Chắc hẳn nhiều người đều nghe nói về đại lý du lịch, nhưng không quá nhiều người biết đại lý du lịch là gì? Vậy công việc cụ thể của ngành đại lý du lịch như thế nào? Làm đại lý du lịch có cần đăng ký giấy phép không?
Mục lục bài viết
1. Đại lý du lịch là gì?
Đại lý du lịch giúp các cá nhân, nhóm và khách du lịch kinh doanh lên kế hoạch và sắp xếp lịch trình du lịch của họ, từ mua gói tour đến đặt vé máy bay và khách sạn. Họ phải làm quen với quy trình và kỹ thuật của các chuyến bay và đặt phòng khách sạn để cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng của họ một cách kịp thời.
Đại lý du lịch giúp các cá nhân, nhóm và khách du lịch kinh doanh lên kế hoạch và sắp xếp lịch trình du lịch của họ, từ mua gói tour đến đặt vé máy bay và khách sạn. Họ phải làm quen với quy trình và kỹ thuật của các chuyến bay và đặt phòng khách sạn để cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng của họ một cách kịp thời.
Lên kế hoạch cho một chuyến đi là một quá trình tốn thời gian và phức tạp. Đại lý du lịch đơn giản hóa quy trình này cho khách hàng của họ ngoài việc cung cấp dịch vụ tư vấn và toàn bộ các gói du lịch. Họ có thể đặt chuyến bay, du lịch trên biển, cho thuê xe hơi và khách sạn, cũng như các kỳ nghỉ và sự kiện. Đại lý phục vụ cho một nhân khẩu học rộng, phục vụ cả cá nhân và tập đoàn. Họ cũng có thể tập trung trong một phân khúc đặc biệt ; nhiều đại lý chuyên về du lịch giải trí, các chuyến đi cụ thể theo địa điểm đến Châu Âu, Châu Phi hoặc Châu Á.
Trách nhiệm chính của một đại lý du lịch là làm cho quá trình lập kế hoạch du lịch dễ dàng hơn cho khách hàng của họ và đảm bảo họ trải nghiệm chuyến đi tốt nhất có thể. Đại lý du lịch làm việc trực tiếp với du khách và trò chuyện với khách hàng để xác định điểm đến du lịch tốt nhất, sắp xếp phương tiện đi lại và chỗ ở cho các nhu cầu cụ thể của khách hàng.
Họ có thể đưa ra đề xuất cho khách hàng dựa trên kinh nghiệm của họ, hoặc cung cấp các gói du lịch hoàn chỉnh từ các khu nghỉ mát hoặc tàu du lịch khác nhau. Họ thường bị giới hạn trong một ngân sách và phải được tổ chức chặt chẽ để cung cấp cho khách hàng của họ các thỏa thuận du lịch phù hợp với cả những hạn chế về tài chính và những kỳ vọng về du lịch hoặc kinh doanh.
Đại lý làm việc với các hãng hàng không, tàu du lịch, khu nghỉ mát và các công ty cho thuê để đảm bảo sắp xếp chuyến đi cho khách hàng của họ. Họ nghiên cứu thông tin về kế hoạch du lịch của khách hàng và chuyển tiếp thông tin quan trọng bao gồm điều kiện thời tiết, tư vấn du lịch và các tài liệu cần thiết cho điểm đến của họ.
Đại lý du lịch làm việc quanh năm, nhưng đặc biệt bận rộn trong thời gian nghỉ hè cao điểm vào mùa hè và trong kỳ nghỉ. Trong thời gian đó, các đại lý bận rộn với các chuyến đi lập kế hoạch điện thoại và thực hiện các thay đổi hành trình vào phút cuối cho khách hàng hiện tại. Họ cũng bán các gói kỳ nghỉ từ tàu du lịch, khu nghỉ mát và các điểm đến khác.
Trong mùa giảm giá, các đại lý du lịch đang bận rộn nghiên cứu các điểm đến và tìm hiểu về các dịch vụ mới nhất của các khu nghỉ mát và địa điểm du lịch chính. Họ cũng sẽ khám phá những điểm đến mới và tìm những chuyến đi tốt nhất cho một mục đích du lịch cụ thể, cho dù đó là liên quan đến kinh doanh hoặc để giải trí cá nhân.
