Sơ yếu lý lịch công chứng khác tỉnh, nơi tạm trú được không?

1. Sơ yếu lý lịch là gì?

Sơ yếu lý lịch (SYLL) hay sơ yếu lý lịch tự thuật là tờ khai tổng quan những thông tin cơ bản liên quan đến cá nhân bao gồm thông tin cá nhân và thông tin nhân thân (bố, mẹ, vợ, chồng, anh, chị em…) của cá nhân đó; thường được dùng để hoàn thiện bộ hồ sơ học tập, xin việc hay làm các thủ tục hành chính liên quan. Vì vậy sơ yếu lý lịch cần phải ghi đầy đủ diễn biến quá trình hoạt động, công tác của công dân đến thời điểm nhất định và trong nhiều trường hợp chỉ có giá trị khi có chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Sơ yếu lý lịch gồm những nội dung cơ bản sau đây: Ảnh 4×6, Thông tin cá nhân: họ tên, giới tính, năm sinh, nguyên quán, hộ khẩu thường trú, số CMND, dân tộc, trình độ văn hóa, ngày vào Đoàn – Đảng…; Quan hệ gia đình: họ tên, năm sinh, chỗ ở, nghề nghiệp của bố, mẹ, vợ/ chồng, anh-chị-em ruột…; Quá trình học tập – làm việc của người làm đơn; Khen thưởng – kỷ luật; Lời cam đoan; Chữ ký và xác nhận đóng dấu của địa phương.

2. Chứng thực sơ yếu lý lịch ở nơi tạm trú được không?

Việc chứng thực sơ yếu lý lịch hiện nay vẫn còn thực trạng nhiều ủy ban xã/phường xác nhận sơ yếu lý lịch không thống nhất. Có xã xác nhận thông tin khai đúng sự thật, có xã xác nhận chữ ký của người khai trong sơ yếu lý lịch, có xã xác nhận người dân có hộ khẩu thường trú tại địa phương, , có xã chỉ đóng dấu Ủy ban nhân dân mà không ghi nội dung xác nhận, có xã ghi nội dung xác nhận dựa trên thông tin không liên quan, … Điều này làm ảnh hưởng rất lớn tới việc sử dụng sơ yếu lý lịch của cá nhân khi đi xin việc hay học tập, …

Hiện nay mới chỉ cóLuật Công chứng mà chưa có Luật Chứng thực hay các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo cụ thể, người có thẩm quyền xác nhận Sơ yếu lý lịch, nên còn nhiều nơi thực hiện chưa rõ ràng, việc chứng thực chữ ký trong Sơ yếu lý lịch của công dân được thực hiện không đúng quy định. Để chấn chỉnh tình trạng trên, Cục Hộ tịch, Quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn số 873/HTQTCT-CT nhấn mạnh:

“Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tiếp tục phổ biến, quán triệt và chỉ đạo đến tất cả các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực trên địa bàn (gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, các tổ chức hành nghề công chứng) tuyệt đối không phê nội dung nhận xét về việc chấp hành chủ trương, pháp luật, chính sách, quy định… của Đảng, Nhà nước, địa phương vào Sơ yếu lý lịch của công dân; chỉ thực hiện chứng thực chữ ký của người yêu cầu trên Sơ yếu lý lịch theo đúng quy định tại Mục 3, từ Điều 23 đến Điều 26 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp cơ quan, tổ chức vi phạm quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trong việc chứng thực chữ ký trên Sơ yếu lý lịch của công dân, đề nghị Sở Tư pháp kịp thời báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, thông thường khi cá nhân có nhu cầu cần chứng thực sơ yếu lý lịch thì cơ quan có thẩm quyền chỉ thực hiện chứng thực chữ ký của người khai Sơ yếu lý lịch. Việc xác nhận nội dung Sơ yếu lý lịch là đúng chỉ thực hiện khi ủy ban nhân dân cấp xã biết rõ về nhân thân của người khai sơ yếu lý lịch và yên tâm, tin tưởng vào nội dung đã khai trong Sơ yếu lý lịch. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.

Đồng thời, tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng quy định: “Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.”

Căn cứ theo quy định tại Khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Việc chứng chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.” Theo căn cứ trên, việc chứng thực chữ ký sơ yếu lý lịch thì cá nhân có thể thực hiện thông qua các cơ quan sau:

+ Ra bất kỳ UBND phường, xã nào (tạm trú hoặc thường trú). Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

+ Ra bất kỳ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nào để xác nhận. Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

+ Ra bất kỳ Phòng công chứng/Văn phòng công chứng nào ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.

+ Ra Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (đối với người đang ở nước ngoài). Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

Theo đó, khi chứng thực Sơ yếu lý lịch, cá nhân có thể lựa chọn 1 trong các cơ quan, tổ chức nêu trên để yêu cầu chứng thực. Có thể chứng thực sơ yếu lý lịch tại nơi người đó tạm trú, miễn là thuận tiện nhất.

3. Thủ tục chứng thực chữ ký:

Căn cứ theo quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thủ tục chứng thực chữ ký sơ yếu lý lịch được thực hiện như sau:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

+  Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

+ Sơ yếu lý lịch đã điền thông tin nội dung mà mình sẽ ký.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ nêu trên, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp: Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo; Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện nêu trên thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì đề nghị người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản. Bản dịch ra tiếng Việt không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, nhưng người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

Căn cứ pháp lý:

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

– Công văn 1520/HTQTCT-CT ngày 20 tháng 3 năm 2014 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực chỉ đạo về việc chứng thực sơ yếu lý lịch.