Chứng từ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

1. Chứng từ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:

Căn cứ Điều 4 Thông tư 88/2021/TT-BTC Hướng dẫn về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì chứng từ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được quy định như sau:

– Nội dung chứng từ kế toán, việc lập, lưu trữ và ký chứng từ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ được vận dụng theo quy định sau và thực hiện theo đúng hướng dẫn cụ thể tại Phụ lục 1 “Biểu mẫu và phương pháp lập chứng từ kế toán” được ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC:

Nội dung của chứng từ kế toán:

+ Chứng từ kế toán sẽ phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

++ Tên và cả số hiệu của chứng từ kế toán;

++ Ngày, tháng, năm lập lên chứng từ kế toán;

++ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc là cá nhân lập chứng từ kế toán;

++ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc là cá nhân nhận chứng từ kế toán;

++ Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

++ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán đã dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

++ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người mà có liên quan đến chứng từ kế toán.

+ Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định trên, chứng từ kế toán có thể có thêm các nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Lập và lưu trữ về chứng từ kế toán:

+ Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán mà phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

+ Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán mà chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng sẽ phải bảo đảm đầy đủ các nội dung chứng từ kế toán đã nêu ở trên.

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính ở trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết thì phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ đã bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì sẽ phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

+ Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều các liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

+ Người lập, người duyệt và những người khác ký tên ở trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

+ Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo các quy định của pháp luật về Chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện việc lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật các thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Ký các chứng từ kế toán:

+ Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh đã quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán sẽ phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc là đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký ở trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký ở trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

+ Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc là người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm việc ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

+ Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc là người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký ở trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

+  Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký ở trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được vận dụng các quy định tại Điều 17, Điều 18 của Luật Kế toán về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán ở dưới dạng điện tử để thực hiện cho phù hợp với những đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

– Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hóa đơn (kể cả là hóa đơn điện tử) thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

2. Quy định về sổ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:

Nội dung sổ kế toán, việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ được vận dụng theo quy định sau và thực hiện theo đúng hướng dẫn cụ thể tại Phụ lục 2 “Biểu mẫu và phương pháp ghi sổ kế toán” được ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC:

2.1. Nội dung của sổ kế toán:

– Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ những nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

– Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của chính người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

– Sổ kế toán phải có những nội dung chủ yếu sau đây:

+ Ngày, tháng, năm đã ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt các nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào những tài khoản kế toán;

+ Số dư đầu kỳ, số phát sinh ở trong kỳ, số dư cuối kỳ.

+ Sổ kế toán gồm có sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

2.2. Hệ thống của sổ kế toán:

– Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính đã quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị.

– Mỗi đơn vị kế toán sẽ chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.

– Đơn vị kế toán được cụ thể hoá những sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị.

2.3. Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ về sổ kế toán:

– Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán sẽ phải mở từ ngày thành lập.

– Đơn vị kế toán sẽ phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.

– Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo những nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

– Việc ghi sổ kế toán sẽ phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, các số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, accs số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán sẽ phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

– Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc là phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trong trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi; khi đã ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

– Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi mà lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

– Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử. Trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì sẽ phải thực hiện các quy định về sổ kế toán, trừ việc đóng dấu giáp lai. Sau khi đã khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho mỗi kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện việc lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì sẽ phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Thông tư 88/2021/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

THAM KHẢO THÊM:

• Chứng từ là gì? Phân loại và nội dung của các loại chứng từ kế toán?
• Giả mạo, khai man, làm chứng từ kế toán bị xử lý thế nào?
• Hậu quả pháp lý khi ký chứng từ kế toán không thuộc thẩm quyền