Con dấu chữ ký có giá trị pháp lý hay không?

1. Con dấu chữ ký có giá trị pháp lý hay không?

Trước hết, con dấu nói chung và con dấu chữ ký trong doanh nghiệp nói riêng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp thì con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục đăng ký con dấu tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Theo đó, theo quy chuẩn của pháp luật hiện nay thì con dấu có vai trò là đại diện về mặt pháp lý của bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi văn bản được đóng dấu mang đại diện pháp lý của doanh nghiệp thì đồng nghĩa với việc những người có liên quan và có trách nhiệm, nghĩa vụ trong doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với tất cả những thông tin cũng như tính xác thực, tính hợp pháp được ghi nhận trên văn bản đó. Do có con, tất cả các văn bản và giao dịch của doanh nghiệp mới được xác thực và có giá trị, đây cũng chính là cơ sở pháp lý để giải quyết tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có tranh chấp xảy ra, và cũng là cơ sở để xem xét trách nhiệm của những người có liên quan khi sử dụng con dấu. Vì vậy, pháp luật liên quan đến con dấu cần phải được tuân thủ một cách đầy đủ và chặt chẽ.

Con dấu chữ ký cũng là một trong những tài sản của doanh nghiệp. Con dấu chữ ký hay còn được gọi là con dấu có chữ ký sẵn, con dấu chữ ký không phải là chữ ký trực tiếp mà đó chỉ là con dấu mô phỏng chữ ký thật, được khắc ra và có chứa đựng thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu đỏ, con dấu chữ ký không được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền hay được công nhận ở bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền nào. Việc sử dụng con dấu chữ ký khá phổ biến hiện nay, con dấu chữ ký thông thường sẽ được sử dụng trong các văn bản, hợp đồng, giao dịch, chứng từ … Cho các chức vụ khác nhau. Với những người thường xuyên phải ký tên thì việc sử dụng con dấu chữ ký thay thế cho việc chữ ký thông thường sẽ giúp cho họ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và thuận lợi hơn cho nhiều công việc khác nhau trong quá trình giải quyết. Vì vậy, sử dụng con dấu chữ ký được coi là một trong những biện pháp tối ưu.

Vấn đề về giá trị pháp lý của con dấu chữ ký được đặt ra. Căn cứ theo quy định tại Điều 15 của Văn bản hợp nhất Luật kế toán năm 2019 có quy định về chữ ký trên kế toán. Chữ ký trên chứng từ kế toán bắt buộc phải được ký bằng loại mực không phai và phải được ký trực tiếp trên các văn bản và giấy tờ, ngoại trừ trường hợp pháp luật liên quan có quy định khác. Theo đó, điều luật này có quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán như sau:

Chứng từ kế toán bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ, giấy tờ đó. Chữ ký trên các loại giấy tờ, chứng từ kế toán bắt buộc phải ký bằng loại mực không phai, đồng thời không được ký chứng từ kế toán bằng loại mực có màu đỏ hoặc có dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên các loại giấy tờ, tài liệu và chứng từ kế toán của một người bắt buộc phải thống nhất. Trước ký trên các loại giấy tờ, chứng từ kế toán của những người khiếm thị cần phải được thực hiện theo quy định cụ thể của Chính phủ.

Theo đó thì có thể nói, hiện nay chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào đưa ra quy định cụ thể về con dấu chữ ký hay việc sử dụng và làm con dấu có chữ ký khắc sẵn, vì vậy có thể khẳng định con dấu có chữ ký khắc sẵn sẽ không mang giá trị pháp lý. Việc xử phạt vi phạm hành chính đối với quá trình ký và sử dụng chữ ký khắc sẵn thay thế cho chữ ký thông thường sẽ áp dụng trong lĩnh vực chứng từ kế toán theo điều luật phân tích nêu trên. Vì vậy, các cá nhân có thể linh động sử dụng các loại con dấu có chữ ký khắc sẵn cho các loại giấy tờ lưu hành nội bộ và cho các loại tài liệu lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp. 

Tuy nhiên về nguyên tắc, để đảm bảo tính pháp lý thì đối với các loại hồ sơ, văn bản phải giao dịch đều yêu cầu người có chức vụ, quyền hạn trong doanh nghiệp ký chữ ký trực tiếp, không sử dụng con dấu có chữ ký khắc sẵn.

Vì vậy, con dấu có chữ ký khắc sẵn sẽ không có giá trị pháp lý.

2. Một số điểm cần lưu ý trong quá trình sử dụng con dấu chữ ký:

Vì pháp luật hiện nay chưa có điều luật quy định cụ thể về vấn đề sử dụng con dấu chữ ký, vì vậy trong quá trình sử dụng con dấu chữ ký mặc dù đem đến nhiều ưu điểm nhưng cũng cần phải lưu ý một số vấn đề sau đây:

– Mặc dù con dấu chữ ký chỉ nên được sử dụng trong các văn bản lưu hành nội bộ trong doanh nghiệp tuy nhiên khi giao con dấu chữ ký cho người khác sử dụng thì cũng cần phải có văn bản ủy quyền quy định rõ ràng phạm vi sử dụng của người đó, người đó chỉ được đóng dấu trong một số vấn đề nhất định để tránh việc lạm dụng con dấu chữ ký thực hiện hành vi vi phạm quy định của pháp luật hoặc vượt quá phạm vi ủy quyền;

– Con dấu chữ ký chỉ nên được sử dụng trong các văn bản lưu hành nội bộ trong công ty và doanh nghiệp phải tuyệt đối không nên sử dụng con dấu chữ ký trong các giao dịch với khách hàng và đối tác, vì về nguyên tắc thì con dấu chữ ký không có giá trị pháp lý;

– Không dùng con dấu chữ ký khắc sẵn trong các giấy tờ chứng từ kế toán để tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Nếu doanh nghiệp ký chứng từ kế toán bằng con dấu chữ ký thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán độc lập.

3. Doanh nghiệp sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn cần đảm bảo các yêu cầu nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về vấn đề sử dụng con dấu của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp sử dụng con dấu cần phải đảm bảo các yêu cầu như sau:

– Con dấu sử dụng bắt buộc phải được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc sử dụng con dấu dưới dạng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

– Loại con dấu, số lượng con, hình thức con dấu, nội dung của con dấu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác sẽ do doanh nghiệp quy định;

– Việc quản lý và lưu giữ con dấu cần phải được thực hiện theo điều lệ của doanh nghiệp hoặc cần phải được thực hiện theo quy chế của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác ban hành. Doanh nghiệp trong quá trình sử dụng con dấu cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật trong từng giao dịch nhất định.

Hiện nay, việc sử dụng con dấu khắc chữ và sản xuất con dấu chữ ký là tự do, pháp luật không đặt ra giới hạn cho vấn đề này. Vì thực chất thì con dấu chữ ký và con dấu được khắc thông tin chữ ký của người chủ sở hữu nó nhầm mục đích tiết kiệm thời gian và giúp cho công việc trở nên thuận tiện hơn. Tuy nhiên để tránh những rủi ro pháp lý thì các cá nhân cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật trong quá trình sử dụng con dấu. Đồng thời, việc sử dụng con dấu doanh nghiệp cần phải đáp ứng theo các yêu cầu như điều luật phân tích nêu trên.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Văn bản hợp nhất Luật Doanh nghiệp năm 2022;

– Văn bản hợp nhất Luật Kế toán năm 2019. 

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu quyết định về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp
• Các loại con dấu doanh nghiệp? Quy định về quản lý và sử dụng con dấu?