Hầu hết các cơ quan du lịch đều chuyên về một số điểm đến và loại khách du lịch. Một số cơ quan chỉ làm việc cho khách du lịch kinh doanh và có thể có các thỏa thuận đặc biệt với một số khách sạn và hãng hàng không (ví dụ: phí đặt phòng đặc biệt), trong khi một số khác chuyên về du lịch giải trí hoặc phiêu lưu và làm việc với khách hàng đang tìm kiếm một kỳ nghỉ.
2. Điều kiện thành lập công ty kinh doanh đại lý du lịch:
Kinh doanh đại lý lữ hành là việc tổ chức, cá nhân nhận bán chương trình du lịch của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành cho khách du lịch để hưởng hoa hồng. Căn cứ Điều 40 Luật Du lịch năm 2017 việc thành lập công ty đại lý lữ hành cần đảm bảo được những điều kiện sau:
- Tổ chức, cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành phải đăng ký kinh doanh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền
- Tổ chức, cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành kí hợp đồng đại lý với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành. Hợp đồng đại lý lữ hành phải được lập thành văn bản giữa bên giao đại lý là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành và bên nhận đại lý là tổ chức, cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành.
- Tổ chức, cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành phải thông báo cho cơ quan chuyên môn về du lịch cấp tỉnh thời điểm bắt đầu hoạt động kinh doanh, địa điểm kinh doanh, thông tin về doanh nghiệp giao đại lý lữ hành.
- Tổ chức cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành không được tổ chức thực hiện chương trình du lịch. Đại lý du lịch thực hiện chương trình du lịch theo đúng nội dung và đúng giá như trong hợp đồng đại lý;
Trường hợp khách du lịch mua chương trình du lịch thông qua đại lý lữ hành thì hợp đồng lữ hành được giao kết giữa khách du lịch và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành giao đại lý; trong hợp đồng phải ghi tên, địa chỉ của đại lý lữ hành.
Trong hợp đồng đại lý du lịch cần có những nội dung như sau:
- Tên, địa chỉ của bên giao đại lý và bên nhận đại lý;
- Chương trình du lịch, giá bán chương trình du lịch được giao cho đại lý, mức hoa hồng đại lý, thời điểm thanh toán;
- Quyền và trách nhiệm của các bên;
- Thời hạn hiệu lực của hợp đồng đại lý.
Chính vì hoạt động đại lý du lịch chỉ là một khâu của hoạt động lữ hành. Công ty kinh doanh đại lý du lịch vì thế không cần thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép kinh doanh lữ hành theo quy định của Luật Du lịch. Tuy nhiên, công ty kinh doanh đại lý du lịch chỉ được nhận chương trình du lịch của bên đại lý và hưởng hoa hồng mà không được tổ chức trọn gói tour du lịch cho khách hàng.
3. Thủ tục thành lập công ty du lịch lữ hành:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ tại sở kế hoạch đầu tư xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
Hồ sơ thực hiện thủ tục thành lập công ty du lịch lữ hành gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty;
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông công ty (nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần);
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực;
- Giấy CMND, còn hiệu lực hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân;
- Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN đối với tổ chức (trừ trường hợp tổ chức là Bộ/UBND tỉnh, thành phố) và kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân, quyết định uỷ quyền của Người đại diện theo uỷ quyền của tổ chức;
- Quyết định góp vốn đối với thành viên là tổ chức;
- Giấy uỷ quyền (nếu ủy quyền cho một tổ chức/cá nhân đi đại diện thủ tục).
Bước 2: Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin về ngành, nghề kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn.
Lưu ý: Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Khắc dấu và nộp hồ sơ thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp
Trong vòng 01 ngày kể từ ngày công ty có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, sau đó sẽ khắc dấu pháp nhân và thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh cho Quý công ty.
