Điều kiện, thủ tục cấp lại giấy khai sinh bản gốc (bản chính)

1. Điều kiện cấp lại giấy khai sinh bản gốc:

Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh. Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh. Giấy khai sinh là chứng thư pháp lý, công nhận quyền công dân của công dân. 

Theo quy định của pháp luật mỗi đứa trẻ khi sinh ra đều phải được đăng ký khai sinh tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Có thể khẳng định, đăng ký khai sinh là hoạt động mang tính chất bắt buộc mà các cá nhân phải tiến hành thực hiện cho con em của mình. Thông qua việc đăng ký giấy khai sinh, cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ nắm bắt rõ thông tin của các cá nhân, từ đó thuận lợi cho công tác quản lý dân cư. Đồng thời, khi được đăng ký khai sinh, mỗi cá nhân được công nhận quyền công dân; được hưởng những quyền và lợi ích hợp pháp theo các chủ trương, chính sách mà Nhà nước đề ra.

Giấy khai sinh có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nên nó được xem là loại chứng thư mà mỗi cá nhân bắt buộc phải có. Thực tế hiện nay, có rất nhiều trường hợp người dân làm mất giấy khai sinh bản gốc. Để phục vụ các hoạt động pháp lý liên quan trong đời sống xã hội, người dân buộc phải có giấy khai sinh. Lúc này, công dân phải tiến hành làm thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh bản gốc.

Vậy công dân được cấp lại giấy khai sinh bản gốc khi đảm bảo các điều kiện nào?

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, các cá nhân chỉ được đăng ký lại giấy khai sinh khi thuộc một trong các trường hợp, điều kiện cụ thể sau đây:

– Công dân đã đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016. Ở đây, nếu công dân đăng ký khai sinh trước ngày 1/1/2016, thì khi giấy khai sinh bị mất, công dân được quyền xin cấp lại giấy khai sinh. Bởi từ năm 2016, Nhà nước tiến hành đồng bộ hóa mọi dữ liệu thông tin của người dân lên cổng thông tin điện tử quốc gia. Khi thông tin được cập nhật lên, người dân sẽ không thể xin làm lại giấy khai sinh (bởi nó còn liên quan đến nhiều hình thức giấy tờ khác).

– Trong trường hợp người dân mất bản chính giấy khai sinh nhưng đã mất sổ hộ 

– Muốn đăng ký lại giấy khai sinh, người yêu cầu đăng ký khai sinh phải còn sống tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ. Tức khi muốn đăng ký giấy khai sinh, cá nhân phải đến Ủy ban nhân dân xã phường nơi mình từng đăng ký giấy khai sinh để làm thủ tục.

– Khi thực hiện đăng ký làm lại giấy khai sinh, người yêu cầu phải nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc đăng ký khai sinh. Đây được xem là điều kiện căn bản nhất mà người dân cần phải đảm bảo thực hiện. Bởi chỉ khi chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, tài liệu, cơ quan chức năng có thẩm quyền mới nắm bắt được thông tin của công dân, từ đó đưa ra quyết định, phương hướng giải quyết sao cho phù hợp.

2. Hồ sơ cấp lại giấy khai sinh bản gốc:

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, muốn đăng ký lại khai sinh, người dân cần chuẩn bị một bộ hồ sơ với đầy đủ giấy tờ cụ thể sau đây:

+ Tờ khai đăng ký lại khai sinh. Tờ khai này người dân sẽ tài theo mẫu có sẵn (theo quy định của pháp luật). Trong tờ khai, người yêu cầu đăng ký lại khai sinh phải cam đoan về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh.

+ Chủ thể có yêu cầu đăng ký lại giấy khai sinh cần đảm bảo chuẩn bị đầy đủ bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó. Thông thường, các giấy tờ này do cán bộ chức năng yêu cầu người dân nộp lên, để thông qua những giấy tờ này, cán bộ chức năng sẽ nắm bắt được đầy đủ thông tin của người có yêu cầu, xem xét xem chủ thể đó có đủ điều kiện được cấp lại giấy khai sinh hay không, từ đó đưa ra phương hướng giải quyết sao cho phù hợp nhất.

+ Đối với trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ nêu trên, cá nhân có yêu cầu còn phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

Trên đây là những giấy tờ, tài liệu mà người dân cần phải đảm bảo chuẩn bị khi muốn đăng ký lại giấy khai sinh. Những tài liệu hồ sơ trên mang tính bắt buộc, là cơ sở để cơ quan chức năng có thẩm quyền đưa ra phương hướng giải quyết đối với yêu cầu của người dân.

3. Trình tự, thủ tục cấp lại giấy khai sinh bản gốc:

Để đăng ký làm lại giấy khai sinh bản gốc, người dân cần phải tuân thủ theo các quy trình cụ thể sau đây:

– Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

Người có yêu cầu khi đảm bảo những điều kiện cụ thể theo quy định của pháp luật, thì sẽ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ với các chứng thư, tài liệu để nộp lên cơ quan chức năng có thẩm quyền- Phòng hộ tịch của Ủy ban nhân dân xã phương nơi chủ thể này được đăng ký khai sinh trước đó.

– Bước 2: Thụ lý, giải quyết hồ sơ.

+ Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. 

+ Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh cho công dân có yêu cầu.

+ Trong trường hợp việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương. Lúc này, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

+ Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh cho công dân.

– Bước 3: Trả kết quả đăng ký lại giấy khai sinh.

4. Mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————-

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ LẠI KHAI SINH

Kính gửi: (1)………..

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ………..

Nơi cư trú: (2)………..

Giấy tờ tùy thân: (3)………..

Quan hệ với người được khai sinh: ………….

Đề nghị cơ quan đăng ký lại khai sinh cho người có tên dưới đây:

Họ, chữ đệm, tên: …………

Ngày, tháng, năm sinh: ……….. ghi bằng chữ: …………

Giới tính:………..Dân tộc: ………..Quốc tịch: ……….

Nơi sinh:(4)………..

Quê quán: ………….

Họ, chữ đệm, tên người mẹ:…………

Năm sinh: (5)………. Dân tộc:……… Quốc tịch: …….

Nơi cư trú: (2) …………..

Họ, chữ đệm, tên người cha:…………

Năm sinh: (5)………… Dân tộc:………. Quốc tịch:……..

Nơi cư trú: (2) ………….

Đã đăng ký khai sinh tại: (6)…………

Giấy khai sinh số: (7)……, quyển số (7)………. ngày …… / ………./………

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và đã nộp đủ các giấy tờ hiện có. Tôi chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cam đoan của mình.

                             Làm tại: ……., ngày ……….. tháng ……… năm ………

(1) Ghi rõ tên cơ quan đăng ký lại khai sinh

(2) Ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.

(3)  Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, cơ quan cấp, ngày cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân  hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế (Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 001089123 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004).

(4) Trường hợp sinh tại cơ sở y tế thì ghi rõ tên cơ sở y tế và địa chỉ cơ sở y tế đó; trường hợp sinh ra ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh) nơi sinh ra; trường hợp không rõ nơi sinh đầy đủ thì chỉ ghi địa danh hành chính cấp tỉnh.

(5) Ghi đầy đủ ngày, tháng sinh của cha, mẹ (nếu có).

(6) Ghi tên cơ quan đã đăng ký khai sinh trước đây.

(7) Chỉ khai trong trường hợp biết rõ.

(8) Đề nghị đánh dấu X vào ô nếu có yêu cầu cấp bản sao và ghi rõ số lượng.

Văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết: Nghị định 123/2015/NĐ-CP.