn phòng công chứng mà không phải xin phép cơ quan quản lý nhà nước. Theo quy định của Luật công chứng năm 2014 thì Trưởng văn phòng công chứng là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng, nên việc Hợp đồng chuyển nhượng văn phòng công chứng đương nhiên sẽ do Trưởng văn phòng công chứng đại diện kỷ kết. Chúng tôi không đồng tình với quan điểm này bởi lẽ trong quan hệ chuyển nhượng văn phòng công chứng , bên chuyển nhượng phải xác định là cá nhân mỗi công chứng viên hợp danh chứ không phải là văn phòng công chứng với tư cách là tổ chức hành nghề công chứng.

– Do vậy, khi thực hiện việc chuyển nhượng văn phòng công chứng thì Trưởng văn phòng công chứng không thể là đại diện đương nhiên của bên chuyển nhượng văn phòng công chứng. Người đại diện ký hợp đồng chuyển nhượng phải là một trong các công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng với điều kiện được sự ủy quyền của tất cả các công chứng viên hợp danh còn lại. Cách hiểu này không sai, tuy nhiên nó đã làm hạn chế quyền trực tiếp định đoạt tài sản của chủ sở hữu vả hạn chế quyền chỉ định người đại diện của chủ sở hữu.

– Văn phòng công chứng  là tài sản chung của các công chứng viên hợp danh, vì vậy bên cạnh việc chấp hành các quy định về chuyển nhượng văn phòng công chứng theo Luật công chứng năm 2014, các bên còn phải tuân thủ các quy định của Bộ luật dân sự năm 2015 về điều kiện, trình tự, thủ tục định đoạt tài sản thuộc sở hữu chung. Việc định đoạt văn phòng công chứng  phải được sự thỏa thuận của tất cả các công chứng viên hợp danh, mỗi công chứng viên hợp danh  có thể trực tiếp tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng chuyển nhượng văn phòng công chứng hoặc ủy quyền cho bất cứ cá nhân, tổ chức nào đáp ứng đủ điều kiện đại diện để tham gia đảm phán.

Ngoài ra, cũng tại Điều 15 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP quy định trong Hợp đồng chuyển nhượng công chứng viên phải có chữ ký của các CCV nhận chuyển nhượng. Với quy định vừa nêu, có quan điểm cho rằng, tất cả các công chứng viên  nhận chuyển nhượng công chứng viên phải trực tiếp ký vào Hợp đồng chuyển nhượng công chứng viên mà không được phép ủy quyền cho người khác đại diện. Chúng tôi cho rằng, công chứng viên  nhận chuyển nhượng công chứng viên có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác đại diện thực hiện việc đảm phán, ký hợp đồng nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng

– Bên cạnh đó, hình thức của Hợp đồng chuyển nhượng văn phòng công chứng  phải được công chứng, là điều kiện có hiệu lực của Hợp đồng chuyển nhượng văn phòng công chứng. Như vậy, Hợp đồng chuyển nhượng văn phòng công chứng đã được công chứng là thành phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ mà văn phòng công chứng chuyển nhượng phải nộp cho Sở Tư pháp cấp tỉnh nơi văn phòng công chứng đăng ký hoạt động để xin phép chuyển nhượng văn phòng công chứng.

– Trên cơ sở đó, Sở Tư pháp tiến hành lấy ý kiến của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của CCV (ở những nơi đã thành lập) sau đó trinh Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cỏ cho phép chuyển nhượng văn phòng công chứng hay không. Như vậy, hồ sơ xin phép chuyển nhượng VPCC có thể được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho phép chuyển nhượng hoặc không cho phép chuyển nhượng.

– Từ những nhận định và phân tích nêu trên, chúng tôi cho rằng việc thay đổi công chứng viên hợp danh trong. Văn phòng công chứng là quyền chủ động của các công chứng viên hợp danh mà không bị lệ thuộc vào sự cho phép của cơ quan quản lý nhà nước; trình tự, thủ tục thay đổi công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng cũng đơn giản hơn rất nhiều so với trinh tự, thủ tục chuyển nhượng văn phòng công chứng Như vậy, với mục đích chuyển nhượng văn phòng công chứng , hiển nhiên các công chứng viên sẽ lựa chọn cách thức đơn giản nhất, thuận tiện nhất, tiết kiệm thời gian nhất đó là thay đổi công chứng viên hợp danh theo lộ trình tiếp nhận các công chứng viên hợp danh mới ( công chứng viên nhận chuyển nhượng) sau đó chấm dứt tư cách các công chứng viên hợp danh cũ (công chứng viên chuyển nhượng) thay vì phải thực hiện thủ tục chuyển nhượng văn phòng công chứng theo những trình tự, thủ tục phức tạp, rườm rà.

– Có thể thấy rằng quy định về chuyển nhượng văn phòng công chứng trong Luật công chứng năm 2014 sẽ không phát sinh hiệu lực trên thực tiễn trừ khi có sự sửa đổi theo hướng đơn giản hóa tối đa về trình tự, thủ tục cũng như điều kiện chuyển nhượng văn phòng công chứng trong mối tương quan với cách thức thay đổi công chứng viên hợp danh. Mặt khác, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch số 28/2018/QH14 ngày 15 tháng 6 năm 2018, trong đó có Luật công chứng năm 2014 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2019, các quy định về quy hoạch tổ chức hành nghề công chứng đã bị loại bỏ, việc thành lập văn phòng công chứng không còn bị hạn chế số lượng dẫn tới sẽ không có công chứng viên vào lại nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng để phải kế thừa các nghĩa vụ của văn phòng công chứng trong đó có nghĩa vụ bồi thường thiệt hại do các công chứng viên trước đây đã thực hiện trong khi không thể kế thừa uy tín, thương hiệu thì quy định chuyển nhượng văn phòng công chứng trong Luật Công chứng năm 2014 sẽ chỉ là những quy định trên giấy.