Công hàm là gì? Mẫu công hàm ngoại giao và thể thức trình bày công hàm?

1. Công hàm là gì?

Công hàm là văn kiện ngoại giao của Chính phủ hoặc của Bộ Ngoại giao một nước gửi cho Chính phủ hoặc Bộ ngoại giao của nước khác để thông báo, trao đổi, yêu sách hay phản đối về một vấn đề nào đó có liên quan đến lợi ích của cả hai bên hoặc các bên.

2. Mẫu công hàm ngoại giao:

MINISTRY OF INDUSTRY

AND TRADE THE SOCIALIST REPUBLIC

OF VIETNAM

N0: ……(2)……

Hanoi, …… (1) ……

The…(3)… of the Socialist Republic of Vietnam presents its compliments to and has the honour to …(4) … and has the honour to….(5)………

The …(3) …of the Socialist Republic of Vietnam avails itself of this opportunity to renew to the …(4)…the assurances of its highest consideration……(6)…….

Chú thích:

(1) Ngày gửi văn bản.

(2) Số văn bản.

(3) Cơ quan ban hành gửi văn bản (Bộ Công Thương).

(4) Cơ quan, tổ chức nước ngoài nhận văn bản.

(5) Nội dung văn bản.

(6) Chữ ký của người gửi vào cuối văn bản (nếu cần).

(7) Các cơ quan, tổ chức khác.

3. Thể thức trình bày công hàm:

Một, quốc hiệu, tiêu ngữ và tên cơ quan, đơn vị

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và tiêu ngữ là “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.

· Kỹ thuật trình bày

Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày dưới tên của cơ quan, tổ chức.

Quốc hiệu: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và tên cơ quan, đơn vị được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Tiêu ngữ: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”, được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu Quốc hiệu cỡ chữ 12, thì Tiêu ngữ cỡ chữ 13; nếu Quốc hiệu cỡ chữ 13, thì Tiêu ngữ cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————————————

Ba dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Hai, số, ký hiệu của văn bản

* Thể thức

– Số của văn bản

Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

– Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quy định này (Phụ lục II) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

Ví dụ:

Quyết định của Bộ Công Thương ban hành được ghi như sau: Số: …./QĐ-BCT

Thông báo của Bộ Công Thương ban hành được ghi như sau: Số: …./TB-BCT

Ba, nội dung văn bản

Thể thức

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định, chỉ thị, yêu cầu được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

– Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

– Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; phù hợp với các quy định, quy chế của Bộ Công Thương;

– Văn bản phải sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt phải rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu;

– Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, từ ngữ cổ, từ ngữ thông tục và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Trong trường hợp cần phải sử dụng từ ngữ nước ngoài do không có tiếng Việt thay thế thì có thể sử dụng trực tiếp tiếng nước ngoài đó nếu là ngôn ngữ thông dụng, phổ biến hoặc phải phiên âm tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

– Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

– Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu tiên của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

– Việc viết hoa trong văn bản được thực hiện theo phụ lục VI – Quy định viết hoa trong văn bản hành chính;

– Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

* Bố cục của văn bản hành chính

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

– Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm;

– Các quy chế (quy định, điều lệ) ban hành kèm theo quyết định, theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

– Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

– Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.

– Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.

* Kỹ thuật trình bày

– Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

Lưu ý: Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

– Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

– Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

– Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

– Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

– Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

* Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:

– Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

– Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

– Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13- 14), kiểu chữ đứng, đậm;

– Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.

Căn cứ pháp lý:

–  Quyết định số 4268/QĐ-BCT ban hành quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày và mẫu các loại văn bản của Bộ Công thương.