Sau khi nhận thông báo về mẫu con dấu, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải thông báo của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
Lưu ý khi thực hiện thủ tục thành lập công ty du lịch:
- Về vốn điều lệ: Do điều kiện để xin cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế phải yêu cầu ký quỹ tại ngân hàng, nên khi thành lập công ty du lịch lữ hành quốc tế công ty nên thành lập với mức vốn từ 500 triệu đồng trở lên đối với kinh doanh inbound (do khi xin giấy phép kinh doanh lữ hành phải ký quỹ 250 triệu đồng) và 700 triệu đồng đối với kinh doanh outbound (do khi xin giấy phép kinh doanh lữ hành phải ký quỹ 500 triệu đồng). Tài khoản được ký quỹ không thể được rút ra trừ khi doanh nghiệp trẻ lại Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế;
- Về ngành nghề: Công ty kinh doanh du lịch phải đăng ký ngành nghề “Điều hành tour du lịch. Chi tiết: Kinh doanh lữ hành nội địa, kinh doanh doanh lữ hành quốc tế”
- Ngoài ra công ty du lịch nên đăng ký thêm một số ngành như:
| STT | Tên ngành nghề | Mã số |
| 1. | Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tour du lịch Chi tiết: Các dịch vụ phục vụ khách du lịch (không bao gồm kinh doanh phòng hát Karaoke, quán bar, vũ trường) | 7920 |
| 2. | Đại lý du lịch | 7911 |
| 3. | Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải Chi tiết: Dịch vụ làm thủ tục visa, hộ chiếu Đại lý bán vé máy bay, tàu hỏa | 5229 |
| 4. | Dịch vụ lưu trú ngắn ngày Chi tiết: – Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, nhà nghỉ (không bao gồm kinh doanh vũ trường, quán bar, phòng hát karaoke); | 5510 |
| 5. | Quảng cáo | 7310 |
| 6. | Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận | 7320 |
| 7. | Vận tải hành khách đường bộ khác Chi tiết: Kinh doanh vận tải bằng ô tô – Kinh doanh vận tải hành khách bằng ô tô theo tuyến cố định – Kinh doanh vận tải hành khách theo hợp đồng – Kinh doanh vận chuyển hành khách du lịch bằng ô tô | 4932 |
| 8. | Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại | 8230 |
4. Thủ tục thực hiện sau khi cấp giấy chứng nhận đăng ký công ty du lịch lữ hành:
Thủ tục cần thực hiện sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty du lịch lữ hành:
- Treo biển tại trụ sở công ty
- Thông báo áp dụng phương pháp tính thuế
- Mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, đăng ký mẫu 08 tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế, đăng ký nộp thuế điện tử .
- Đăng ký chữ ký số điện tử thực hiện nộp thuế điện tử
- In và đặt in hóa đơn
- Kê khai và nộp thuế môn bài
- Góp vốn đầy đủ đúng hạn trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày cấp đăng ký kinh doanh.
- Chuẩn bị hồ sơ xin cấp Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế hoặc nội địa.
Hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế gồm: (số lượng chuẩn bị 02 bộ)
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế;
- Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp;
- Giấy chứng nhận ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế theo phạm vi hoạt động;
- Bản sao có chứng thực văn bằng, chứng chỉ của người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành quy định;
- Bản sao có chứng thực quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành với người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành.
Hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh lữ hành nội địa gồm: (số lượng chuẩn bị 02 bộ)
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa;
- Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp;
- Giấy chứng nhận ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa mức tiền là 100.000.000 đồng;
- Bản sao có chứng thực văn bằng, chứng chỉ của người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành quy định;
- Bản sao có chứng thực quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành với người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa.
5. Thủ tục cấp Giấy phép kinh doanh lữ hành:
Thủ tục cấp Giấy phép kinh doanh lữ hành nội địa:
- Doanh nghiệp đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa nộp 01 bộ hồ sơ đến Sở Du lịch hoặc Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch nơi doanh nghiệp có trụ sở chính;
- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Du lịch hoặc Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch cấp tỉnh thẩm định và cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa cho doanh nghiệp; trường hợp từ chối, phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Thủ tục cấp Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế:
- Doanh nghiệp đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế nộp 01 bộ hồ sơ đến Tổng cục Du lịch;
- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Tổng cục Du lịch thẩm định, cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế cho doanh nghiệp và thông báo cho cơ quan chuyên môn về du lịch cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có trụ sở; trường hợp từ chối, phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
- Điều khoản chuyển tiếp: Theo quy định của Luật Du lịch 2017 trong năm 2018 các doanh nghiệp đã được cấp Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế trước ngày 01/01/2018 phải đáp ứng các điều kiện về kinh doanh lữ hành quốc tế theo Luật mới và chậm nhất đến ngày 31/12/2018 phải đổi Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế theo quy định mới.
Kết luận: Do Việt Nam được ưu đãi khá lớn về điều kiện tự nhiên vì vậy ngành du lịch khá phát triển. Vậy làm thế nào để thành lập công ty và đi vào hoạt động trong lĩnh vực du lịch là một trong những nội dung mà tổ chức/cá nhân cần chú ý như các nội dung trên.
