Khai trình lao động là quy trình các doanh nghiệp phải làm để báo cáo về tình hình sử dụng lao động cho cơ quan chức năng bao gồm: cập nhật thông tin số lượng lao động, loại hình công việc, điều kiện lao động, các vấn đề liên quan khác. Việc này giúp cơ quan chức năng có cái nhìn toàn diện về nguồn nhân lực trong khu vực và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lao động.
Mục lục bài viết
1. Công ty mới thành lập có bắt buộc phải khai trình lao động?
Theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định rằng việc khai trình lao động là một trong các trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động.
Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động được bổ sung bởi khoản 1 Điều 49 Nghị định 10/2024/NĐ-CP ngày 01/02/2024 quy định về khu công nghệ cao, khoản 2 Điều này được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP ngày 28/05/2022 về quản lý khu công nghiệp và khu kinh tế, quy định về khai trình lao động như sau:
Theo đó, quy định về việc khai trình sử dụng lao động và báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 về trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động theo Bộ luật Lao động 2019 được điều chỉnh như sau:
Người sử dụng lao động cần tuân thủ quy định của Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ về phối hợp và liên thông các thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, và văn phòng đại diện. Đồng thời, họ cũng phải tuân thủ các quy định về khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, và đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
Định kỳ mỗi 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hàng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo về tình hình thay đổi về lao động tới Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I được ban hành kèm theo Nghị định này, và cũng phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện. Trong trường hợp không thể báo cáo thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người sử dụng lao động phải gửi báo cáo bằng bản giấy, theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này, đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và cũng phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, người sử dụng lao động cũng cần báo cáo tình hình thay đổi lao động tới Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện, và Ban quản lý khu công nghiệp hoặc khu kinh tế để tiến hành theo dõi.
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động khi người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy, nhằm cập nhật thông tin đầy đủ theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I được ban hành kèm theo Nghị định này.
Đồng thời, cứ mỗi 6 tháng, trước ngày 15 tháng 6, và hàng năm, trước ngày 15 tháng 12, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm báo cáo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, sử dụng Mẫu số 02/PLI Phụ lục I đi kèm theo Nghị định này.
Nếu Sở Lao động – Thương binh và Xã hội không thể báo cáo tình hình sử dụng lao động qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, họ sẽ gửi báo cáo bằng bản giấy đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, sử dụng Mẫu số 02/PLI Phụ lục I được ban hành cùng với Nghị định này.
Riêng đối với việc khai trình lao động tại các khu công nghệ cao thì sẽ được quy định như sau:
– Người sử dụng lao động cần phải báo cáo tình hình thay đổi về lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cùng Ban quản lý khu công nghệ cao thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Trong trường hợp không thể sử dụng Cổng Dịch vụ công Quốc gia để báo cáo, họ sẽ gửi báo cáo bằng bản giấy đến Ban quản lý khu công nghệ cao. Thời gian và biểu mẫu báo cáo của người sử dụng lao động sẽ tuân theo quy định tại khoản 2 của Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
– Ban quản lý khu công nghệ cao có nhiệm vụ bổ sung đầy đủ thông tin và báo cáo về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn cho Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, cũng như Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Việc này sẽ tuân theo thời gian và biểu mẫu quy định tại khoản 3 của Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
2. Vi phạm về quản lý lao động sẽ bị phạt hành chính bao nhiêu tiền?
Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định về việc xử phạt các hành vi tuyển dụng, quản lý lao động với mức phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với các hành vi như sau:
– Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định hiện hành.
– Nhận tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động.
– Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu công việc.
– Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đề nghị.
Như vậy, tùy thuộc và tính chất và mức độ của hành vi vi phạm mà sẽ có mức phạt tiền cụ thể đối với từng hành vi đã liệt kê phía trên.
3. Các bước khai trình lao động online trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia:
Để tiến hành khai trình lao động trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ gồm 07 bước chính như sau:
Bước 1: Truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/ trên trình duyệt web và chọn “Đăng ký” để được cấp tài khoản lần đầu đối với các doanh nghiệp lần đầu thực hiện khai báo.
Đối với doanh nghiệp đã có tài khoản thì chọn “Đăng nhập” để truy cập.
Bước 2: Tiếp theo đó, doanh nghiệp sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản của doanh nghiệp mình.
Đối với các đơn vị chưa có tài khoản thì phải thực hiện thao tác Đăng ký mới.
Lưu ý: Hệ thống yêu cầu tải và cài đặt Công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số.
Bước 3: Tại giao diện của Trang chủ, người khai trình lao động chọn chức năng Dịch vụ công trực tuyến.
Hoặc tại thanh menu Thông tin và dịch vụ chọn chức năng Dịch vụ công trực tuyến.
Bước 4: Chọn các tiêu thức tìm kiếm nhằm tìm thủ tục nhanh hơn bằng cách:
Nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục “Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động” Chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Nhấn “Tìm kiếm” để chọn được danh sách kết quả.
Bước 5: Nhấp chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
Nhấn vào nút “Nộp trực tuyến” để thực hiện khai báo thông tin.
Bước 6: Lựa chọn cơ quan nhận Báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp sẽ báo cáo tình hình sử dụng lao động được nộp về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Bước 7: Nhấn vào nút “Đăng ký”, hệ thống sẽ ghi nhận thông tin đăng ký cơ quan Lao động nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ của đơn vị.
Người khai trình lao động nhấn “Thoát” để quay lại Trang chủ của Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Bộ luật Lao động 2019
– Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động
– Nghị định 10/2024/NĐ-CP ngày 01/02/2024 quy định về khu công nghệ cao
– Nghị định 35/2022/NĐ-CP ngày 28/05/2022 về quản lý khu công nghiệp và khu kinh tế
– Nghị định 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
THAM KHẢO THÊM:
