Có thể bổ sung được hồ sơ dự thầu sau khi đã mở thầu không?

Đấu thầu là vấn đề đang diễn ra khá phổ biến trên thị trường doanh nghiệp hiện nay. Nó mang lại lợi ích cho các bên tham gia, cũng như thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế chung. Vậy có thể bổ sung được hồ sơ dự thầu sau khi đã mở thầu không? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ vấn đề này.

Luật sư tư vấn luật miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

1. Khái quát về hồ sơ dự thầu và hồ sơ mời thầu:

– Theo quy định tại khoản 12 Điều 4 Luật đấu thầu năm 2013 : “Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để kí kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để kí kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.”

Đấu thầu là phương thức giao dịch đặc biệt, người muốn xây dựng một công trình (người gọi thầu) công bố trước các yêu cầu và điều kiện xây dựng công trình, người dự thầu công bố giá mà mình muốn nhận, người gọi thầu qua so sánh để lựa chọn nhà thầu có lợi nhạt cho mình theo các điều kiện do mình đưa ra. Nói cách khác, đấu thầu là phương thức được áp dụng nhằm tuyển chọn tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp và lựa chọn đối tác để thực hiện dự án hoặc từng phần dự án. 

– Có thể thấy, đấu thầu là một hoạt động thương mại, trong đó bên dự thầu là các thương nhân có đủ điều kiện và mục tiêu mà bên dự thầu hướng tới là lợi nhuận, còn bên mời thầu là xác lập được hợp đồng mua bán hàng hóa, sử dụng dịch vụ với các điều kiện tốt nhất cho họ.

– Về nguyên tắc, bên mời thầu thực hiện đấu thầu để các nhà thầu (hoặc nhà đầu tư) cạnh tranh nhau. Mục tiêu của việc này là tìm được nhà thầu (hoặc nhà đầu tư) thỏa mãn các yêu cầu của mình về kỹ thuật, chất lượng với chi phí thấp nhất. Do đó, đấu thầu là một hình thức kinh doanh văn minh trong nền kinh tế thị trường phát triển, mang lại lợi ích to lớn cho chủ đầu tư nói riêng và nền kinh tế quốc dân nói chung.

– Đấu thầu gồm những đặc điểm cơ bản sau đây:

+ Thứ nhất, đối tượng của hoạt động đấu thầu là hàng hóa, dịch vụ. Thực chất, đây là các loại hàng hóa thương mại được phép lưu thông trên thị trường; và dịch vụ thương mại được phép thực hiện theo quy định pháp luật.

+ Thứ hai, đấu thầu là một giai đoạn tiền hợp đồng. Mục đích của hoạt động này là giúp bên mời thầu có thể tìm ra chủ thể có khả năng cung cấp hàng hóa, dịch vụ có chất lượng tốt nhất với giá cả hợp lý nhất, nhằm đáp ứng nhu cầu kinh tế, đem lại lợi ích cho bên mời thầu. Sau khi bên mời thầu chọn lựa được đối tác phù hợp với các yêu của mình, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.

+ Thứ ba, chủ thể tham gia đấu thầu gồm có bên dự thầu và bên mời thầu.

– Theo quy định tại Luật đấu thầu 2013, “Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.“. Nó được hiểu là toàn bộ tài liệu được nộp cho bên mời thầu do nhà thầu chuẩn bị, lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. “Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.”  Hồ sơ mời thầu được hiểu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho các hình thức đấu thầu (Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế) mà trong đó nêu rõ các nội dung, các yêu cầu cho một dự án hoặc một gói thầu.

2. Có thể bổ sung được hồ sơ dự thầu sau khi đã mở thầu không?

Câu hỏi tình huống: Chị Nguyễn Thu G, 36 tuổi, là giám đốc Công ty TNHH Minh An. Doanh nghiệp A thông báo về việc đấu thầu lô đất số…Sau khi xem xét hồ sơ mời thầu bên phía doanh nghiệp A, chị đã quyết định tham gia đấu thầu. Ngày 12/6/2020, chị nộp hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu đã tiếp nhận hồ sơ. Song, 1 tháng sau, sau khi xem xét lại, chị Nguyễn Thu G thấy hồ sơ dự thầu của mình còn thiếu một vài nội dung quan trọng. Chị muốn bổ sung hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, doanh nghiệp A đã tiến hành mở thầu. Câu hỏi được đặt ra là liệu chị G có thể bổ sung được hồ sơ dự thầu sau khi đã mở thầu không?

Điều 16 nghị định 63/2014/NĐ-CP có quy định rõ về hồ sơ dự thầu như sau:

“1. Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm. Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.

2. Trường hợp sau khi đóng thầu, nếu nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì nhà thầu được phép gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình. Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm được coi như một phần của hồ sơ dự thầu.

3. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu chỉ được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần phải làm rõ và phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu”.

Theo quy định trên, ta có thể chia vấn đề bổ sung hồ sơ dự thầu theo hai trường hợp sau: 

– Thứ nhất, khi tiến hành mở thầu, nhà thầu sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ của bên dự thầu. Trong trường hợp hồ sơ dự thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm (Tức hồ sơ dự thầu có thể bổ sung những thông tin, nội dung trên). Khi nhận được hồ sơ dự thầu bổ sung, chủ thầu bắt buộc phải nhận và đánh giá hồ sơ tương tự được bổ sung. Mặc dù là tài liệu bổ sung, nhưng nhà thầu vẫn phải có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ một cách cẩn thận, kỹ càng, Hay có thể hiểu, chủ thầu phải xem tài liệu này như một phần chính thức của hồ sơ dự thầu. Thời hạn để bổ sung hồ sơ dự thầu tối đa là trong vòng 3 đến 5 ngày sau thời điểm đóng thầu. 

– Thứ hai, nếu sau khi mở thầu, trước lúc đóng thầu, bên mời thầu phát hiện thiếu sót, họ có thể yêu cầu nhà thầu bổ sung thêm. Ở trường hợp này, người dự thầu cũng hoàn toàn có thể bổ sung hồ sơ dự thầu. Trong giai đoạn được phép bổ sung trên, khi bên dự thầu bổ sung tài liệu, chủ thầu sẽ có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ dự thầu, làm rõ mọi dữ liệu cần thiết. 

Như vậy, sau khi mở thầu, bên dự thầu vẫn có thể nộp hồ sơ bổ sung. Tuy nhiên, việc bổ sung hồ sơ cũng phải tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định theo quy định của pháp luật. Theo đó, Khoản 1 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định về việc làm rõ hồ sơ dự thầu như sau: “Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm. Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu”.

Theo quy định trên, đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ, thay đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.