Có được mở văn phòng công chứng mới, bán văn phòng cũ?

1. Có được mở văn phòng công chứng mới, bán văn phòng cũ?

Căn cứ theo quy định tại Điều 29 của Văn bản hợp nhất luật công chứng năm 2018 có quy định về vấn đề chuyển dọn văn phòng công chứng. Cụ thể như sau:

– Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật hiện nay sẽ được chuyển nhượng cho các công chứng viên khi nhận thấy các công chứng viên đó đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật hiện nay sẽ chỉ được chuyển nhượng khi văn phòng công chứng đó đã hoạt động công chứng trong khoảng thời hạn ít nhất là 02 năm trên thực tế;

– Công chứng viên đã tiến hành thủ tục chuyển nhượng văn phòng công chứng tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật sẽ không được phép tham gia thành lập văn phòng công chứng mới trong khoảng thời hạn 05 năm được tính kể từ ngày chuyển nhượng văn phòng công chứng cũ;

– Công chứng viên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng cần phải đáp ứng được các điều kiện theo quy định của pháp luật. Theo đó, khi nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng thì công chứng viên cần phải đáp ứng được một số điều kiện cơ bản sau:

+ Công chứng viên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng đã hành nghề trong lĩnh vực công chứng trong khoảng thời gian từ 02 năm trở lên đối với những người dự kiến sẽ được tiếp quản vị trí trưởng văn phòng công chứng;

+ Công chứng viên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng cần phải thực hiện thủ tục cam kết hành nghề tại văn phòng công chứng mà mình nhận chuyển nhượng;

+ Công chứng viên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng phải tiến hành thủ tục cam kết kế thừa quyền và nghĩa vụ của văn phòng công chứng được chuyển nhượng.

– Cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ thực hiện hoạt động xem xét và ra quyết định cho phép chuyển nhượng văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật.

Như vậy có thể nói, văn phòng công chứng hoàn toàn có thể được chuyển nhượng theo quy định của pháp luật, và việc chuyển nhượng văn phòng công chứng cần phải đáp ứng được các điều kiện theo như phân tích nêu trên. Công chứng viên đã chuyển nhượng văn phòng công chứng sẽ không được phép tham gia thành lập văn phòng công chứng mới trong khoảng thời hạn 05 năm được tính kể từ ngày chuyển nhượng văn phòng công chứng cũ. Hay nói cách khác, theo điều luật phân tích nêu trên, công chứng viên vẫn có thể thành lập văn phòng công chứng mới sau khi bán văn phòng công chứng cũ nếu sau thời hạn 05 năm được tính kể từ ngày chuyển nhượng văn phòng công chứng cũ.

2. Điều kiện chuyển nhượng văn phòng công chứng cũ: 

Pháp luật hiện nay đã có những quy định cụ thể về điều kiện chuyển nhượng văn phòng công chứng. Theo đó, văn phòng công chứng trong quá trình thực hiện thủ tục chuyển nhượng tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần phải tuân thủ theo một số điều kiện cơ bản như sau:

Thứ nhất, điều kiện đối với văn phòng công chứng chuyển nhượng. Căn cứ theo quy định tại Điều 29 của Văn bản hợp nhất luật công chứng năm 2018 thì văn phòng công chứng trong quá trình chuyển nhượng cần phải đáp ứng được một số điều kiện nhất định. Theo đó, văn phòng công chứng được chuyển nhượng khi đó hoạt động công chứng trong khoảng thời gian 02 năm theo quy định của pháp luật thì mới được phép tiến hành hoạt động chuyển nhượng văn phòng công chứng. Có nghĩa là đối với văn phòng công chứng cái môn tiến hành thủ tục chuyển nhượng cho các chủ thể khác thì yêu cầu văn phòng công chứng đó đã phải hoạt động trong khoảng thời gian 02 năm trên thực tế. Đối với các trường hợp văn phòng công chứng đã đảm bảo thời hạn là 02 năm hoạt động thì cần phải xem xét thêm các điều kiện khác. 

Thứ hai, điều kiện đối với công chứng viên chuyển nhượng văn phòng công chứng. Căn cứ theo quy định tại Điều 29 của Văn bản hợp nhất luật công chứng năm 2018 thì điều kiện của các công chứng viên đã thực hiện thủ tục chuyển nhượng văn phòng công chứng là công chứng bên đó không được phép tham gia thành lập văn phòng công chứng mới trong khoảng thời hạn 05 năm được tính kể từ ngày chuyển nhượng văn phòng công chứng cũ. Vậy câu hỏi đặt ra là tại sao pháp luật lại quy định điều kiện này đối với công chứng viên sẽ chuyển nhượng văn phòng công chứng? Vì suy cho cùng thì có thể nói, cơ bản hoạt động công chứng được xem là một trong những hoạt động pháp lý theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật về công chứng. Không phải bất kỳ chủ thể nào cũng có thể đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện hoạt động tại các văn phòng công chứng. Vì vậy công chứng viên đã đăng ký hoạt động sẽ phải chịu trách nhiệm với văn phòng công chứng đó. Nếu như đã ngừng việc hoạt động công chứng của mình thông qua thủ tục chuyển nhượng văn phòng công chứng cũ thì khi muốn thành lập văn phòng công chứng mới cũng cần phải có thời gian nhất định và cần phải xem xét lại quyết định thành lập một văn phòng công chứng mới của mình một cách đầy đủ và hợp lý. Vì vậy, pháp luật quy định thời hạn này để tạo điều kiện cho công chứng viên trong quá trình thành lập văn phòng mới.

Thứ ba, điều kiện đối với công chứng viên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng. Căn cứ theo quy định tại Điều 29 của Văn bản hợp nhất luật công chứng năm 2018 thì công chứng viên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng cần phải đáp ứng được một số điều kiện nhất định: Công chứng viên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng phải là công chứng viên đã hành nghề trong khoảng thời gian từ 02 năm trở lên nếu như đó được xác định là người dự kiến sẽ tiếp quản vị trí trưởng văn phòng công chứng, công chứng viên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng phải cam kết hành nghề tại văn phòng công chứng mà mình dự định nhận chuyển nhượng. Công chứng viên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng phải cam kết kế thừa các quyền và nghĩa vụ của văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng theo quy định của pháp luật. Những điều kiện của công chứng viên trên đây đảm bảo cho việc người tiếp nhận chuyển nhượng phải phù hợp với quy định của pháp luật về công chứng. Từ đó bảo đảm giá trị pháp lý trong quá trình hoạt động công chứng, không làm sai lệch giá trị của văn phòng công chứng.

3. Thủ tục chuyển nhượng văn phòng công chứng cũ: 

Theo Nghị định 29/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, trình tự và thủ tục chuyển nhượng văn phòng công chứng tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ trải qua một số giai đoạn cơ bản sau:

Bước 1: Người có nhu cầu chuyển nhượng văn phòng công chứng sẽ chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ đầy đủ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Văn phòng công chứng có nhu cầu chuyển nhượng có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc thông qua dịch vụ bưu chính, có thể nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Sở tư pháp.

Bước 2: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiếp nhận hồ sơ và giải quyết hồ sơ theo quy định của pháp luật. bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ của các loại giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chuyển nhượng văn phòng công chứng. Trong trường hợp tới hồ sơ đó đầy đủ và hợp lệ thì sẽ đưa giấy biên nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ. Trong trường hợp thấy hồ sơ chưa đầy đủ và hợp lệ thì công chức tiếp nhận hồ sơ sẽ hướng dẫn bằng văn bản cho người nộp hồ sơ bổ sung và hoàn thiện hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Bước 3: Sở tư pháp sẽ lấy ý kiến của các tổ chức xã hội nghề nghiệp của công chứng viên và trình đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Trong thời hạn 20 ngày được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ cần phải lấy ý kiến của hội công chứng viên, tức là các tổ chức xã hội nghề nghiệp của công chứng viên đó và trình đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để xem xét, ra quyết định cho phép chuyển nhượng văn phòng công chứng. Sau đó Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và ra quyết định cho phép chuyển nhượng văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật. Trong khoảng thời hạn 15 ngày làm việc được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của Sở tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và quyết định cho phép chuyển nhượng văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối thì cần phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do không chấp thuận.

Bước 4: Nhận kết quả theo giấy hẹn. Văn phòng công chứng sẽ đến nhận kết quả đó là quyết định cho phép chuyển nhượng văn phòng công chứng hoặc thông báo từ chối cho phép chuyển nhượng văn phòng công chứng theo thời hạn đã được quy định trong giấy hẹn.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Văn bản hợp nhất Luật Công chứng năm 2018;

– Nghị định 29/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.